Sczytywanie danych z karty kierowcy: klucz do zgodności i efektywności w transporcie

Systematyczne sczytywanie karty kierowcy stanowi jedną z powinności, do której zobligowani są przewoźnicy. Dlaczego jest ono tak istotne? W branży transportowej zarządzanie czasem pracy kierowców to nie tylko wymóg prawny, ale także kluczowy element zapewniający bezpieczeństwo na drogach i optymalizację procesów w firmie.

Karta kierowcy, będąca integralną częścią systemu tachografów cyfrowych, rejestruje szczegółowe dane dotyczące aktywności kierowcy, takie jak czas jazdy, przerwy, odpoczynek czy inne czynności. Regularne sczytywanie tych danych jest obowiązkiem każdego przewoźnika. Jego realizacja umożliwia zachowanie zgodności z przepisami, uniknięcie kar oraz lepsze planowanie pracy. W dobie cyfryzacji coraz większą popularnością cieszy się zdalne sczytywanie karty kierowcy, które znacząco ułatwia ten proces. 

W artykule omówimy, czym jest sczytywanie danych z karty kierowcy, jakie przepisy je regulują, jak często należy je wykonywać, jakie narzędzia są dostępne oraz jakie korzyści płyną z automatyzacji tego procesu, w tym z wykorzystaniem rozwiązań takich jak Navifleet. 

Czym jest karta kierowcy?

Zanim przejdziemy do omówienia procesu, jaki stanowi sczytywanie karty kierowcy, warto najpierw krótko wyjaśnić, czym ona jest. Karta kierowcy to elektroniczny dokument w formie karty chipowej, który współpracuje z tachografem cyfrowym w pojeździe o dopuszczalnej masie całkowitej (DMC) przekraczającej 3,5 tony. Rejestruje ona dane o aktywnościach kierowcy, takich jak:

• czas jazdy: okresy prowadzenia pojazdu,
• przerwy i odpoczynek: czas przeznaczony na regenerację kierowcy,
• inne prace: czynności związane z załadunkiem, rozładunkiem czy obsługą pojazdu,
• dyspozycyjność: okresy gotowości do pracy.

Mając tę wiedzę, można lepiej zrozumieć, jak sczytać kartę kierowcy w prawidłowy sposób. 

Dlaczego sczytywanie karty kierowcy jest ważne?

Sczytywanie danych z karty kierowcy polega na pobieraniu tych informacji na zewnętrzne nośniki, takie jak komputer czy serwer, w celu archiwizacji, analizy i udostępnienia podczas kontroli. Proces ten jest kluczowy z kilku powodów, które przedstawiamy poniżej.

• Zgodność z przepisami: regularne sczytywanie karty kierowcy umożliwia przestrzeganie norm czasu pracy określonych w Rozporządzeniu (WE) nr 561/2006 oraz polskich przepisach, takich jak Ustawa o transporcie drogowym z 6 września 2001 r.
• Bezpieczeństwo: kolejną przyczyną tego, jak istotny jest systematyczny odczyt karty kierowcy, okazuje się fakt, że monitorowanie zmęczenia kierowców zmniejsza ryzyko wypadków.
• Ewidencja i rozliczenia: sczytywanie kart kierowców jest ważne również dlatego, że dane stanowią podstawę do tworzenia ewidencji czasu pracy, rozliczania wynagrodzeń oraz diet za delegacje.
• Kontrola floty: realizowane z odpowiednią częstotliwością sczytywanie kart kierowców i tachografów umożliwia optymalizację tras i lepsze zarządzanie zasobami. 

Jaka jest kara za nieterminowe sczytanie karty kierowcy?

Wiele osób zastanawia się, jaka jest kara za brak odczytu karty kierowcy zrealizowanego w odpowiednim terminie. Okazuje się, że niedopełnienie obowiązku sczytywania danych może skutkować karami finansowymi (500 zł za każde naruszenie dotyczące karty kierowcy lub tachografu) oraz, w skrajnych przypadkach, utratą licencji transportowej.

