Ewidencja eksploatacji pojazdu to zagadnienie, które odgrywa bardzo ważną rolę w kontekście zarządzania flotą w przedsiębiorstwie. Dlaczego? Ewidencja przebiegu pojazdów – tak zwana kilometrówka – pozwala rejestrować wydatki, poniesione na eksploatację pojazdów, wykorzystywanych do celów działalności gospodarczej. Mogą być one później odliczone od kosztów uzyskania przychodu. Z tego względu prawidłowo prowadzona ewidencja przebiegu pojazdów ma istotne znaczenie dla przedsiębiorców.

Kiedy przedsiębiorca ma obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów?

Kiedy trzeba prowadzić kilometrówkę? Wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy w ich przypadku ewidencja eksploatacji pojazdu jest obowiązkowa. Przyjrzyjmy się więc bliżej temu, w jakiej sytuacji regularny rejestr przebiegu pojazdu okazuje się koniecznością.

Ewidencja przebiegu pojazdów jest stosowana głównie w przypadku samochodów osobowych i motocykli. Zaliczają się one do grupy pojazdów, które – zgodnie z ustawą o VAT – mogą zostać użyte zarówno w celach związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej, jak i celach prywatnych.

W zależności od tego, w jaki sposób użytkowany jest pojazd, przyjęte są różne kryteria odliczeń podatkowych. W momencie, w którym ten będzie wykorzystywany w celach mieszanych (czyli prywatnie oraz służbowo) istnieje możliwość odliczania jedynie części VAT. W przypadku, w którym pojazd służy wyłącznie celom gospodarczym – istnieje możliwość odliczenia 100%. W tej drugiej sytuacji jednak ustawa nakłada na właściciela środka transportu pewne obowiązki: m.in. zgłoszenie pojazdu na deklaracji VAT-26 oraz prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu (kilometrówki).

Z czego wynika obowiązek ewidencjonowania przebiegu pojazdów? Ewidencja przebiegu pojazdu musi być prowadzona w celu udowodnienia, że ten jest wyłącznie wykorzystywany do celów służbowych. Urząd Skarbowy ma prawo skontrolować kilometrówkę – sprawdzając, czy nie pojawiają się w niej niespójności, wskazujące na to, że pojazd był użytkowany również prywatnie, czyli w celach niezwiązanych z działalnością gospodarczą.

Czy ewidencja przebiegu prywatnych samochodów przedsiębiorcy jest konieczna?

Od 2019 nie ma konieczności prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów w przypadku samochodów przedsiębiorcy, używanych do celów prywatnych. W ich przypadku istnieje możliwość odliczenia do 20% wydatków – bez konieczności uzupełniania kilometrówki. Podobnie wygląda sytuacja z autami użytkowanymi w ramach działalności gospodarczej na zasadach najmu krótkoterminowego lub umowy użyczenia – w tym przypadku istnieje możliwość uznania 75% wydatków jako kosztów firmowych.

Zaoszczędź czas, uniknij chaosu i zyskaj pełną kontrolę nad pojazdami

Testuję Navifleet Manager

Ewidencja przebiegu samochodów w firmie – jakie koszty eksploatacji można odliczyć od podatku?

Prawidłowa ewidencja pojazdów w firmie pod kątem ich przebiegu wiąże się z możliwością odliczenia niektórych wydatków od podatku. O jakiej grupie kosztów mowa? Dotyczy to wszelkich wydatków związanych z eksploatacją pojazdów.

Odliczyć od podatku można wydatki m.in. na:

paliwo,
płyn do spryskiwaczy,
niezbędne naprawy,
serwisy,
opłaty za przejazd autostradami.

Jakich wydatków nie można z kolei uznać za koszty eksploatacji samochodu, a w konsekwencji odliczyć ich od podatku? Takim kosztem eksploatacyjnym nie będzie m.in. wydatek na zmodyfikowanie bądź udoskonalenie pojazdu – np. zamontowanie instalacji gazowej.

Co musi zawierać ewidencja przebiegu pojazdów dla celów VAT?

