5 najpopularniejszych metod kradzieży paliwa we flocie

Obawiasz się, że w twojej flocie zdarzają się kradzieże paliwa? Są one trudne do wykrycia, ponieważ zestawienie transakcji z karty paliwowej, które przychodzi raz lub dwa razy w miesiącu, zawiera kilkaset pozycji. Bez karty paliwowej lub przy różnych źródłach tankowania kontrola paliwa jest jeszcze trudniejsza. Dlatego przygotowaliśmy artykuł, z którego dowiesz się: 

• jakie metody kradzieży paliwa są najpopularniejsze, 
• kiedy zacząć podejrzewać kradzieże we flocie,
• jak w praktyce wykrywać kradzieże, na przykładzie Navifleet.

Metoda 1: Upuszczanie paliwa z baku 

Spuszczenie paliwa z baku jest jednym z najpopularniejszych sposobów kradzieży paliwa wśród pracowników. Zabieg ten polega na wykorzystaniu najzwyklejszego wężyka do wydobycia paliwa z baku przez wlew. Złodzieje często dokonują tych kradzieży w nocy lub w miejscach, gdzie pozostają oni niewidoczni. 

Dlaczego trudno wykryć spuszczanie paliwa we flocie? 

Kradzieże paliwa we flocie to powszechne zjawisko, częściowo dlatego, że są trudne do wykrycia. Jeszcze trudniejsze może być uzyskanie wystarczających dowodów do skonfrontowania nieuczciwego pracownika. Wykrycie spuszczania paliwa we flocie jest trudne ze względu na:

• Brak fizycznych śladów: Upuszczenie paliwa z pojazdu nie pozostawia fizycznych śladów, które wskazują na kradzież.

• Zmienny poziom zużycia paliwa: Poziom zużycia paliwa przez pojazdy może się zmieniać w zależności od różnych czynników (aktywność floty, stan techniczny pojazdu, styl jazdy), co sprawia, że trudniej jest określić, czy doszło do nadużycia.

• Niedokładne pomiary czujników: Niektórzy flotowcy mają we flocie monitoring zużycia paliwa, ale wciąż nie wiedzą o kradzieżach paliwa. Dlaczego? Niektóre systemy nie wykrywają niewielkich strat paliwa i podają dane szacunkowe, a nie rzeczywiste. To sprawia, że nie każdy system do kontroli paliwa naprawdę działa. 

• Brak alarmów: Kierownik floty bez systemu do kontroli paliwa nie dostaje żadnej informacji o kradzieży. Jedyna metoda wykrycia tego typu nieprawidłowości to dokładna analiza wszystkich faktur i porównanie ich ze spalaniem każdego samochodu i kierowcy osobno. Ręczna analiza jest jednak czasochłonna, obarczona ryzykiem błędów i nie pozwala wykryć wszystkich kradzieży, a jedynie skrajne odchylenia od normy. 

• Wyrywkowe kontrole: Flotowcy mogą mieć problem z regularnym monitorowaniem poziomu paliwa w swoich pojazdach, zwłaszcza jeśli mają dużą flotę i nie posiadają telematyki. Muszą polegać na danych podawanych przez kierowców, które często są błędne. To daje sprawcy większą szansę na manipulację przekazywanymi informacjami i pozostanie niezauważonym.

• Wielkość floty: Jeśli firma posiada dużą flotę pojazdów ale nie ma systemu do kontroli paliwa, flotowiec nie ma możliwości skupienia uwagi na każdym indywidualnym pojeździe i kontrolowania każdej transakcji tankowania.

• Brak świadków: Kradzież paliwa może być dokonywana w dowolnym miejscu, na parkingu w pracy, pod domem, na poboczu. Wszędzie, gdzie nie sięgają kamery pracodawcy i nie ma żadnych świadków. 

• Carpooling: Pojazdy we flocie mogą być używane przez różnych kierowców. To utrudnia śledzenie i wykrywanie kradzieży paliwa, szczególnie jeśli jest wiele zmian w ciągu dnia.

Metoda 2: Tankowanie do kanistra lub innego samochodu 

Nieautoryzowane tankowanie jest kolejnym powszechnie stosowanym sposobem kradzieży paliwa we flotach pojazdów. Występuje, gdy nieupoważnione osoby lub pracownicy floty napełniają zbiornik pojazdu osobistego lub kanistrów. 

Dlaczego trudno wykryć nieautoryzowane tankowania we flocie?

Sytuacje, które często prowadzą do nieautoryzowanego tankowania, obejmują brak skutecznych procedur kontroli dostępu do punktów tankowania, niewłaściwie zarządzane karty paliwowe lub brak ścisłego nadzoru nad operacjami tankowania. Niezależnie od systemu kontroli wprowadzonego we flocie, nieautoryzowane tankowanie może być trudne do wykrycia z powodu:

• Braku dostępu do dokładnych danych: Zazwyczaj floty nie są wyposażone w systemy monitorowania paliwa, które dostarczają dokładnych danych na temat ilości paliwa w baku. To sprawia, że trudniej jest określić, czy tankowane paliwo faktycznie trafiło do baku. 