Sczytywanie tachografu oraz karty kierowcy – jakie przepisy regulują tę kwestię? 

Sczytywanie tachografu cyfrowego oraz karty kierowcy, a dokładniej znajdujących się na nich danych, podlega ścisłym regulacjom prawnym, zarówno na poziomie unijnym, jak i krajowym. Jakie wyróżniamy kluczowe akty prawne w kontekście tego zagadnienia?

1. ‍Rozporządzenie (WE) nr 561/2006: określa maksymalne długości czasu jazdy (np. 9 godzin dziennie, z możliwością wydłużenia do 10 godzin dwa razy w tygodniu), minimalne okresy przerw (45 minut po 4,5 godzinach jazdy) oraz odpoczynku (11 godzin dobowego lub 45 godzin tygodniowego).
2. ‍Rozporządzenie Ministra Transportu z 23 sierpnia 2007 r.: precyzuje częstotliwość sczytywania danych w Polsce, a dokładniej mówiąc, jak często powinny być pobierane dane z pamięci tachografu oraz co ile dni trzeba sczytywać kartę kierowcy.
   
   • Dane z karty kierowcy należy pobierać co najmniej raz na 28 dni.
   • Dane z pamięci tachografu co najmniej raz na 90 dni. 
3. ‍Ustawa o transporcie drogowym z 6 września 2001 r.: definiuje sankcje za naruszenia, w tym m.in.:
   
   • ‍co grozi za brak sczytania tachografu (500 zł za każde naruszenie), ‍
   • co grozi za niesczytanie karty kierowcy (500 zł za każde naruszenie), ‍
   • jakie kary obowiązują za manipulacje danymi – tego rodzaju działania mogą prowadzić do poważniejszych konsekwencji, łącznie z karą pozbawienia wolności.

Ponadto, dane muszą być przechowywane przez co najmniej 12 miesięcy na dwóch oddzielnych nośnikach w różnych lokalizacjach, aby zapewnić bezpieczeństwo i dostępność w razie kontroli Inspekcji Transportu Drogowego (ITD). Natychmiastowe sczytywanie jest wymagane w przypadkach takich jak przekazanie pojazdu innemu podmiotowi, uszkodzenie tachografu czy żądanie organu kontrolnego. 

Jak sczytać kartę kierowcy i pamięć tachografu? Tradycyjne vs. zdalne sczytywanie danych

Tradycyjne sczytywanie danych z tachografu cyfrowego i karty kierowcy

Tradycyjne sczytywanie danych wymaga fizycznego dostępu do pojazdu i karty kierowcy. Proces obejmuje następujące kroki.

1. Włożenie karty przedsiębiorstwa do tachografu (lub drugiego slotu, jeśli karta kierowcy jest już w urządzeniu). Mamy więc odpowiedź na często zadawane pytanie: „Zastanawiam się, jak sczytać tachograf: czy karta przedsiębiorstwa jest do tego niezbędna?”.
2. Podłączenie czytnika tachografu (np. TachoDrive, Tacho2Safe) do gniazda tachografu.
3. Pobranie danych, co trwa od 1 do 5 minut dla karty kierowcy i od 2 do 40 minut dla pamięci tachografu, w zależności od ilości danych.
4. Zapisanie plików .DDD na komputerze i ich archiwizacja.

Ten proces jest czasochłonny, szczególnie w przypadku dużych flot, gdzie pojazdy rzadko wracają do bazy. Wymaga także angażowania kierowców i pracowników administracyjnych, co generuje dodatkowe koszty i ryzyko błędów.

Zdalne sczytywanie danych z karty kierowcy i pobieranie danych z tachografu

Zdalne sczytywanie danych, oferowane przez systemy takie jak Navifleet, eliminuje konieczność fizycznego dostępu do pojazdu, automatyzując i upraszczając proces. Jakie są kluczowe cechy zdalnego sczytywania karty kierowcy i pamięci tachografu? 

