Blaski i cienie pracy z flotami – administrowanie i zarządzanie pojazdami

Praca z flotami to profesja pełna wyzwań, która w świecie transportu i logistyki odgrywa kluczową rolę. Zarządzanie flotą to zadanie wymagające szerokiej wiedzy, od znajomości rynku motoryzacyjnego po zdolności analityczne. Choć stanowisko to może dostarczać wiele satysfakcji, jest również pełne trudności i wymaga radzenia sobie z presją. W tym artykule przyjrzymy się bliżej blaskom i cieniom tej profesji, wykorzystując kilkunastoletnie doświadczenie autora publikacji w zarządzaniu flotami ciężarowymi i osobowymi.

Dlaczego warto być Fleet Managerem? Największe zalety tej profesji

Zacznijmy od przedstawienia blasków pracy, czyli tego co jest benefitem tej profesji.

1. Rozwój kompetencji w dynamicznym środowisku ***

Fleet Manager każdego dnia ma okazję rozwijać wszechstronne umiejętności, takie jak analiza danych, negocjacje biznesowe czy zarządzanie zespołem. Dynamika pracy wymaga elastyczności i ciągłego uczenia się, szczególnie w zakresie wdrażania nowych technologii czy optymalizacji procesów. Dzięki temu manager stale się rozwija i zyskuje doświadczenie, które może wykorzystać w innych obszarach zawodowych.

Przykład: Przeprowadzanie szkoleń dla kierowców z technik ekonomicznej jazdy (eco-driving) nie tylko obniża koszty paliwa, ale również pozwala Fleet Managerowi zdobyć uznanie w organizacji jako osoba dbająca o efektywność floty. Regularne analizy danych dotyczących zużycia paliwa, czy stylu jazdy kierowców uczą podejmowania strategicznych decyzji, co przekłada się na wymierne korzyści operacyjne. 

*** Więcej na temat kluczowych kompetencji na tym stanowisku możesz znaleźć w artykule na naszym blogu: Cechy i kompetencje Fleet Managera – klucz do sukcesu w zarządzaniu flotą.

2. Satysfakcja z osiąganych wyników

Praca Fleet Managera przynosi ogromną satysfakcję dzięki realnemu wpływowi na funkcjonowanie firmy. Każda optymalizacja kosztów, poprawa efektywności, czy redukcja przestojów pojazdów przekłada się na wymierne korzyści i uznanie w organizacji. Możliwość obserwowania wyników działań, takich jak chociażby skrócenie czasu dostaw, buduje poczucie zawodowego spełnienia.

Przykład: Redukcja czasu dojazdu do klientów dzięki efektywnemu planowaniu tras zwiększa zadowolenie klientów i buduje pozytywną opinię o firmie. Osiąganie takich rezultatów wpływa na morale zespołu kierowców oraz pozytywnie wzmacnia wizerunek Fleet Managera wśród zarządu i współpracowników. 

3. Prestiż w firmie i branży

Fleet Manager odgrywa kluczową rolę w organizacji, zarządzając jednym z najważniejszych zasobów – flotą pojazdów. Dzięki wdrażaniu nowoczesnych rozwiązań technologicznych i optymalizowaniu kosztów, buduje swoją pozycję eksperta. Manager, który skutecznie zarządza flotą i wprowadza innowacje, zyskuje uznanie zarówno wewnątrz firmy, jak i w branży.

Przykład: Po wdrożeniu strategii monitorowania floty, która pozwoliła obniżyć koszty operacyjne o 20%, Fleet Manager został zaproszony do podzielenia się doświadczeniem na branżowej konferencji. Takie osiągnięcia wzmacniają jego wizerunek jako osoby zaangażowanej i kompetentnej, a także otwierają drzwi do dalszego rozwoju zawodowego.

4. Udział w szkoleniach i konferencjach branżowych

Fleet Manager ma dostęp do szerokiego wachlarza wydarzeń edukacyjnych, takich jak warsztaty, studia podyplomowe, czy konferencje tematyczne. Dzięki nim stale rozwija swoje umiejętności i aktualizuje wiedzę na temat zmieniających się przepisów oraz nowych technologii. Te wydarzenia są nie tylko okazją do nauki, ale również przestrzenią do wymiany doświadczeń z innymi ekspertami.

Przykład: Udział w szkoleniu „Akademia Fleet Managera”, organizowanym przez SKFS, pozwala zgłębić tajniki zarządzania flotą, w tym analizę danych czy optymalizację kosztów, co przyczynia się do wprowadzenia bardziej efektywnych procesów w firmie. 