Jak prowadzić ewidencję przebiegu pojazdów dla celów VAT w prawidłowy sposób? Podstawowym aspektem, o który należy zadbać, jest dopilnowanie tego, by znalazły się w niej wszystkie wskazane w przepisach informacje. Jakie dane powinna obejmować ewidencja przebiegu pojazdu VAT?

Z przepisów ustawy o VAT wynika, że ewidencja przebiegu pojazdów powinna zawierać:

numer rejestracyjny pojazdu samochodowego;
dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji;
stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji,
na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji;
wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący:

- kolejny numer wpisu,

- datę i cel wyjazdu,

- opis trasy (skąd – dokąd),

- liczbę przejechanych kilometrów,

- imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem,

- liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Ewidencja przebiegu pojazdu: jak wypełnić kilometrówkę, gdy auto udostępniono osobie spoza firmy?

Jeżeli pojazd zostanie udostępniony komuś, kto nie jest pracownikiem podatnika, odpowiedni wpis powinien zostać sporządzony przez osobę, która użycza pojazdu. W takiej sytuacji wpis obejmuje:

kolejny numer wpisu,
datę i cel udostępnienia pojazdu,
stan licznika na dzień udostępnienia pojazdu,
liczbę przejechanych kilometrów,
stan licznika na dzień zwrotu pojazdu,
imię i nazwisko osoby, której został udostępniony pojazd.

Jak powinna wyglądać ewidencja przebiegu pojazdu służbowego? Formy prowadzenia kilometrówki

Jak prowadzić kilometrówkę zgodnie z przepisami? Ustawa nie określa, w jakiej formie należy prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. Z punktu widzenia prawa – istotne jest to, aby zawierała jedynie wszystkie wymagane elementy, które wymieniliśmy powyżej. Ewidencja pojazdów w firmie może być prowadzona zarówno elektronicznie, jak i „tradycyjnie” – czyli na papierze.

Prowadzenie kilometrówki dla celów VAT w formie papierowej trudno jednak uznać za optymalne – zwłaszcza, jeżeli firma dysponuje całą flotą pojazdów. W takim przypadku łatwo o pomyłki albo zagubienie istotnych informacji, a tworzenie ewidencji staje się zajęciem wyjątkowo czasochłonnym. Tworzenie plików albo arkuszy elektronicznych jest już opcją lepszą, wciąż jednak nie idealną. Ewidencja wykorzystania pojazdu może być znacznie sprawniej prowadzona, gdy przedsiębiorstwo zapewni sobie wsparcie w postaci profesjonalnego programu do zarządzania flotą.

Jednym z tego typu rozwiązań jest innowacyjny system Navifleet, dzięki któremu firma może m.in. mieć zawsze uporządkowany terminarz we flocie i wszystkie dokumenty zgromadzone w jednym miejscu. Tworzenie ewidencji pojazdów przebiega w nim niemalże automatycznie: odpowiednie informacje są na bieżąco zapisywane przez system w raportach. Pozwala to na zaoszczędzenie czasu, szybkie wyszukiwanie informacji i zmniejszenie ryzyka pomyłki. System zarządzania flotą pojazdów Navifleet jest więc skutecznym sposobem na optymalizację procesu ewidencji przebiegu pojazdów służbowych w firmie.

Ewidencja przebiegu pojazdu – jak ją prawidłowo wypełnić?

Jak wypełnić ewidencję przebiegu pojazdu? Informacje na temat celu podróży, opisu trasy oraz liczby przejechanych kilometrów, mają poświadczać, że samochód wykorzystywany jest do działalności gospodarczej. Dlatego ewidencja pojazdu służbowego powinna zawierać szczegółowo opisany cel wyjazdu – by istniała możliwość udowodnienia, że trasa została pokonana w celach służbowych. Zbyt lakoniczne opisy – np. „zaopatrzenie”, „wyjazd służbowy” – mogą zostać zakwestionowane. Za przykładowe wzory poprawnych zapisów przy prowadzeniu ewidencji pojazdu można przyjąć m.in. „odbiór zaopatrzenia z hurtowni X” czy „spotkanie biznesowe z klientem Y”.