• Manipulacji licznikiem: Kierowcy notorycznie podają nieprawdziwe lub pomylone przebiegi, co utrudnia flotowcowi kontrolę. Dodatkowo niektórzy stosują sposoby, aby zmylić licznik i ukryć faktyczną ilość zatankowanego paliwa. Na przykład mogą zacząć tankowanie i szybko przerywać, co może spowodować niedokładne zliczanie.

• Udziału pracownika stacji paliw: Choć stacje paliw nie przyjmują płatności kartą paliwową przypisaną do pojazdu za zatankowanie do kanistra lub samochodu nie przypisanego do floty, wciąż zdarzają się kradzieże tego typu. W przypadku takiej współpracy między kierowcą a pracownikiem stacji paliw, flotowiec niemal nie ma szans wykrycia tych kradzieży. 

• Regularności nadużyć: Regularne kupowanie dodatkowego paliwa może prowadzić do sytuacji, w której kierownik flotowy błędnie ocenia stałe zużycie paliwa we flocie i nie czuje się zaalarmowany sytuacją. 

Metoda 3: Nadużycia kart paliwowych

W tym przypadku pracownicy wykorzystują karty paliwowe do nieuprawnionego tankowania. Ta metoda jest szczególnie niebezpieczna, ponieważ nie tylko generuje straty finansowe, ale może też wiązać się z konsekwencjami umownymi od dostawcy kart paliwowych. 

Dodatkowym środkiem zabezpieczającym jest monitorowanie limitów wydawanych na poszczególne karty paliwowe oraz stosowanie unikalnych PIN-ów lub autoryzacji biometrycznej, aby zapobiec nieuprawnionemu użyciu. Dzięki tym środkom floty mogą ograniczyć nadużywanie kart paliwowych, co przekłada się na oszczędności i bezpieczeństwo finansowe firmy. 

Warto też przy wyborze karty paliwowej zdecydować się na dostawcę, który bierze umowną odpowiedzialność za kontrolę tankowań, żeby upewnić się, że “kolega ze stacji” nie będzie wspierał kradzieży na kartę paliwową. 

Dlaczego trudno wykryć nadużycia kart paliwowych we flocie?

Mimo szeregu zabezpieczeń, które oferują dostawcy paliw, wykrywanie nadużyć może być trudne ze względu na:

• Zmienną ilość paliwa: Nadużywający karty paliwowe mogą tankować niewielkie  ilości paliwa przy różnych okazjach, co utrudnia porównanie danych i wykrycie nadużycia.

• Zastosowanie wielu kart: Sprawcy mogą używać wielu różnych kart paliwowych, co utrudnia wykrycie nadużyć, zwłaszcza jeśli nie ma jednolitego systemu monitorowania.

• Brak kontroli dostępu do kart: Jeśli kontrola dostępu do kart paliwowych jest niewystarczająca, ciężko monitorować tankowania konkretnych samochodów lub kierowców. 

• Brak fizycznych śladów: Nadużywanie kart paliwowych nie pozostawia fizycznych śladów, które można by łatwo zauważyć, na przykład uszkodzonych zbiorników paliwa czy nieszczelności.

Metoda 4: Kradzież paliwa z użyciem identyfikatorów RFID

Manipulacja identyfikacji RFID to nowoczesna forma kradzieży paliwa. Działania związane z tą metodą często obejmują wymienianie się kartami pomiędzy pracownikami, wykorzystywanie nieaktywnych kart byłych pracowników lub stosowanie niepisanych umów, zgodnie z którymi jedna karta jest trzymana w samochodzie, a druga jest używana do tankowania. Uniemożliwienie identyfikacji kierowcy pomaga pracownikom kraść paliwo bez konsekwencji. 

Metody oszustw paliwa z identyfikatorem RFID:

• Udostępnianie identyfikatorów: Pracownicy mogą nieuczciwie wymieniać identyfikatory RFID, uniemożliwiając skuteczne łączenie kierowcy z samochodem i tankowaniem. 

• Korzystanie z nieaktywnych identyfikatorów: Jeśli identyfikatory RFID nie są odpowiednio dezaktywowane po odejściu pracownika z firmy lub po zmianie stanowiska, mogą one nadal być wykorzystywane przez nieuczciwych pracowników lub osoby trzecie.

• Brak monitoringu: Jeśli firma nie monitoruje transakcji paliwowych w czasie rzeczywistym, to mogą występować opóźnienia w wykryciu nieprawidłowości. Nieuczciwi pracownicy mogą wykorzystywać tę lukę w zabezpieczeniach.