5. Udział w targach motoryzacyjnych i testowanie nowych modeli aut

Targi motoryzacyjne to nie tylko przestrzeń do poznania najnowszych trendów w branży, ale również okazja do testowania modeli samochodów w praktycznych warunkach. Fleet Manager ma możliwość porównania parametrów technicznych pojazdów oraz dokonania najlepszego wyboru pod kątem ich użyteczności w codziennych operacjach floty.

Przykład: Na eventach organizowanych przez producentów i dealerów rynku motoryzacyjnego Fleet Manager bierze aktywny udział w testowaniu nowych modeli samochodów elektrycznych, które mogą zostać włączone do floty jako bardziej ekologiczne i ekonomiczne rozwiązanie. Bezpośredni kontakt z producentami oraz możliwość konsultacji technicznych pozwalają dokonać trafnych decyzji zakupowych.

6. Poszerzanie kontaktów w social mediach

Dzięki aktywności w mediach społecznościowych Fleet Manager ma szansę budować swoją sieć kontaktów zawodowych, wymieniać się doświadczeniami oraz poznawać najlepsze praktyki w branży. Taka działalność nie tylko ułatwia rozwój kariery, ale również dostarcza inspiracji do wprowadzania nowych rozwiązań.

Przykład: Uczestnictwo w zamkniętych grupach na LinkedIn poświęconych zarządzaniu flotą, umożliwia nawiązanie współpracy z innymi ekspertami, dzielenie się wiedzą oraz uzyskiwanie praktycznych wskazówek dotyczących bieżących wyzwań w branży.

7. Udział w dużych przetargach

Fleet Manager jest kluczowym uczestnikiem procesów przetargowych, które pozwalają firmie zdobywać korzystne warunki współpracy z dostawcami pojazdów, leasingodawcami czy serwisami. Zaangażowanie w przetargi rozwija umiejętności negocjacyjne oraz daje wgląd w realia rynku motoryzacyjnego.

Przykład: W ramach przetargu na usługi najmu długoterminowego *** nowych pojazdów Fleet Manager przygotowuje szczegółową analizę ofert, negocjuje korzystne warunki finansowe oraz wybiera najlepszą opcję dla firmy. Dzięki temu proces ten przyczynia się do optymalizacji kosztów operacyjnych i podnosi jego kompetencje strategiczne. 

 *** Więcej na temat negocjacji korzystnych warunków umowy najmu możesz znaleźć w artykule na naszym blogu: Jak wynegocjować korzystną umowę najmu długoterminowego we flocie?

Z jakimi trudnościami mierzy się Fleet Manager i jak sobie z nimi radzić?

Teraz czas na przedstawienie mniej przyjemnej codzienności pracy Fleet Managera. Postaram się też podpowiedzieć, jak można zneutralizować jej negatywne skutki.

1. Presja czasu i odpowiedzialność

Nagłe awarie pojazdów lub opóźnienia dostaw wymagają natychmiastowej reakcji, co często wiąże się z wysokim poziomem stresu. Awaria kluczowego pojazdu w godzinach szczytu może prowadzić do konieczności szybkiej reorganizacji tras dostaw, aby uniknąć poważnych opóźnień.

Działania zapobiegawcze: Wdrożenie zaawansowanych systemów do zarządzania trasami pozwala lepiej radzić sobie w takich sytuacjach. Dodatkowo personalizowane szkolenia z zarządzania stresem wspierają odporność psychiczną Fleet Managerów.

2. Złożoność regulacji prawnych

Zmieniające się przepisy prawne, takie jak nowe normy emisji spalin, często wymuszają dostosowanie pojazdów floty. Na przykład konieczność wdrożenia standardów Euro 7 lub dostosowania się do unijnej dyrektywy CSRD.

Działania zapobiegawcze: Regularne uczestnictwo w szkoleniach dotyczących prawa transportowego oraz współpraca z ekspertami branżowymi pozwalają być na bieżąco z wymogami prawa i dyrektywami unijnymi.

3. Wysokie koszty operacyjne ***

Koszty związane z eksploatacją floty, w tym paliwa, serwisu czy części zamiennych, mogą gwałtownie wzrastać i obciążać budżet firmy. Znaczny wzrost cen paliwa w krótkim czasie może wymusić renegocjację umów z dostawcami paliw, aby uniknąć nadmiernych wydatków.

Działania zapobiegawcze: Monitorowanie zużycia paliwa przez systemy telematyczne i inwestowanie w szkolenia z negocjacji zakupowych mogą pomóc w zniwelowaniu negatywnych skutków wzrostu kosztów eksploatacyjnych.

*** Więcej na temat optymalizacji kosztów operacyjnych znajdziesz w innym artykule na naszym blogu: Jak zarządzać flotą samochodową?  

