.png)
Problem klienta: ręczne przygotowywanie raportów dla działu kadr zajmowało 4 dni w miesiącu
Pracownicy naszego klienta codziennie odwiedzają sklepy detaliczne z sektora FMCG dbając o prawidłową ekspozycję towarów.
Zespół flotowy zarządza ponad 500 pojazdami, z których każdy jest przyporządkowany do konkretnego użytkownika. Kierowcami tych pojazdów są przedstawiciele handlowi, regionalni kierownicy sprzedaży oraz dyrektorzy rejonów. Standard rynkowy rotacji, na stanowiskach przedstawiciela handlowego wynosi 30% więc flota musi być elastyczna. Jednym z najbardziej czasochłonnych zadań zespołu jest regularne, comiesięczne generowanie raportów dla działu kadr, zawierających informacje o liczbie kilometrów prywatnych poszczególnych użytkowników.
Jazda prywatna jest zdefiniowana w polityce flotowej jako przejazdy w dni uznane za wolne od pracy, takie jak soboty, niedziele, święta i dni ustawowo lub umownie wolne od pracy (np. Wielki Piątek, Poniedziałek Wielkanocny, 1 maja, 3 maja, Wigilia, Sylwester), a także urlop lub zwolnienie L4.
Obecny proces rozliczania kilometrów prywatnych, obejmujący manualne tworzenie raportów i weryfikację przejazdów zajmuje aż 4 dni miesięcznie. Jest również obarczony znacznym ryzykiem błędów i mało skalowalny. Dlatego nasz klient poszukiwał rozwiązania, które zatomatyzuje i zoptymalizuje rozliczanie jazdy prywatnej.
Nasze rozwiązanie: automatyczne raporty, na których można polegać
Dzięki zastosowaniu systemu monitorowania jazdy prywatnej Navifleet, proces raportowania został całkowicie zautomatyzowany. Obecnie flotowiec otrzymuje raport zawierający informacje o przebiegach w poszczególnych dniach kalendarzowych w formie pliku XLS, który można swobodnie edytować. Generowanie raportu dla całej floty, obejmującego cały miesiąc, zajmuje kilkadziesiąt sekund.
Następnie plik wygenerowany przez aplikację Navifleet, jest importowany do wewnętrznego narzędzia naszego klienta. Zewnętrzny system zestawia dane dotyczące przebiegów w poszczególnych dniach z informacjami o urlopach oraz dniami wolnymi od pracy. Kombinacja tych informacji pozwala na obliczenie przebiegu prywatnego dla każdego użytkownika.
Efekty współpracy: tylko 3 godziny w miesiącu na raporty przejazdów prywatnych
Obliczony przebieg prywatny ma ogromne znaczenie, ponieważ stanowi podstawę do rozliczeń przeprowadzanych przez dział kadr. Dział kadrowy może dzięki temu dokładnie i sprawiedliwie obliczyć wszelkie należności lub potrącenia, związane z korzystaniem z floty w celach prywatnych.
Zautomatyzowanie procesu skróciło czas rozliczenia jazdy prywatnej ze średnio 4 dni do 3 godzin miesięcznie oraz zmniejszyło ryzyko błędów do zera.
