Wciśnij enter, aby wyszukać
Navifleet blog / Bez kategorii  / Zarządzanie flotą – jak usprawnić pracę fleet managera?

Zarządzanie flotą – jak usprawnić pracę fleet managera?

Tworzenie i zarządzanie flotą pojazdów jest zadaniem, wymagającym elastyczności, umiejętności planowania oraz znajomości branży motoryzacyjnej. W jaki sposób zaplanować zarządzanie flotą i co może ułatwić tę misję? Zapraszamy do lektury artykułu opartego na webinarze „Zarządzanie flotą – jak usprawnić pracę fleet managera”.

W jaki sposób powinniśmy analizować potrzeby floty?

Aby zorganizować flotę i jej pracę, trzeba dobrze znać potrzeby związane z jej działaniem. Przede wszystkim należy zastanowić się, pod jakim kątem przeprowadzić analizę. Rodzaju wykonywanych zadań, struktury organizacyjnej, przeznaczenia pojazdów, a może rodzaju paliwa itp.

Samochody mogą być użytkowane w rozmaitych celach, przez pracowników na stanowiskach w zależności od pełnionej funkcji w firmie. Możemy mieć przedstawicieli handlowych, którzy przemieszczają się od punktu A do punktu B, aby przedstawić ofertę handlową swojej firmy, ale z pojazdów mogą również korzystać, np. eksperci (rzeczoznawcy samochodowi lub nawet kierownicy budowy nadzorujący pracę na różnych placach budowy). Na wstępie powinniśmy więc zdobyć dokładną wiedzę o zadaniach wykonywanych przez pracowników korzystających z pojazdów służbowych.

Struktura floty zależy również od jednostek organizacyjnych w firmach. Pojazdy mogą służyć wspomnianym wyżej przedstawicielom handlowym, jak również możemy mieć w firmie do czynienia z samochodami statutowymi, pełniącymi funkcję reprezentacyjną. Do floty może należeć samochód zespołowy, który służy na potrzeby wyłącznie danego działu, np. działowi księgowości do wizyt w urzędach. Określenie struktury firmy i potrzeb poszczególnych działów może ułatwić budowanie floty.

Kolejne kryterium to rodzaj paliwa – ze względu na pokonywane dystanse albo ostatnio bardzo modny temat stref ekologicznych w miastach we flocie mogą znaleźć się pojazdy napędzane w różny sposób, a to oznacza różne potrzeby. Obecnie możemy zaobserwować, po części ze względu na wejście w życie ustawy ekologicznej, że na popularności zyskują paliwa ekologiczne. Również niektóre instytucje – jak np. spółki Skarbu Państwa – są odgórnie zobowiązane do posiadania procentowego udziału samochodów niskoemisyjnych. Czyli widzimy, że flotę można dzielić także ze względu na rodzaj używanego paliwa.

Kolejny krok to – z uwzględnieniem powyższych kryteriów – określenie, czego dokładnie wymagamy od pojazdów, wchodzących w skład floty. Ja określam to listą „must – have”. W jej ramach warto określić, jakiego dokładnie wyposażenia potrzebujemy (uwzględniając także wyposażenie dodatkowe i specjalistyczne). Posiadanie takiej listy ułatwi porównywanie ofert, przetargów i wykonywanie analiz.

Jak wygląda kwestia finansowania w momencie, kiedy budujemy swoją flotę?

Posiadanie i budowanie floty to dwa odrębne elementy strategii zarządzania parkiem samochodowym. Auta do floty możemy pozyskać poprzez nabycie za gotówkę lub skorzystać z finansowania zewnętrznego. W finansowaniu zewnętrznym możemy korzystać z kilku opcji: z kredytu, z leasingu, lub też z bardziej rozwiniętej formy  leasingu operacyjnego czy wynajmu długoterminowego, gdzie mamy wbudowaną całą masę usług.