Dlaczego trudno wykryć kradzież z użyciem identyfikatora RFID we flocie?

W przypadku oszustw z użyciem identyfikatorów kierowców, większy problem niż wykrycie kradzieży paliwa stanowi:

• Trudność w identyfikacji sprawcy: Kiedy nie można zidentyfikować kierowcy danego samochodu w określonym czasie, niemożliwe jest udowodnienie dodatkowego tankowania. 

• Zmowa milczenia pracowników: Jeśli pracownicy oszukują na paliwe z użyciem identyfikatorów, zazwyczaj we flocie panuje zmowa milczenia, co znacząco utrudnia badanie sprawy. 

Metoda 5: Tankowanie samochodu służbowego i nadużywanie przejazdów prywatnych

Wykorzystywanie samochodu służbowego prywatnie jest popularnym benefitem, na który składa się pula kilometrów prywatnych dla pracownika. Często flotowiec nie wie, jaki jest poziom wykorzystania limitów kilometrów prywatnych. Z kolei we flotach bez tego benefitu - flotowiec nie ma gwarancji, że samochody, a co za tym idzie paliwo, są wykorzystywane tylko do celów służbowych.

Najczęstsze nadużycia kierowców związane z prywatnym wykorzystaniem samochodów służbowych:

• Tankowanie samochodu w dni wolne i podczas L4. 
• Tankowanie samochodu w piątek: By korzystać z niego przez weekend. Niejednokrotnie słyszeliśmy historię pracowników, którzy za firmowe pieniądze tankowali samochód służbowy i jechali na zagraniczne wyjazdy. 
• Oszustwa carpoolingowe: Samochody poolowe w firmach, w których nie ma identyfikacji kierowców, są łatwym celem oszustów. Można samochód tankować do woli, przyjmować samochód z pełnym bakiem, ale twierdzić, że bak był pusty. Nikt nie poniesie konsekwencji, ze względu na słabą kontrolę obiegu paliwa.
• Rejestrowanie nieistniejących przejazdów handlowych: Nieuczciwi pracownicy, zwłaszcza ci związani z handlem, mogą rejestrować nieistniejące przejazdy do klientów, aby ukryć fakt, że wykorzystują firmowy samochód do celów prywatnych. Często rzekome spotkania okazują się telefonem lub nawet mailem. 

Czy handlowcy kradną paliwo? 

Odpowiedź brzmi: zazwyczaj nie. Przyglądając się flotom naszych klientów widzimy, że upuszczanie lub kradzieże paliwa z wykorzystaniem identyfikatorów RFID zdarzają się stosunkowo rzadko we flotach handlowych. Jednocześnie w tych samych flotach dużo czasu poświęcamy na kontrolę obiegu paliwa. Dlaczego? 

W przypadku flot handlowych pod lupę bierzemy temat kilometrów prywatnych. Często flotowiec nie wie, ile kilometrów prywatnych pokonują samochody i ile to kosztuje firmę. Z kolei w firmach, w których są limity kilometrów - flotowiec bez wsparcia aplikacji do zarządzania flotą - nie wie, kiedy limity są przekroczone i ryzykują dopłatą za nad przebiegi do CFM. 

Dlaczego trudno wykryć wykorzystywanie samochodów służbowych do przejazdów prywatnych?

Trudność w wykryciu tankowania samochodu służbowego do celów prywatnych w flocie wynika z kilku czynników:

• Trudność w weryfikacji podróży: Określenie, czy występują przejazdy prywatne jest trudne, gdyż zwiększone zużycie paliwa nie musi być związane z przejazdami prywatnymi, a może być spowodowane np. stylem jazdy, nie wyłączaniem silnika, kradzieżami innego typu, wyciekiem paliwa lub kombinacją tych czynników. Bez monitoringu GPS trudno jest jednoznacznie stwierdzić, że dodatkowe przejazdy wystąpiły.  

• Wielkość floty: Jeśli firma posiada dużą flotę pojazdów ale nie ma systemu do kontroli paliwa, flotowiec nie ma możliwości skupienia uwagi na każdym indywidualnym pojeździe i kontrolowania każdej transakcji tankowania.

• Obawa o prywatność pracowników: Często spotykamy się z obawą zarządów oraz pracowników o swoją prywatność - z tego powodu wiele firm nawet nie rozważa monitorowania przejazdów prywatnych. Najpopularniejszym “rozwiązaniem” problemu staje się wtedy udzielenie oficjalnego przyzwolenia na przejazdy prywatne. Nie wszyscy wiedzą jednak, że można kontrolować kilometry prywatne bez inwigilowania kierowców. 