 4. Konflikty w zespole

Relacje między kierowcami, a działem flotowym mogą być napięte, szczególnie gdy wprowadzane są nowe technologie monitorujące, takie jak systemy GPS. Niektórzy kierowcy mogą postrzegać je jako narzędzie nadmiernej kontroli.

Działania zapobiegawcze: Organizowanie cyklicznych spotkań zespołowych oraz prowadzenie warsztatów z zarządzania konfliktem pozwala na łagodzenie napięć i budowanie lepszego zrozumienia.

5. Niezadowolenie użytkowników z zamówionych pojazdów

Zdarza się, że nowe pojazdy wprowadzone do floty nie spełniają oczekiwań użytkowników. Kierowcy mogą narzekać na brak funkcji ułatwiających codzienną pracę, takich jak przestrzeń ładunkowa, czy nowoczesne systemy wspomagania jazdy w trudnych warunkach.

Działania zapobiegawcze: Regularne konsultacje z kierowcami przed zamówieniem pojazdów oraz organizowanie testów wstępnych pomagają dopasować specyfikację nowych samochodów do ich rzeczywistych potrzeb.

6. Wypadki w firmie prowadzące do urazów pracowników ***

Bezpieczeństwo kierowców i innych pracowników firmy jest priorytetem, ale niestety, wypadki drogowe mogą się zdarzyć. Ich konsekwencje to nie tylko utrata zdrowia przez pracowników, ale również negatywny wpływ na morale zespołu i reputację firmy.

Działania zapobiegawcze: Prowadzenie szkoleń z zakresu bezpiecznej jazdy oraz regularne monitorowanie stylu jazdy kierowców za pomocą telematyki może znacznie zmniejszyć ryzyko takich sytuacji.

*** Więcej na temat zarządzania szkodowością znajdziesz w innym artykule na naszym blogu: Poradnik: Jak przeprowadzić audyt bezpieczeństwa floty?

7. Błędnie wyspecyfikowane pojazdy

Błędy popełnione na etapie specyfikowania pojazdów mogą powodować znaczne komplikacje. Na przykład zamówienie pojazdów o niewystarczającej ładowności prowadzi do konieczności zwiększenia liczby kursów, co podnosi koszty operacyjne.

Działania zapobiegawcze: Współpraca z dostawcami i konsultantami technicznymi, a także przeprowadzanie testów funkcjonalności pojazdów przed większym zakupem, minimalizują ryzyko błędnej specyfikacji.

Matryca ryzyk w pracy Fleet Managera – narzędzie do zarządzania emocjami

Dla zainteresowanych zgłębieniem tematu przedstawiam przykładową matrycę ryzyk opartą na zdefiniowanych przeze mnie blaskach i cieniach pracy Fleet Managera. Matryca ta pomaga zrozumieć źródła stresu, frustracji oraz satysfakcji w tej roli, a także ułatwia podjęcie działań pozwalających na efektywne zarządzanie emocjami.

1. Rozwój kompetencji w dynamicznym środowisku

Potencjalne ryzyko: Presja nauki nowych technologii lub narzędzi może prowadzić do wypalenia zawodowego.

Poziom emocjonalnego wpływu: Średni

Działania łagodzące lub prewencyjne: Regularne szkolenia w małych porcjach wiedzy oraz dostęp do mentorów branżowych.

2. Satysfakcja z osiągania wyników

Potencjalne ryzyko: Nadmierna presja na ciągłe dostarczanie wyników może zwiększyć poczucie stresu i napięcia.

Poziom emocjonalnego wpływu: Wysoki

Działania łagodzące lub prewencyjne: Wyznaczanie realistycznych celów oraz organizowanie zespołowych podziękowań za osiągnięcia.

3. Prestiż w firmie i branży

Potencjalne ryzyko: Obciążenie odpowiedzialnością za kluczowe decyzje operacyjne, co prowadzi do dużego stresu.

Poziom emocjonalnego wpływu: Wysoki

Działania łagodzące lub prewencyjne: Rozdzielenie odpowiedzialności na zespół oraz konsultacje z innymi ekspertami w branży w celu wsparcia.

4. Udział w szkoleniach i konferencjach

Potencjalne ryzyko: Napięcia związane z koniecznością godzenia bieżących obowiązków z udziałem w wydarzeniach edukacyjnych.

Poziom emocjonalnego wpływu: Średni

Działania łagodzące lub prewencyjne: Organizacja pracy w sposób pozwalający na delegowanie zadań na czas nieobecności.

5. Udział w targach i testowanie aut

Potencjalne ryzyko: Rozczarowanie wynikające z testowania modeli nieodpowiadających oczekiwaniom floty lub użytkowników.

Poziom emocjonalnego wpływu: Niski

Działania łagodzące lub prewencyjne: Włączenie kierowców i zespołu w proces testowania oraz podejmowanie decyzji zakupowych w sposób wspólny.