Wybór konkretnej formy finansowania uzależniony jest od potrzeb i możliwości firmy. Przy wyborze sposobu nabycia aut do parku samochodowego należy pamiętać, że z tym elementem powiązane są także inne koszty – na przykład serwisowanie i obsługa. Przemyślenie kwestii finansowania i obsługi pozwoli sprawniej rozplanować wydatki, przewidzieć koszty i podjąć decyzję co do tego, jak chcemy flotą zarządzać. Pamiętajmy, że poza zakupem samochodu istnieje wiele innych kosztów, związanych z jego użytkowaniem. Obsługa serwisowa, wymiana opon, ubezpieczenie pojazdów czy ewentualna likwidacja szkód. Jeżeli chcemy być w pełni mobilni, będziemy potrzebować też na przykład samochodów zastępczych – może należy więc zadbać o assistance, które to zapewni. Pojazdy będą potrzebowały paliwa, a to oznacza kolejne koszty – różne w zależności od rodzaju samochodów.

Dobrym pomysłem może być wykonanie analizy SWOT dostępnych rozwiązań. Jej wyniki należy połączyć z analizą finansową – dzięki której będziemy w stanie stwierdzić, która opcja finansowania jest najbardziej korzystna. W zależności od niej zaś będziemy dobierać dalsze rozwiązania, związane z obsługą floty.

W jaki sposób budować politykę flotową?

Aby sprawnie zarządzać flotą, musimy ustalić pewne zasady. Zaplanowanie całej polityki flotowej jest czasochłonne i na początku raczej niemożliwe do wykonania, warto jednak stworzyć regulamin przyznawania i użytkowania samochodów. Zastanówmy się więc przede wszystkim: kto ma korzystać z samochodów? Na jakim stanowisku pracują te osoby? Komu samochód faktycznie będzie potrzebny do wykonywania zadań – i jakie będą to zadania? Dla kogo auto służbowe będzie swego rodzaju benefitem?

Po określeniu warunków przyznawania, warto określić, przez jaki okres taki samochód będzie użytkowany. Jakie mają być zasady jego wymiany? Czy to kwestia czasu użytkowania, czy przebiegu, a może musimy tu jeszcze uwzględnić kwestie związanych z awansami i zmianami stanowiska? Wreszcie – konieczne jest określenie zasad korzystania z samochodu. Trzeba między innymi zdecydować, jakie są obowiązki i zakazy wobec pracowników. Jeśli użytkuje on samochód na co dzień, musi pamiętać o obsłudze codziennej pojazdu tzn. o właściwy poziom płynów eksploatacyjnych, sprawdzać ciśnienie w kołach, pilnować terminu przeglądów i badan technicznych. A co  z dbałością o czystość?

Jeżeli część tych obowiązków weźmiemy na siebie lub przekażemy firmie zewnętrznej, wciąż trzeba opracować stosowne procedury jak powinien postępować nasz pracownik w określonej sytuacji. Pracownik powinien wiedzieć, kogo powinien poinformować, jeśli np. nastąpi ubytek płynu eksploatacyjnego w aucie, czy jak zachować się, jeżeli dojdzie do wypadku – kogo powiadomić, w jakiej kolejności.

Istotne jest też jasne określenie, w jaki sposób samochód ma być użytkowany: czy służy tylko do celów służbowych, czy pracownik może też wykorzystywać go do celów prywatnych. To z kolei niesie ze sobą pewne konsekwencje – na przykład odnośnie rozliczania paliwa czy właśnie sprawy kosztów dodatkowych, wynikających z przebiegów wykonywanych w weekendy, na urlopie, na zwolnieniu.

W opracowaniu polityki flotowej niezbędne może okazać się wsparcie innych działów. W pierwszej kolejności działu HR, który pozwoli nam określić potrzeby ze względu na zajmowane stanowiska i wykonywane obowiązki. Potrzebna będzie także współpraca księgowości – w kwestiach finansowo – podatkowych. Jeżeli w firmie funkcjonuje dział prawny, może świadczyć wsparcie przy właściwym ubraniu regulaminów w słowa. Fleet manager zaś ma być ogniwem, spajającym te wszystkie elementy.

Jakie narzędzia są istotne w zarządzaniu flotą?