• Automatyczne pobieranie: pliki .DDD są pobierane z karty kierowcy i pamięci tachografu według ustalonego harmonogramu (np. co 14 dni w przypadku Navifleet), bez angażowania kierowców.
• Integracja z GPS: systemy telematyczne, takie jak Navifleet, wykorzystują lokalizatory GPS i moduły TMR (Tacho Memory Reader) podłączone do gniazd C i D tachografu, umożliwiając przesyłanie danych przez sieć komórkową.
• Bezpieczna archiwizacja: dane są przechowywane na serwerach (w Navifleet przez 18 miesięcy bez dodatkowych opłat) i zabezpieczone hasłem, co spełnia wymogi prawne.
• Integracja z systemami rozliczeniowymi: Navifleet umożliwia przesyłanie danych do programów takich jak Ewisystem, co ułatwia rozliczanie czasu pracy, nadgodzin i diet.
• Prostota obsługi: kierowcy są automatycznie dodawani do systemu po wykryciu nowej karty w slocie, a użytkownik musi jedynie podać adres e-mail do wysyłki plików. 

Proces zdalnego sczytywania w Navifleet wymaga:

• karty przedsiębiorstwa w czytniku USB podłączonym do komputera,
• systemu Navifleet z zainstalowanym programem TachoReader,
• lokalizatora GPS i modułu TMR w pojeździe.

Pobieranie trwa od 10 do 20 minut dla karty kierowcy i dłużej dla pamięci tachografu, jeśli obejmuje szczegółowe dane prędkości. System automatycznie pilnuje terminów i wysyła pliki na wskazany adres e-mail, co jest szczególnie przydatne przy rozliczeniach miesięcznych, zwykle wymaganych do 10. dnia kolejnego miesiąca. Oferowany przez oprogramowanie Navifleet zdalny odczyt kart kierowców i pamięci tachografu stanowi więc sprawdzony sposób na optymalizację istotnego obszaru związanego z zarządzaniem flotą.

Jakie korzyści zapewnia zdalne sczytywanie danych z karty kierowcy i pamięci tachografu? 

Wdrożenie zdalnego pobierania danych z tachografów cyfrowych i kart kierowców, np. za pomocą Navifleet, przynosi szereg korzyści.

• Oszczędność czasu: zautomatyzowany odczyt danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego eliminuje konieczność ręcznego pobierania danych i dojazdów pojazdów do bazy, redukując przestoje i koszty paliwa.
• Zgodność z przepisami: regularne pobieranie danych (co 14 dni w Navifleet) zapewnia gotowość do kontroli ITD, minimalizując ryzyko kar.
• Efektywność administracyjna: integracja z systemami rozliczeniowymi upraszcza ewidencję czasu pracy i rozliczanie delegacji.
• Bezpieczeństwo danych: szyfrowane pliki .DDD są zabezpieczone przed edycją i przechowywane na serwerach, co gwarantuje zgodność warunków przechowywania tych danych z wymogami prawnymi.
• Lepsze zarządzanie flotą: dane w czasie rzeczywistym umożliwiają monitorowanie czasu pracy kierowców, optymalizację tras i kontrolę zużycia paliwa. W efekcie można wznieść zarządzanie flotą pojazdów w firmie na wyższy poziom.
• Redukcja kosztów: Navifleet szacuje, że automatyzacja może skrócić czas rozliczania kierowców nawet o 80%.

Zdalne sczytywanie tachografu i karty kierowcy – potencjalne wyzwania i jak je przezwyciężyć

Mimo licznych zalet, które oferuje zdalne sczytywanie danych, decydująca się na nie firma może napotkać pewne wyzwania.

• Koszty początkowe: instalacja lokalizatorów GPS i modułów TMR wymaga inwestycji, ale zwraca się dzięki oszczędnościom czasu i paliwa.
• Kompatybilność: zdalny odczyt działa tylko z tachografami cyfrowymi (po 2004 r.) i wymaga sprawdzenia, czy urządzenie obsługuje tę funkcję.
• Szkolenie personelu: obsługa systemów takich jak Navifleet jest intuicyjna, ale wymaga krótkiego wprowadzenia. Navifleet oferuje wsparcie powdrożeniowe prowadzone przez doświadczonych specjalistów. 

