Zarządzanie flotą pojazdów - podstawy i rola systemów w zarządzaniu

Zarządzanie flotą pojazdów, znane również jako fleet management, to zbiór procesów i praktyk, które obejmują zakup, wykorzystanie, utrzymanie i monitorowanie pojazdów służbowych we flocie. Zarządzanie flotą pojazdów ma na celu zapewnienie efektywności wykorzystania pojazdów oraz obniżenie kosztów działania floty.

Efektywne zarządzanie flotą pojazdów wymaga kontroli kosztów i zapewnienia pełnego wglądu w operacje floty. Każda flota jest inna ze względu na jej wielkość, wykorzystanie i specyfikę branży, w której działa, stąd w zarządzaniu flotą pojazdów często wykorzystuje się arkusze kalkulacyjne i po prostu - papier.

Aby jeszcze efektywniej zarządzać flotą pojazdów, oszczędzać czas i móc podejmować lepsze decyzje, do zarządzania flotą pojazdów wykorzystuje się również systemy, które dostarczają dane w czasie rzeczywistym, takie jak system monitorowania GPS, czy telematyka.

System zarządzania flotą pojazdów pomoże Ci zautomatyzować operacje floty i zapewnić płynne działanie Twoich pojazdów i sprzętu. Odkryj, jakie korzyści możesz mieć dzięki systemowi zarządzania flotą pojazdów.

Dlaczego zarządzanie flotą pojazdów jest istotne?

Zarządzanie flotą pojazdów jest istotne dla poprawy efektywności wykorzystania pojazdów, optymalizacji ich całkowitego kosztu posiadania (TCO - Total cost of ownership), zwiększenia bezpieczeństwa kierowców i budowania pozytywnego wizerunku firmy.

Zarządzanie flotą pojazdów pozwala zapewnić kontrolę nad wydatkami na paliwo, stanem technicznym pojazdów, serwisowaniem, naprawami i ubezpieczeniami, ale co również bardzo istotne - maksymalizuje wykorzystanie pojazdów, optymalizując ilość przejeżdżanych kilometrów.

Zakres obowiązków osoby zarządzającej flotą pojazdów jest zatem rozległy i sięga od zakupu i wyboru finansowania pojazdów, przez utrzymanie pojazdów, zarządzanie kierowcami i paliwem, po zapewnienie zgodności z przepisami. Gdy flota jest niewielka, arkusze kalkulacyjne i dokumentacja papierowa mogą wystarczyć do jej sprawnego zarządzania. Gdy flota się powiększa osoby zarządzające flotami pojazdów zaczynają szukać rozwiązań, które pomagają im oszczędzać czas. Czas jest tu kluczowy, bo w zarządzaniu flotą pojazdów jest wiele czynności powtarzalnych. Z pozoru niewielka zmiana, jaką jest automatyzacja tych powtarzalnych czynności, może przynieść kolosalne oszczędności czasu.

Osoby zarządzające flotami pojazdów, zwłaszcza gdy flota się powiększa, często sięgają po systemy, które upraszczają i automatyzują ich obowiązki. System zarządzania pojazdami Navifleet, jako prosta alternatywa dla arkuszy kalkulacyjnych, papieru i przestarzałego oprogramowania, jest jednym z tych narzędzi.

Czym jest system zarządzania flotą?

System zarządzania flotą pojazdów to narzędzie, które pomaga w monitorowaniu, kontroli i zarządzaniu wszystkimi aspektami floty. Funkcjonalności jakie oferują systemy są bardzo różne, jako, że zarządzanie flotą pojazdów obejmuje bardzo szeroki aspekt różnych procesów i praktyk. Również każda flota jest inna i każda flota ma swoje specyficzne potrzeby, stąd w jednej flocie wsparcie potrzebne będzie w zarządzaniu kosztami a w innej w monitorowaniu pojazdów pod kątem liczby przejeżdżanych kilometrów (w tym również tych pokonywanych prywatnie).

Oto niektóre funkcjonalności systemów zarządzania flotą pojazdów na przykładzie systemu Navifleet:

• Monitorowanie i lokalizowanie pojazdów w czasie rzeczywistym. Dzięki tej funkcjonalności możesz kontrolować trasy, czas pracy, czy odwiedzone przez Twoich kierowców miejsca ważne dla Twojego biznesu. Czytaj więcej o monitorowaniu pojazdów.

• Analiza stylu jazdy kierowców na drodze, bez naruszania ich prywatności. Dzięki tej funkcjonalności możesz poprawić bezpieczeństwo kierowców i obniżyć koszty swojej floty. Czytaj więcej o analizie stylu jazdy.

• Jazda prywatna i służbowa. Dzięki tej funkcjonalności możesz kontrolować swoje pojazdy bez naruszania prywatności kierowców, np. gdy udostępniasz kierowcom możliwość jazdy poza godzinami pracy. Czytaj więcej o jeździe prywatnej.