Aby sprawnie zarządzać flotą, musimy mieć pełną wiedzę o flocie. Niezbędne są choćby tak podstawowe informacje o środkach transportu, jak marka, model, numer rejestracyjny, data rejestracji, etc. Im więcej wiemy – tym łatwiejsza staje się nasza praca.

W przeszłości takie informacje zbierało się w notesach czy kartkach papieru. Jest to jednak metoda mało efektywna i łatwo zgubić ważne wiadomości. Później popularne stały się arkusze Excela, ale to również jest mało wydajne rozwiązanie. Fleet manager potrzebuje bardzo wielu informacji – nie tylko podstawowej wiedzy o pojazdach. Powinien dysponować np. wiadomościami na temat tego, gdzie samochody są wykorzystywane czy do jakiego pracownika są przypisane w danym momencie. Może się zdarzyć na przykład, że skontaktuje się z nami ktoś z urzędu lub policji – i trzeba ustalić, kto kierował autem kilka miesięcy tematu.

Potrzebujemy także „ewidencji zdarzeń”. Co przez to rozumiem? Z jednej strony zdarzenia eksploatacyjne i koszty – zakupy paliwa, płynów eksploatacyjnych, przeglądy okresowe, naprawy, opony, naprawy powypadkowe, wynajem samochodów zastępczych. Istotny jest pełen ich opis, zawierający takie informacje, jak np. co się stało, kto odpowiadał za dane zdarzenie, w razie szkody – z jakiej polisy je likwidujemy. Ze względu na przebieg, musimy też wiedzieć i kontrolować, kiedy dany samochód powinien mieć przeprowadzony przegląd. Zbieranie tych wszystkich danych w Excelu – zwłaszcza, jeśli firma dysponuje dużą flotą – jest więc problematyczne.

W takich przypadkach warto skorzystać z programów flotowych, które umożliwiają przechowywanie wszystkich danych o pojazdach, same „przypominają” na przykład o konieczności przeglądu, a nierzadko też pozwalają na gromadzenie różnych statystyk dla poszczególnych pojazdów. Dane o flocie możemy jednak pozyskiwać z różnych źródeł. Dane kosztowne na przykład można uzyskać od działu księgowego. Informacje o kolizjach – od ubezpieczyciela. Jeżeli chodzi o paliwa, możemy pozyskiwać te dane z kart paliwowych. Natomiast, najlepiej jak jesteśmy w stanie te dane zagregować w jednym miejscu. To umożliwia łatwiejsze zarządzanie nimi, błyskawiczne wyszukiwanie potrzebnych informacji i szybkie przygotowywanie raportów. Na przykład w sytuacji, w której zarząd prosi o zestawienie aktualnych kosztów, można dostarczyć je niemal od ręki.

Ciekawym rozwiązaniem uzupełniającym powyższe dane okazały się urządzenia GPS’y. Kilkanaście lat temu, gdy te wchodziły na rynek, patrzono na nie jak na narzędzie, które pozwala na śledzenie, gdzie jest pracownik. Chętnie wykorzystywano je w działach sprzedaży, rzadko jednak dostrzegano, że są przydatnym rozwiązaniem dla fleet managerów. Nawet w tej chwili narzędzia te często są niedoceniane. Tymczasem (z użyciem szyny CAN czy gniazdka OBD) dzięki nim możemy zebrać dużą ilość informacji o pojazdach. Wiemy na przykład, w jaki sposób samochód jest wykorzystany: jakie są przebiegi, jak długo był w trasie. Do jakich zdarzeń doszło – bo niektóre systemy umożliwiają np. sprawdzenie, jakie informacje pojawiły się na kontrolkach. Pozwala to na przykład na szybką reakcję w razie problemów. Teoretycznie wszystkie odstępstwa od normy kierowca powinien zgłaszać – zdarza się jednak, że ten po prostu zignoruje palącą się kontrolkę. Fleet manager zaś nie może zareagować na sytuację, o której nic nie wie. Dlatego posiadanie systemu z telemetrią, umożliwiającego śledzenie, co dzieje się z pojazdem, może być dużym ułatwieniem dla fleet managera. Im więcej danych tym łatwiejsze zarządzanie flotą. Jednocześnie jednak – może się okazać, że jeden system nie zaspokaja wszystkich potrzeb, trzeba więc korzystać z kilku programów. Tu z kolei może dojść do sytuacji, w której w wyniku korzystania z kilku systemów potrzeba… kolejnego narzędzia, które zbierze te wszystkie dane w jednym miejscu. Nie ma więc jednej, idealnej opcji.

