środa, 25.04.2018, godz. 08:49

Opublikowane przez: w kategorii Domyślna

Właściwe zarządzanie flotą pojazdów pozwala na usprawnienie pracy oraz redukcję kosztów działalności. Ułatwia ono planowanie tras i dostaw oraz wykrywanie ewentualnych nieprawidłowości – niezależnie od tego, czy Twoja firma posiada trzy czy trzysta pojazdów. W firmach przewozowych kontrola pojazdów jest niezbędna do prowadzenia działalności. W firmach usługowych, dzięki odpowiedniemu zarządzaniu taborem, łatwiejsze staje się dostarczanie na czas produktów do klienta, a w firmach produkcyjnych łatwiej jest koordynować transport surowców. O czym należy pamiętać, aby skutecznie zarządzać flotą? Tego dowiesz się z naszego artykułu.

Sprawne zarządzanie flotą wymaga odpowiednich narzędzi

Efektywne zarządzanie taborem wymaga wykorzystania odpowiednich narzędzi i warto z nich korzystać od samego początku. Najbardziej podstawowymi są oczywiście kalendarz, w którym można notować ważne daty serwisów oraz arkusz kalkulacyjny do kontrolowania wydatków. Aby jednak maksymalnie ułatwić sobie pracę warto sięgnąć po bardziej specjalistyczne narzędzia tj. dedykowane programy do zarządzania flotą, bowiem bezdyskusyjnie podnoszą one komfort pracy. Te mniej funkcjonalne są darmowe. Za bardziej rozbudowane narzędzie oczywiście trzeba zapłacić, ale będzie to korzystna inwestycja, która szybko się zwróci. Niezależnie od tego, które z nich wybierzesz – im wcześniej zaczniesz korzystać z narzędzi, tym lepiej dla Twojej firmy.

Podgląd floty firmowej w systemie do monitoringu Navifleet

Podstawą w jest monitorowanie pracy samochodów firmowych w czasie rzeczywistym. Dobrym narzędziem do tego zadania są zaawansowane systemy monitoringu GPS, które prócz śledzenia pozycji pojazdów posiadają inne, bardzo przydatne funkcjonalności: rozliczanie kosztów, kontrolę tankowań, prowadzenie książki serwisowej oraz terminarza serwisów i ubezpieczeń. Przydatne mogą okazać się również moduły alarmowania o krytycznych zdarzeniach – na przykład gwałtownych manewrach lub wysokiej prędkości.

Co powinien zawierać dobry program do zarządzania flotą?

Dobry program to taki, który spełnia nasze oczekiwania i potrzeby. Oto kilka przykładowych elementów, które powinien zawierać dobry program do zarządzania flotą:

książka serwisowa, w której można zapisywać daty obowiązkowych wizyt w serwisie oraz podstawowe parametry pojazdu, takie jak rok produkcji, numer rejestracyjny, model, marka itp.

terminarz ubezpieczeń, który będzie pilnował daty ważności ubezpieczeń i przypomni o zbliżającym się terminie przez SMS lub e-mail • moduł kosztów pozwalający na zapisywanie i analizowanie wydatków floty,

moduł alarmów o krytycznych zdarzeniach na drodze, takich jak brawurowa jazda lub próba kradzieży samochodu,

kontrola paliwa w formie weryfikacji kart paliwowych ze wskazaniami systemu telematycznego (lokalizatora GPS) • raporty wykorzystania floty mówiące o przebytych kilometrach i odwiedzonych miejscach,

moduł kierowców, w którym znajdują się dane kontaktowe do kierowców i daty ważności uprawnień prowadzenia pojazdów i ważności badań lekarskich.

Moduły dostępne w systemie Navifleet

Jak wybrać system do zarządzania flotą?

Istnieje bardzo wiele systemów informatycznych, które ułatwiają zarządzanie flotą. W jaki sposób wybrać ten właściwy? Przede wszystkim musisz odpowiedzieć sobie na pytanie, jakie dokładnie są potrzeby Twoje i Twojej firmy w tym zakresie. Zastanów się, jakich opcji potrzebujesz, a potem sprawdź, który system oferuje je wszystkie. Wybór właściwych opcji znacznie usprawni pracę osoby odpowiedzialnej za sprawne funkcjonowanie parku maszyn lub floty samochodowej oraz pozwoli pozyskać te dane, które pomogą podjąć właściwe decyzje.

Program do zarządzania flotą należy skonfigurować

Po wybraniu odpowiedniego dla siebie oprogramowania należy skupić się na jego właściwej konfiguracji. Najlepszą taktyką jest przeniesienie wszystkich danych do jednego systemu. Obecnie rozwiązania informatyczne są tworzone w oparciu o chmurę, a więc dostęp do wszystkich informacji o flocie może odbywać się z poziomu dowolnego komputera lub smartfona, co jest szczególnie przydatne podczas awarii.

Konfiguracja systemu do zarządzania flotą Navifleet

Pełna konfiguracja systemu flotowego polega na:

• wprowadzeniu wszystkich parametrów pojazdu, a przede wszystkim dat ubezpieczeń i serwisów,

• skonfigurowanie alertów o krytycznych zdarzeniach, np. gwałtowne manewry na drodze,

• utworzenie kont dostępu dla poszczególnych pracowników i nadanie im odpowiednich uprawnień.

Kontrolowanie wydatków to kluczowy element zarządzania pojazdami firmowymi

Wynikiem efektywnego zarządzania taborem samochodowym jest maksymalna niezawodność i minimalny poziom kosztów. Wprawiony Fleet Manager musi kontrolować wydatki flotowe i dokładnie wiedzieć, co pochłania największą część kapitału. W tym celu warto korzystać z narzędzi umożliwiających klasyfikowanie kosztów i generowanie statystyk. Rzetelne prowadzenie ewidencji kosztów pomaga zlokalizować pojazdy, które spalają najwięcej paliwa oraz kierowców, którzy najczęściej kierują pojazd na wymianę części eksploatacyjnych.

Raport z podsumowaniem kosztów w systemie Navifleet

Regularne wizyty w serwisie to kolejny element zarządzania flotą, który może generować niepotrzebne koszty. Utrzymanie dobrego stanu technicznego samochodów minimalizuje ryzyko niespodziewanej awarii. Wymiana płynów eksploatacyjnych, klocków hamulcowych czy opon we właściwym czasie korzystnie wpływa na żywotność pojazdu i bezpieczeństwo kierowców. Warto przestrzegać deklarowanych przez producentów maksymalnych okresów eksploatacji i regularnie odwiedzać serwisantów oraz mechaników. Pozorna oszczędność w tych kwestiach często kończy się dużymi kosztami w razie awarii, których tak łatwo można uniknąć.

Podsumowanie

Celem skutecznego zarządzania flotą jest ograniczenie kosztów związanych z użytkowaniem pojazdów firmowych. Dużo łatwiej jest osiągnąć ten cel, jeśli korzysta się z odpowiednich narzędzi. Im wcześniej wybierzesz dobry system do zarządzania flotą i zaczniesz go używać, tym lepiej dla Twojej firmy. Szukasz odpowiedniego systemu do zarządzania Twoją flotą pojazdów? Sprawdź koniecznie, jakie funkcje posiada Navifleet – skontaktuj się z naszym działem handlowym!

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Skontakuj się z nami!
Bądź na bieżąco
z nowymi artykułami!
+Subskrybuj