• Brak wsparcia zarządu: Często flotowiec chce wprowadzać ograniczenia w podróżach prywatnych pracowników, jednak nie otrzymuje wsparcia zarządu. W przypadku samochodów benefitowych jedynym rozwiązaniem jest kontrola limitów kilometrów. 

• Bazowanie na deklaracjach kierowców: Jeśli kierowcy rejestrują swoje przejazdy poprzez np. listę spotkań z klientami bardzo łatwo jest im stworzyć dodatkowe przejazdy. Jeśli kierownik floty nie ma możliwości zweryfikowania prawdziwości tych deklaracji jest zmuszony im zaufać. 

Kiedy zacząć podejrzewać kradzieże paliwa we flocie?

Podejrzenie kradzieży paliwa we flocie samochodowej można zacząć, gdy pojawiają się pewne niepokojące sygnały lub nieścisłości w danych dotyczących zużycia paliwa i kosztów.

• Nagły wzrost kosztów paliwa: Jeśli nagle zauważysz znaczący wzrost wydatków na paliwo w firmie, mimo że nie ma zwiększonego zapotrzebowania na przejazdy, może to być sygnałem o kradzieżach paliwa.
• Brak zgodności między przejechanymi kilometrami a zużyciem paliwa: Jeśli kierowcy raportują niewielkie przejechane odległości, ale zużycie paliwa jest znacząco wyższe, może to sugerować, że paliwo jest wykorzystywane niezgodnie z polityką firmy.
• Brak dokumentacji dotyczącej tankowania: Jeśli brakuje lub jest niewłaściwie wypełniona dokumentacja dotycząca tankowania, może to sugerować, że tankowanie nie jest dokładnie monitorowane.

Jak walczyć z kradzieżami paliwa we flocie?

Przykłady wewnętrznych przypadków kradzieży paliwa przez pracowników są liczne i różnorodne. Mogą obejmować regularne tankowanie prywatnych pojazdów za pomocą kart paliwowych floty, zapełnianie kanistrów na własne potrzeby lub nawet sprzedawanie paliwa osobom trzecim.

Bez aplikacji do kontroli paliwa flotowiec jest w trudnej sytuacji - może próbować porównywać faktury z przebiegami, jednak jest to czasochłonne, obarczone ryzykiem błędu i nie pozwoli wykryć wszystkich kradzieży paliwa, a jedynie znaczne odchylenia od normy. 

Aplikacja Navifleet pozwala na ciągłe monitorowanie zużycia paliwa w pojazdach floty. Kierownik floty może śledzić, ile paliwa jest zużywane przez każdy pojazd w czasie rzeczywistym oraz analizować jego zużycie na podstawie historycznych danych. System posiada również możliwość ustalenia alertów i informowania kierownika o nadużyciach bez potrzeby manualnego wyszukiwania nadużyć, które byłoby czasochłonne szczególnie w przypadku dużej floty. 

Jak Navifleet rozwiązuje problem kradzieży paliwa we flocie?

Wykaz tankowań w dni wolne od pracy

Aplikacja jest łatwa w użyciu, wystarczy wybrać odpowiednie zestawienie transakcji i zaimportować je do systemu. Po imporcie danych możesz wygenerować raport zestawienia transakcji, który wskazuje na ewentualne naruszenia, takie jak tankowanie w dni wolne od pracy, tankowanie innego pojazdu czy tankowanie do kanistrów. To kluczowe informacje dla identyfikacji problemów.

Ilość skradzionego paliwa

Monitoring GPS dostarcza również niezbitych dowodów na kradzież paliwa, włącznie z lokalizacją oraz ilością kradzionego paliwa. Dzięki czemu można ustalić kierowcę, samochód oraz wyciągnąć konsekwencje. Konfrontowanie pracowników pozwala na szybkie i trwałe wyeliminowanie nadużyć. 

Rzeczywiste, nie szacunkowe zużycie paliwa 

Tradycyjne metody raportowania paliwa mogą prowadzić do błędów i niedokładnych danych. Dlatego nasza platforma oferuje możliwość raportowania rzeczywistego zużycia paliwa, co pozwala na dokładniejszą kontrolę i analizę ubytku paliwa w kontekście przebytej trasy i rzeczywistego zużycia.

Z jednej strony poziom paliwa powie nam, czy paliwo kupione na stacji w całości trafiło do zbiornika, z drugiej natomiast dowiemy się, czy całe zatankowane paliwo zostało spalone przez silnik. Tu właśnie leży klucz do sukcesu w kontroli paliwa, ponieważ trzy uzyskane wartości, czyli litry paliwa zatankowane według faktury, litry paliwa zatankowane według telematyki oraz spalone paliwo od poprzedniego tankowania powinny się ze sobą pokrywać.

Co więcej, nasza aplikacja łączy się bezpośrednio z magistralą CAN i precyzyjnie określa ilość wlanego i zużytego paliwa, zamiast oferować szacunkowe wartości.