Jak budować relacje z zarządem?

Pamiętajmy, że fleet manager nie tylko ma zarządzać flotą, ale także być łącznikiem pomiędzy światem zewnętrznym a firmą. To on kształtuje politykę flotową i zarządza mobilnością firmy. Odpowiada za koszty, za wypracowanie oszczędności, a jednocześnie musi dbać o wizerunek przedsiębiorstwa. Często na przykład samochody są obrandowane – a tym samym pracownik, który porusza się takim autem po kraju, staje się „wizytówką” swojego pracodawcy. Fleet manager nie współpracuje tylko z zarządem – musi kontaktować się z różnymi działami. Jak już wspomniano wyżej, choćby przy budowaniu polityki flotowej, ale też podczas bieżących działań.

Fleet manager może być na przykład wsparciem dla działu księgowego przy okazji rozliczeń kosztów. Może pomóc na przykład z przypisywaniem kosztów. Choćby rozliczenie faktury paliwowej może być dla działu księgowości trudnym zadaniem. Załóżmy, że firma dysponuje flotą stu samochodów, a każdy z nich trzeba zatankować raz na dwa tygodnie. To oznacza już osiemset transakcji w ciągu miesiąca. Pojawiają się jednak także dodatkowe koszty: płynów eksploatacyjnych, myjni, opłat drogowych. Oznacza to dobre tysiąc pozycji. Księgowość, oczywiście, będzie w stanie zapłacić taką fakturę – ale bez pomocy fleet managera nie rozlokuje właściwie tych kosztów i nie przedstawi ich do zarządu. Zadaniem fleet managera jest zaś kształtowanie polityki flotowej, szukanie najlepszych rozwiązań, prezentowanie danych i wniosków z nich zarządowi.

Prosty przykład tutaj to wybór nowego pojazdu. Gdy już określimy listę „must – have” odnośnie silnika i wyposażenia, zaczynamy zbierać dane z rynku od importerów i firmy wynajmującej/leasingującej. Potem, porównując je, jesteśmy w stanie przedstawić zarządowi najlepsze rozwiązanie. Podobnież – jeśli zarząd postanowi, że potrzebuje konkretnego samochodu, pójdzie właśnie do fleet managera z pytaniem o to, ile kosztuje auto spełniające ich wymogi. I fleet manager musi tej wiedzy dostarczyć.

Istotne jest posiadanie wiedzy: o rynku motoryzacyjnym, dostępnych usługach, ale także o potrzebach firmy i kosztach związanych z posiadaniem auta. Te ostatnie to nie tylko kupno, ale też cała obsługa związana z serwisem, ubezpieczeniem, likwidacją szkód. Osoba zarządzająca flotą musi doskonale znać przepisy – na przykład dotyczące kwestii wykorzystania pojazdów do celów prywatnych, czy związanych z samochodami ciężarowymi lub specjalistycznymi. Pozostaje też kwestia na przykład negocjacji. Oczywiście – można powierzyć te zadania (kontakt z podmiotami zewnętrznymi) działowi sprzedaży lub zakupów, ale może się okazać, że bez fachowego wsparcia fleet menagera pracownicy tych działów kupią najtańszy samochód w danym segmencie, ale nie będzie on w stu procentach odpowiadał potrzebom firmy i utrudni życie fleet managera.

Fleet manager więc to w skrócie łącznik pomiędzy światem zewnętrznym a wewnętrznym w firmie: czyli zarządem i pozostałymi działami.

Bądz na bieżąco z nowymi artykułami
Brak komentarzy

Napisz komentarz