• Kontrolowanie ilości paliwa. Dzięki tej funkcjonalności możesz kontrolować obieg paliwa w swojej flocie. System automatycznie porównuje rzeczywiste spalanie pojazdu ze wskazaniem z dystrybutora i wykrywa wszystkie nadużycia. Czytaj więcej o kontroli paliwa.

• Identyfikacja kierowców. Dzięki tej funkcjonalności możesz skutecznie weryfikować kierowców poszczególnych pojazdów (szczególnie gdy jeden pojazd wykorzystywany jest przez więcej niż jednego kierowcę), generując jednocześnie szczegółowe statystyki dotyczące ich pracy za kierownicą. Czytaj więcej o identyfikacji kierowców.

• Monitorowanie naczep w czasie rzeczywistym. Dzięki rozwiązaniu TrailerBox możesz precyzyjnie monitorować lokalizację naczep, bez obawy o awaryjność lokalizatorów i skomplikowany montaż. Czytaj więcej o monitorowaniu naczep.

• e-Toll. Dzięki tej funkcjonalności możesz bezobsługowo zarządzać opłatami drogowymi e-Toll, bez obawy o kary za brak biletu, mnożące się faktury i ręczne rozliczanie przejazdów. Czytaj więcej o e-Toll.

• Twórz elektroniczne protokoły przekazania pojazdu. Dzięki tej funkcjonalności możesz tworzyć, wypełniać, edytować, podpisywać elektronicznie i wysyłać protokoły przekazania gdziekolwiek jesteś. Czytaj więcej o elektronicznych protokołach.

Zobacz jak rozwiązanie działa w praktyce: https://www.navifleet.pl/case-study/klient-agravis

Modułów i funkcjonalności systemu zarządzania flotą pojazdów jest wiele. Wybór odpowiedniego systemu zależy od specyficznych potrzeb Twojej organizacji.

Napisz do nas jeśli masz pytania o system zarządzania flotą pojazdów Navifleet na: https://www.navifleet.pl/kontakt

Czy i kiedy warto kupić system zarządzania flotą?

Systemy zarządzania flotą są narzędziem dla menedżerów flot, umożliwiającym efektywne zarządzanie i optymalizację kosztów. Wprowadzenie nowego systemu zarządzania flotą często wynika z konieczności rozwiązania konkretnych problemów operacyjnych, a nie z kaprysu osoby zarządzającej flotą. Decyzja o zmianie systemu jest zwykle poprzedzona dokładną analizą, która uwzględnia zarówno koszty wdrożenia, jak i oczekiwane korzyści, takie jak np. możliwość dokładniejszej analizy szkodowości - dzięki czemu możliwe jest wdrożenie działań prewencyjnych.

Decydując się na nowy system, menedżerowie flot muszą przekonać zarząd o jego wartości, argumentując, że inwestycja przyniesie oszczędności lub inne korzyści biznesowe, które zrekompensują początkowe wydatki. Należy również uwzględnić, że samo posiadanie zaawansowanego systemu zarządzania flotą nie gwarantuje automatycznych oszczędności. Skuteczność systemu zależy od tego, jak jest wykorzystywany w codziennej pracy, czy menedżerowie potrafią na podstawie zgromadzonych danych podejmować trafne decyzje biznesowe.

Dobry system zarządzania flotą powinien być zatem narzędziem wspomagającym, a nie celem samym w sobie. Dlatego ważne jest, aby przed podjęciem decyzji o wdrożeniu nowego systemu, dokładnie analizować potrzeby firmy, możliwości oferowane przez system oraz jego potencjalny wpływ na działalność flotową.

Jak działa system do zarządzania flotą pojazdów?

Systemy zarządzania flotą pojazdów wykorzystują różnorodne technologie i metody, aby umożliwić efektywne monitorowanie i zarządzanie operacjami flotowymi. Działanie tego typu systemów można podzielić na rozwiązania oparte na telematyce i te, które nie wymagają telematyki.

Rozwiązania oparte na telematyce

Telematyka to integracja telekomunikacji i informatyki, stosowana w zarządzaniu flotą do zbierania, przesyłania i analizowania danych z pojazdów w czasie rzeczywistym. Oprogramowanie telematyczne wykorzystuje GPS i inne czujniki zamontowane w pojazdach do monitorowania ich lokalizacji, prędkości, stanu technicznego, zużycia paliwa i wielu innych parametrów.

W systemie Navifleet dane, które możesz mieć do dyspozycji to:

• dane lokalizacyjne - aktualna i historyczna pozycja, prędkość, długość postojów, oraz raporty jakie można na podstawie tych danych wygenerować,
• dane pobierane z pojazdu - stan licznika, poziom paliwa, kontrolki z deski rozdzielczej, obroty silnika, informacja o błędach,
• dane dotyczące stylu jazdy - oceniamy płynność i bezpieczeństwo jazdy, jednocześnie zestawiając te parametrami ze rzeczywiscie spalonym paliwem.