6. Poszerzanie kontaktów w social media

Potencjalne ryzyko: Presja budowania i utrzymania relacji może powodować poczucie przytłoczenia.

Poziom emocjonalnego wpływu: Średni

Działania łagodzące lub prewencyjne: Automatyzacja komunikacji z pomocą narzędzi do zarządzania relacjami biznesowymi (CRM).

7. Udział w dużych przetargach

Potencjalne ryzyko: Stres związany z odpowiedzialnością za wygranie przetargu i potencjalnym ryzykiem błędów w specyfikacji.

Poziom emocjonalnego wpływu: Wysoki

Działania łagodzące lub prewencyjne: Zbudowanie zespołu przetargowego oraz korzystanie z narzędzi do weryfikacji specyfikacji technicznej pojazdów.

8. Niezadowolenie użytkowników z pojazdów

Potencjalne ryzyko: Krytyka ze strony kierowców może wpłynąć na poczucie frustracji Fleet Managera.

Poziom emocjonalnego wpływu: Średni

Działania łagodzące lub prewencyjne: Regularne konsultacje z kierowcami i użytkownikami floty oraz przeprowadzanie jazd próbnych.

9. Wypadki w firmie

Potencjalne ryzyko: Wypadki mogą wywoływać poczucie winy i obawy o bezpieczeństwo zespołu.

Poziom emocjonalnego wpływu: Wysoki

Działania łagodzące lub prewencyjne: Organizowanie szkoleń z zakresu bezpieczeństwa drogowego oraz monitorowanie stylu jazdy kierowców.

10. Błędnie wyspecyfikowane pojazdy

Potencjalne ryzyko: Obciążenie psychiczne wynikające z błędów w specyfikacji pojazdów i związanych z tym strat finansowych.

Poziom emocjonalnego wpływu: Wysoki

Działania łagodzące lub prewencyjne: Wdrożenie procesów testowania pojazdów oraz konsultacje z ekspertami technicznymi i użytkownikami floty.

Podsumowanie blasków i cieni pracy Fleet Managera

Praca Fleet Managera to wielowymiarowe wyzwanie, które oferuje zarówno wyjątkowe możliwości rozwoju, jak i mierzenie się z trudnościami. Wśród blasków wyróżniają się:

• Możliwość stałego rozwoju kompetencji w dynamicznym środowisku.
• Satysfakcja z widocznych wyników wpływających na sukces firmy.
• Uznanie i prestiż wynikające z wpływu na kluczowe decyzje operacyjne.
• Dostęp do wydarzeń branżowych, takich jak targi, szkolenia i konferencje.
• Możliwość budowania wartościowych relacji zawodowych i wymiany doświadczeń.
• Udział w ważnych procesach biznesowych, jak przetargi czy wybór nowych technologii.

Z drugiej strony, cienie tej profesji obejmują:

• Wysoką presję czasu i odpowiedzialność za floty o strategicznym znaczeniu.
• Potrzebę stałego śledzenia i dostosowywania się do zmieniających się przepisów prawnych.
• Wysokie koszty operacyjne, które wymagają zaawansowanego planowania i optymalizacji.
• Trudności w zarządzaniu relacjami w zespole oraz w spełnianiu oczekiwań użytkowników pojazdów.
• Ryzyko wypadków i wynikające z nich konsekwencje dla zespołu i reputacji firmy.
• Konieczność perfekcyjnego specyfikowania pojazdów, by uniknąć strat finansowych i operacyjnych.

Czy warto pełnić tę rolę w firmie?

Odpowiedź na to pytanie zależy od indywidualnych predyspozycji i ambicji osoby rozważającej tę ścieżkę kariery. Rola Fleet Managera jest dynamiczna, wymagająca i pełna wyzwań, co oznacza, że najlepiej odnajdują się w niej osoby, które:

• Lubią pracować w zmieniającym się środowisku i są gotowe na ciągłe doskonalenie swoich umiejętności.
• Czerpią satysfakcję z zarządzania procesami i wprowadzania innowacji.
• Potrafią zachować spokój pod presją i są odporne na stres.
• Mają zdolności analityczne, komunikacyjne i techniczne, które pozwalają im efektywnie zarządzać flotą.

Jeśli te cechy pasują do Ciebie, rola Fleet Managera może być doskonałym wyborem. Praca ta nie tylko daje możliwość realnego wpływu na wyniki firmy, ale także pozwala rozwijać się zawodowo w branży pełnej wyzwań i nowoczesnych technologii. Krótko mówiąc, jest to profesja, która nagradza ciężką pracę i oferuje szereg możliwości dla osób gotowych zmierzyć się z jej złożonością.