Zastanawiając się, jak wypełnić kilometrówkę, należy zwrócić uwagę na to, że błędem jest także określanie trasy zbyt ogólnie – np. opis „przejazd z miejscowości A do miejscowości B”. Bezpieczna opcja to podanie dokładnego adresu. Jego brak sprawia, że ewidencja kilometrów staje się znacznie utrudniona. Nie ma bowiem możliwości dokładnego oszacowania liczby kilometrów, jakie powinny zostać pokonane podczas trasy. Tym samym – nie można jednoznacznie stwierdzić, czy samochód w międzyczasie nie był wykorzystywany w celach prywatnych.

Reasumując: jak powinna zostać wypełniona ewidencja przebiegu pojazdu służbowego? Szczegółowo i precyzyjnie – rozpisanie detali pozwoli zapobiec późniejszym trudnościom z udowodnieniem, że z pojazdu korzystano wyłącznie w celach związanych z działalnością gospodarczą.

Co zrobić w sytuacji, w której w ewidencji pojazdów pojawiają się luki?

Może się zdarzyć, że ewidencja pojazdu służbowego będzie zawierać braki – na przykład pracownicy zapomnieli ją uzupełnić. W takiej sytuacji, aby uniknąć problemów ze strony Urzędu Skarbowego, w miesiącu, w którym ewidencja kosztów eksploatacji pojazdu nie była prowadzona poprawnie, należy odliczyć od podatku jedynie 50% kosztów.

Zmiana stawek za kilometr przebiegu w 2023 roku – o czym powinni wiedzieć pracodawcy i pracownicy?

W dniu 2 stycznia 2023 r. zostało opublikowane w Dzienniku Ustaw (poz. 5) rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 22 grudnia 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Jest to zmiana rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. poz. 271, z późn. zm.). Główną zmianą jest korekcja stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu.

Rozporządzenie weszło w życie 17 stycznia 2023 r. Nowe stawki za 1 km przebiegu pojazdu kształtują się następująco:‍

1. dla samochodu osobowego:

- o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,89 zł,

- o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 1,15 zł;

2. dla motocykla – 0,69 zł;

3. dla motoroweru – 0,42 zł.

Nie zmieniły się natomiast podmioty, których dotyczą ww. stawki za 1 km przebiegu. Na podstawie § 1 ww. rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r.:

1. Zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, zwanych dalej „pojazdami do celów służbowych”, następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych, na warunkach określonych w rozporządzeniu.

2. Zwrot kosztów używania przez pracownika pojazdu do celów służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika, określają przepisy w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.

Jakie obowiązują obecnie limity kilometrów na jazdy lokalne?

Warto również wspomnieć, że powyższe rozporządzenie reguluje limity kilometrów na jazdy lokalne. Konkretny limit nadal ustala pracodawca, jednak nie może on przekroczyć następujących wartości (w zależności od liczby mieszkańców w danym mieście lub gminie):

300 km – do 100 tys. mieszkańców,
500 km – ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
700 km – ponad 500 tys. mieszkańców.

Służbę leśną i inne służby ratownicze obejmują inne limity kilometrów.

Ewidencja eksploatacji pojazdu – podsumowanie

Czym jest ewidencja przebiegu pojazdu? To dokument księgowy, który prezentuje szczegółową historię przejazdów i jest niezbędny do odliczania pełnego podatku VAT. Dlatego warto o nią zadbać, aby zmniejszyć koszty związane z działalnością. Zapis przejazdów kierowców można wykonywać na różne sposoby. Dla urzędnika ważne jest, aby wszystkie przejazdy znalazły się w spisie, natomiast ewidencja eksploatacji pojazdu prowadzona w sposób elektroniczny (e-kilometrówka) – poprzez np. aplikację, jest niewątpliwie najwygodniejszym i najskuteczniejszym narzędziem.

Sprawdzonym rozwiązaniem, które optymalizuje zarządzanie flotą, w tym ewidencję kosztów eksploatacji pojazdów w firmie, jest intuicyjny system Navifleet. W celu zapoznania się z pełnią jego możliwości, zachęcamy do sprawdzenia zakładki prezentującej cennik usług i funkcjonalności. Ewidencja floty z Navifleet staje się wygodniejsza i efektywniejsza – pomagają w tym takie moduły jak m.in.:

Zachęcamy również do lektury innych przydatnych artykułów na naszym blogu, w tym np.:

‍