Dzięki modułowi CAN-click możliwy jest bezinwazyjny odczyty danych z magistrali CAN. Moduł pozwala na rozwiązanie jednej z najczęstszych obaw przed zastosowaniem telematyki w pojazdach - konieczność podpięcia czujników do pojazdu, co wiązało się z ingerencją w instalację pojazdu. Obawa ta jest szczególnie istotna w przypadku nowych pojazdów, gdzie ingerencja w instalację może spowodować utratę gwarancji.

Rozwiązania, które nie wymagają montażu urządzeń

Oprogramowanie do zarządzania flotą, które nie wykorzystuje telematyki, opiera się głównie na automatyzacji powtarzalnych czynności i cyfryzacji dokumentacji. Dzięki modułom i funkcjonalnością w tego typu rozwiązaniach, kierownik floty może np.:

• monitorować terminy przeglądów i ubezpieczeń,
• zapewnić szybki dostęp do aktualnych skanów dokumentów,
• analizować informacje o stanie floty,
• posiadać historię eksploatacji pojazdów,
• tworzyć raporty według wybranych kryteriów,
• zarządzać cyklicznymi raportami oględzin pojazdów,
• sprawdzać stan pojazdu przed jego odbiorem,
• uprościć organizację przeglądów stanu floty,
• wprowadź sezonową kontrolę floty.

Jakie korzyści zapewnia korzystanie z rozwiązania do zarządzania flotą pojazdów?

Wykorzystanie systemu do zarządzania flotą pojazdów, jak Navifleet lub podobnego, przynosi szereg korzyści, które znacząco wpływają na efektywność, przejrzystość i kontrolę operacji flotowych.

Automatyzacja powtarzających się zadań. Każdego miesiąca studiujesz zestawienia tankowań z kart paliwowych w celu sprawdzenia ewentualnych nadużyć kierowców? Niech system zrobi to za ciebie, tak jak szereg innych czynności, które wykonujesz regularnie.

Weryfikuj kilometry prywatne i służbowe. System zarządzania flotą pojazdów umożliwia kierowcy oznaczenie przejazdów służbowych i prywatnych. Pod koniec miesiąca otrzymujesz raport z dokładną liczbą kilometrów prywatnych każdego kierowcy z osobna. W raporcie oprócz kilometrów prywatnych jest również uwzględniona ilość spalonego paliwa w tym trybie.

Aktualne stany licznika bez udziału kierowców. System zarządzania flotą pojazdów daje możliwość szybkiej weryfikacji aktualnego stanu licznika oraz tego, jak zmieniały się przebiegi w poszczególnych pojazdach. Dzięki temu wyeliminujesz czasochłonny i żmudny proces zbierania tych informacji od kierowców, a dane będą dokładnie takie, jak w kokpicie samochodu.

Automatyczne powiadomienia. W systemie Navifleet możesz tworzyć automatyczne powiadomienia np. o limicie kilometrów w umowie lub o przeglądach przy określonych przebiegach.

Wszystkie dane o pojazdach dostępne z każdego miejsca. Zapomnij o papierowych dokumentach i skomplikowanych formularzach. Wszystkie informacje o eksploatacji pojazdów, protokoły przekazania czy historię stanu floty znajdziesz w jednym miejscu.

Wiarygodne raporty dla zarządu i kluczowych dyrektorów. System zarządzania flotą pojazdów pozwala na szybkie i wygodne dzielenie się danymi eksploatacyjnymi floty z przełożonymi. Stworzenie raportu obejmującego całą flotę, w tym zawierające pełne zestawienie przebytych kilometrów czy zużytego paliwa, zajmuje mniej niż minutę. Co więcej, masz pewność, że dane, które dostarczasz zarządowi, są dokładne i można na nich opierać dalsze decyzje.

Podsumowanie

Zarządzanie flotą pojazdów jest kluczowym elementem, który wpływa na wydajność, bezpieczeństwo i rentowność każdej firmy posiadającej pojazdy służbowe. Nowoczesne systemy zarządzania flotą, takie jak Navifleet, oferują zaawansowane narzędzia i funkcje, które ułatwiają monitorowanie, analizę i optymalizację operacji flotowych. Dzięki tym systemom menedżerowie flot mogą nie tylko zredukować koszty i zwiększyć efektywność, ale również przyczynić się do poprawy bezpieczeństwa kierowców i redukcji wpływu na środowisko.

Decyzja o wdrożeniu nowego systemu zarządzania flotą powinna być jednak poprzedzona dokładną analizą potrzeb i możliwości firmy, aby upewnić się, że inwestycja przyniesie oczekiwane korzyści. Pamiętajmy, że sukces w zarządzaniu flotą nie zależy tylko od technologii, ale także od strategicznego podejścia, które uwzględnia ludzi, procesy i dane.