Elektroniczne protokoły przekazania pojazdu

Czas potrzebny na to, by spisać elektroniczny protokół przekazania samochodu​, jest bardzo krótki. Na jedno wydanie samochodu należy liczyć od 5 do 7 minut. Sporządzenie elektronicznego protokołu zdawczo-odbiorczego jest dużo szybsze, niż jego papierowego odpowiednika. Dzieje się tak, ponieważ nasz aplikacja do przekazań pojazdów sama uzupełnia:

• dane pojazdu (numer rejestracyjny, marka, model, rok produkcji, przebieg, poziom paliwa),
• dane użytkownika (imię, nazwisko, typ i numer dokumentu, adres zamieszkania),
• dane spółki, na którą jest zarejestrowany pojazd (nazwa, adres rejestrowy, NIP).

Oprócz tego w aplikacji znajduje się pełna lista uszkodzeń ze stanem na dzień ostatniego protokołu. Jeśli więc inspekcja stanu technicznego pojazdu nie wykaże nowych szkód, to nie trzeba ich wpisywać do protokołu, bo zostaną doczytane same. Podobnie sprawa ma się ze zdjęciami pojazdu z zewnątrz (przód, tył, po przekątnych) oraz wewnątrz (kokpit, fotele, kanapa, bagażnik). Jeśli stan samochodu się nie zmienił, to wystarczy zaznaczyć wcześniej robione zdjęcia, aby pojawiły się na protokole.

Tak, elektroniczne protokoły przekazania pojazdu można modyfikować, ale w pewnym zakresie. Protokół zdawczo-odbiorczy w aplikacji Navifleet Manager zawiera te elementy, które zgodnie z dobrymi praktykami, muszą na nim być. Są to przede wszystkim:

• dane użytkownika pojazdu,
• dane firmy wydającej pojazd,
• dane pojazdu,
• spis wyposażenia,
• zdjęcia uszkodzeń,
• zdjęcia poglądowe.

Jeśli mowa o tym, jak można modyfikować określający elektroniczny protokół przekazania pojazdu wzór, to w jego obrębie da się konfigurować tzw. „listy kontrolne”. Na protokole może być więcej niż jedna tego rodzaju cyfrowa checklista inspekcji pojazdu, która może zostać wykorzystana do weryfikacji spisu wyposażenia, statusu czystości lub sprawności technicznej.

Oprócz tego, do protokołu można wgrać swój logotyp – w zależności od tego, do jakiej spółki jest przypisany wydawany pojazd, na protokole wyświetli się jej logotyp.

Trudno wyobrazić sobie efektywne zarządzanie stanem i wyposażeniem floty bez odważnego wejścia na drogę cyfryzacji. Nowoczesne technologie są kluczem m.in. do tego:

• jak ewidencjonować szkody na pojeździe​ w sposób sprawny i rzetelny,
• jak kontrolować stan i wyposażenie floty​, aby być świadomym np. wszelkich uszkodzeń i usterek w pojazdach,
• jak skutecznie pilnować terminów przeglądów i innych dat dotyczących ważnych zdarzeń flotowych.

Dzięki cyfryzacji procesy, takie jak np. inspekcja stanu technicznego pojazdu, udostępnianie dokumentów kierowcom czy wykonywanie protokołów przekazania auta, przebiegają znacznie sprawniej, co pozwala zaoszczędzić czas wszystkim zaangażowanym w nie osobom.

Elektroniczne formularze i protokoły przekazania są jednym z istotnych rozwiązań, które pozwalają na sprawniejsze zarządzanie flotą. Na jakie korzyści oferowane przez elektroniczne protokoły przekazania pojazdów w aplikacji Navifleet warto zwrócić szczególną uwagę?

• Oszczędność czasu

Przede wszystkim elektroniczne przekazanie pojazdu jest szybszym procesem od tego, opartego na papierze. Pozwala wyeliminować szereg czynności, takich jak np. drukowanie i skanowanie dokumentów. Elektroniczny protokół przejęcia samochodu można wykonać błyskawicznie w aplikacji, a jego podpisanie, podobnie jak innych niezbędnych dokumentów, odbywa się na ekranie smartfona lub tabletu.

• Wyeliminowanie błędów w dokumentach

Monitorowanie stanu technicznego pojazdów​ w oparciu o papierowe protokoły jest obarczone ryzykiem tego, że mogą w nich pojawiać się różnego rodzaju pomyłki. Przy ręcznym wypełnianiu dokumentów trudno je ograniczyć – cyfrowa dokumentacja przekazania pojazdu wypada pod tym względem znacznie lepiej. Dzięki niej kontrolowanie wyposażenia pojazdów​ staje się nie tylko łatwiejsze, ale i bardziej precyzyjne.