Istotne korzyści, jakie przynosi zdalne sczytywanie karty kierowcy i pamięci tachografu, powodują, że warto zmierzyć się z początkowymi wyzwaniami, by w dłuższej perspektywie wymiernie zyskać. Oszczędność czasu, redukcja kosztów czy pewność co do zgodności prowadzonych działań z obowiązującymi przepisami – zastosowanie innowacyjnych technologii do tego, by systematycznie móc sczytać dane z karty kierowcy i pamięci tachografu jest zwyczajnie opłacalne dla organizacji użytkującej flotę pojazdów.

Praktyczne zastosowanie: Navifleet w akcji

Jak pobrać dane z tachografu cyfrowego i karty kierowcy w wygodny i sprawny sposób? Dobrą metodą, jak to zrobić, jest skorzystanie z systemu Navifleet. To przykład nowoczesnego rozwiązania, które integruje zdalne sczytywanie danych z kompleksowym zarządzaniem flotą. Jak wygląda przykładowy proces w Navifleet? 

1. Konfiguracja: pojazd jest wyposażony w lokalizator GPS i moduł TMR podłączony do tachografu. W biurze instaluje się czytnik USB z kartą przedsiębiorstwa.
2. Automatyczne pobieranie: system co 14 dni pobiera pliki .DDD z karty kierowcy i tachografu, wysyłając je na wskazany adres e-mail.
3. Analiza i rozliczenia: dane są dostępne w intuicyjnym narzędziu, jakim jest aplikacja do zarządzania flotą Navifleet. Pokazuje ona, którzy kierowcy mają komplet danych do rozliczeń. Integracja z Ewisystem ułatwia obliczanie wynagrodzeń i diet.
4. Archiwizacja: pliki są przechowywane przez 18 miesięcy na serwerach Navifleet, spełniając wymogi prawne.

Dodatkowo, Navifleet oferuje funkcje takie jak m.in. monitoring GPS umożliwiający śledzenie pojazdów w czasie rzeczywistym, kontrola paliwa i jego zużycia, obsługa systemów e-TOLL i SENT, kontrola pozostałego czasu pracy kierowcy oraz możliwość zdalnej blokady rozruchu, co czyni go wszechstronnym narzędziem dla firm transportowych. 

Podsumowanie

Sczytywanie danych z karty kierowcy to nieodzowny element funkcjonowania każdej firmy transportowej, który zapewnia zgodność z przepisami, bezpieczeństwo i efektywność operacyjną. Tradycyjne metody są czasochłonne i podatne na błędy, dlatego coraz więcej przedsiębiorstw stawia na zdalne sczytywanie danych, oferowane przez systemy takie jak Navifleet. Dzięki automatyzacji, intuicyjnej obsłudze i integracji z narzędziami rozliczeniowymi, Navifleet pozwala zaoszczędzić czas, zminimalizować ryzyko kar i lepiej zarządzać flotą. Inwestycja w takie rozwiązanie to krok w stronę cyfryzacji i konkurencyjności w branży transportowej. Aby dowiedzieć się więcej, odwiedź stronę Navifleet i umów się na prezentację systemu.

Interesuje Cię nie tylko kompleksowy system zarządzania flotą, ale także poszerzenie wiedzy na temat zagadnień związanych z tachografami i skuteczną kontrolą czasu pracy kierowców? Zachęcamy do tego, by sprawdzić nasz blog, na którym publikujemy przydatne artykuły dla flotowców, takie jak np.:

• Jak kontrolować normy czasu pracy kierowcy z pomocą monitoringu GPS?,
• Nowa era tachografów: wymiana, kluczowe terminy i najważniejsze zmiany.

‍

‍