Jazda służbowa czy jazda prywatna? Wykorzystanie pojazdów służbowych

Monitoring pojazdów osobowych najczęściej służy do weryfikacji postępów w pracy przedstawicieli handlowych, instalatorów lub serwisantów. Możliwość wykorzystywania pojazdu firmowego w celach prywatnych przez pracowników wiąże się z potrzebą rozdzielenia: jazda prywatna vs. przejazdy handlowe. W tym artykule nakreślimy w jaki sposób kontrolować przejazdy prywatne służbowym samochodem.

Kontrola: jazda prywatna i jazda służbowej dopasowana do warunków pracy

Rozróżnianie trybu jazdy odbywa się automatycznie lub ręcznie. Jeśli pracownik ma stałe godziny pracy, to system Navifleet® automatycznie przypisze przejazdy w godzinach pracy do puli przejazdów służbowych, a te poza godzinami pracy do przejazdów prywatnych. Aby to rozdzielenie działało w pełni automatycznie wystarczy tylko zdefiniować godziny pracy dla poszczególnych dni tygodnia. Czasami zdarza się, że to rozwiązanie nie spełni swojego zadania, bo pracownik za zgodą szefa wykonał przejazd prywatny w godzinach pracy lub musiał odwiedzić klienta w godzinach wieczornych. Aby takie marginalne sytuacje nie zaburzały porządku rozliczeń warto zastosować mechaniczną identyfikację przejazdów. Do najbardziej popularnych należy wykorzystanie kart RFID. Kierowca po uruchomieniu zapłonu musi określić, czy jego przejazd odbędzie się w celu prywatnym, czy służbowym. Czynnikiem chroniącym kierowcę przed nieszczęśliwym zapomnieniem identyfikacji przejazdu jest głośny, natarczywy dźwięk z sygnalizatora akustycznego. Jedyną metodą na wyciszenie tego denerwującego dźwięku jest przyłożenie jednej z dwóch kart RFID, w jaką wyposażamy kierowcę – kartę jazdy prywatnej i kartę jazdy służbowej. Ta technika pomiaru czasu jazdy posiada największe oceny użytkownika w kategoriach wygody, ceny i niezawodności. Każda niezgodność odczytu systemu w porównaniu ze stanem faktycznym to efekt świadomego działania kierowcy.

Jazda prywatna: jak wygląda rozliczenie przejazdów?

Najłatwiejszą metodą na poznanie statystyk przejazdów prywatnych jest wygenerowanie raportu zawierającego podstawowe dane rozliczeń – przebieg, czas jazdy i spalone paliwo. Dla ułatwienia system porównuje przejazdy prywatne z każdego dnia z przejazdami całkowitymi. Wygenerowany raport można z łatwością wyeksportować do arkusza kalkulacyjnego, by w dalszej kolejności wykonywać na nim potrzebne obliczenia. Wygodna forma pozwoli dokładnie poznać w jakim stopniu pojazd wykonuje przejazdy prywatne względem całkowitego przebiegu w miesiącu.

Rys 1: Raport rozliczenia jazdy prywatnej – raport z systemu Navifleet®

Kontrola przejazdów prywatnych dla każdego kierowcy

Bardzo ważnym aspektem rozliczania przejazdów służbowych lub prywatnych  jest rozliczane kierowców, a nie pojazdów. Nawet jeśli kierowca jest na stałe przypisany do jednego pojazdu, to i tak sytuacje losowe spowodują, że kierowcy wymienią się pojazdami i rozliczenie nie będzie wiarygodne. System Navifeet® samodzielnie wyszukuje przejazdy danego kierowcy obojętnie jakim pojazdem, a następnie prezentuje zsumowane wyniki. Tylko zastosowanie takiej metody zapewnia 100% zgodności raportu ze stanem faktycznym i należy na to zwracać uwagę przy rozliczaniu przejazdów prywatnych.

Udokumentowanie przejazdów służbowych w raporcie ewidencji

Ewidencja przebiegu pojazdu to raport Navifleet® zawierający wszystkie niezbędne elementy prawidłowo wypełnionej ewidencji przejazdów służbowych. Polskie prawo umożliwia przedsiębiorcy odzyskanie podatku VAT od kosztów jakie wygenerował pojazd, pod warunkiem, iż wykaże on że w całości został wykorzystany w celach służbowych. Raport ewidencji przebiegu pojazdu prezentuje stan licznika na początku i końcu miesiąca, wszystkie przejazdy wraz ze szczegółami i podsumowanie miesięcznego przebiegu. Do każdego przejazdu dodana jest informacja o dokładnym adresie rozpoczęcia i zakończenia przejazdu wraz z dokładną datą i godziną wyjazdu oraz przyjazdu. W raporcie ewidencji przebiegu rozliczenie jazdy służbowej odbywa się przez wypełnienie pola “Cel podróży”, który jednoznacznie określa powód wykorzystania pojazdu służbowego. Ogromnym ułatwieniem jest fakt, że system Navifleet® samodzielnie identyfikuje kierowcę, który poruszał się pojazdem firmowym i automatycznie wypełnia pole “Kierowca” w omawianym raporcie.

Rys 2: Raport ewidencji przebiegu pojazdu w systemie Navifleet®

Wygenerowany raport należy jedynie podpisać oraz złożyć w dokumentacji księgowej. Zawiera wszystkie niezbędne elementy, aby odzyskać zapłacony podatek.