• Historia stanu floty w jednym miejscu

Wielu firmom marzy się łatwiejsze śledzenie historii pojazdów oraz monitorowanie protokołów i aplikacji​ Navifleet mogą spełnienie tego marzenia zawdzięczać. Wszystkie wydania i zwroty są automatycznie odnotowywane w historii użytkowania pojazdu. To powoduje, że weryfikacja, kto był w określonym momencie odpowiedzialny za auto, nie stanowi najmniejszego problemu.

• Wygodna ewidencja dokumentów flotowych oraz udostępnianie ich zainteresowanym

Aplikacja Navifleet jest narzędziem, które zapewnia doskonałą kontrolę nad dokumentacją oraz szeroką gamę możliwości w zakresie zarządzania nią. Interesuje Cię udostępnienie skanu dowodu rejestracyjnego lub udostępnienie skanu polisy dla kierowcy? A może chcesz by każdy uprawniony użytkownik miał łatwy dostęp do instrukcji flotowych? Z aplikacją Navifleet możesz swobodnie dysponować swoimi dokumentami.

• Cyfrowe zarządzanie protokołami floty jako sposób na ograniczenie emisyjności pojazdów firmowych

Wyeliminowanie konieczności drukowania setek dokumentów pozwala zredukować poziom zużywanej energii, co ma istotne znaczenie w kontekście ESG.

Aplikacja Navifleet okazuje się świetnym wsparciem dla firm, które zastanawiają się nie tylko, jak usprawnić procesy przekazania pojazdu​, ale także m.in. jak kontrolować stan wyposażenia floty. Przy jej użyciu możliwa staje się zarówno skuteczna inspekcja stanu technicznego pojazdu​, jak i jego wyposażenia. Pozwala to w łatwy sposób ograniczyć straty związane z niewyjaśnionymi zniknięciami np. gaśnic, apteczek czy trójkątów ostrzegawczych z aut. Jeśli więc potrzebne Ci funkcjonalne narzędzie do kontroli wyposażenia pojazdów, to aplikacja Navifleet spełni Twoje oczekiwania.

Chcesz poprawić poziom zarządzania autami pulowymi i potrzebne Ci sprawdzone oprogramowanie do raportowania szkód we flocie, które oferuje również szereg innych funkcjonalności? Aplikacja Navifleet jest narzędziem, jakiego szukasz! Umożliwia ona samodzielne pobieranie i zwracanie pojazdów ogólnodostępnych (aut pulowych). Kierowca decydujący się na taki krok musi przy pobraniu auta sporządzić odpowiedni protokół i dokładnie udokumentować stan pojazdu oraz jego wyposażenia.

Co istotne, inspekcja stanu technicznego przez kierowcę​ wymaga wykonania nowych zdjęć bezpośrednio w aplikacji. Opcja dodawania fotografii z galerii jest dla niego zablokowana, dzięki czemu możliwe staje się ścisłe monitorowanie stanu technicznego pojazdów​ bez konieczności Twojego osobistego udziału w przekazaniu aut.

Tak. Wystarczy, że w danych pojazdu z poziomu aplikacji ustawi się właściwy rodzaj zasilania, a podczas sporządzania elektronicznego protokołu uzupełni się aktualny poziom gazu, by później informacja o nim figurowała w systemie.

Aplikacja Navifleet Manager, poza modułem Protokoły, oferuje również dwie inne przydatne funkcjonalności, jakimi są:

• okresowe raporty stanu technicznego floty – jeśli zastanawiasz się, jak kontrolować stan i wyposażenie floty​ oraz jak ewidencjonować szkody na pojeździe​, to moduł Inspekcje powinien zwrócić Twoją uwagę,
• powiadomienia o terminach i historia serwisowa floty – moduł Terminarz to idealne rozwiązanie dla każdego, komu potrzebny jest niezawodny program do pilnowania terminów we flocie.

Jeśli z kolei rozpatrzymy możliwości oferowane przez kompleksowy system do zarządzania flotą Navifleet, wykraczając poza sam produkt Navifleet Manager, to okaże się, że użytkownicy mogą skorzystać z jeszcze szerszej gamy pomocnych funkcjonalności. Wśród nich znajdują się m.in.:

• monitoring GPS,
• zdalny odczyt kart kierowców i pamięci tachografu,
• kontrola paliwa,
• analiza stylu jazdy,
• jazda prywatna,
• E-Toll,
• identyfikacja kierowców.