Jak wykonać audyt bezpieczeństwa floty?

Wiele firm użytkujących floty pojazdów dojrzewa w pewnym momencie do decyzji, aby ograniczyć liczbę kolizji i szkód w swojej flocie. Powody skłaniające do takiego kroku mogą być różne: może to być chęć obniżenia kosztów, poważny wypadek jednego z pracowników, negocjacje nowej polisy z towarzystwem ubezpieczeniowym, chęć zwiększenia aktywności w obszarze CSR lub inne kwestie. 

Jednak niezależnie od przyczyn firma w momencie podejmowania wspomnianej decyzji często ani nie wie, jaki jest aktualny poziom bezpieczeństwa w jej flocie, ani co można zrobić, aby ten poziom poprawić. W tej sytuacji warto skorzystać z usługi, jaką jest audyt bezpieczeństwa floty samochodowej.

Czym jest audyt bezpieczeństwa floty samochodowej i do czego może się on przydać fleet managerowi?

Audyt bezpieczeństwa floty to kompleksowa ocena stanu bezpieczeństwa we flocie pojazdów. Dzięki audytowi firma będąca jego odbiorcą uzyskuje następujące korzyści:

• informację, na ile stan bieżący odbiega od pożądanego w tych obszarach jej działania, które są skorelowane z poziomem szkodowości w jej flocie
• ocenę, które aspekty jej działalności wymagają korekty, aby udało się tą szkodowość obniżyć
• wskazówki, jakie działania należy podjąć, aby poprawić poziom bezpieczeństwa w jej flocie.

Audyt bezpieczeństwa każda firma teoretycznie może przeprowadzić sama, jednak z powodów, o których powiemy w dalszej części artykułu, lepiej aby zrealizował go zewnętrzny dostawca. Pamiętajmy jednak, że aby audytor był w stanie dobrze wykonać swoją pracę w naszej firmie, niezbędne jest nasze aktywne współdziałanie jako odbiorcy usługi.

Zakres merytoryczny audytu zawsze powinien być podobny, jednak forma jego przeprowadzenia może być różna. W zależności od specyfiki i potrzeb klienta, audyt może też być procesem mniej lub bardziej sformalizowanym. Gdy zamawiający to duża spółka, która planuje poddawać się audytowi w określonych odstępach czasu, uzasadnione jest prowadzenie go w wystandaryzowanej postaci, z liczbową oceną każdego z analizowanych obszarów i dokumentowaniem wykonanych kroków. Z kolei w niewielkim przedsiębiorstwie, które realizuje audyt po raz pierwszy, może on mieć formę bardziej konsultacyjną. Najlepiej przed rozpoczęciem audytu uzgodnić z jego wykonawcą taki sposób jego przeprowadzenia, aby znaleźć równowagę pomiędzy wysiłkiem poświęconym przez obie strony (i tym samym kosztami) a możliwymi do osiągnięcia korzyściami. Również rekomendacje formułowane przez wykonawcę audytu powinny być dostosowane do specyfiki ocenianej firmy. Np. przedsiębiorstwo użytkujące 10 samochodów zwykle nie potrzebuje procedur regulujących każdy aspekt funkcjonowania jego floty ani długoterminowej strategii bezpieczeństwa. Jednocześnie jednak takie procedury i strategia mogą mieć znaczenie dla spółki giełdowej z flotą kilkuset aut lub dla firmy, dla której eksploatacja pojazdów stanowi core business (np. kurierskiej czy spedycyjnej).

Audyt a inne działania mające na celu poprawę bezpieczeństwa we flocie samochodowej

Audyt bezpieczeństwa floty stanowi zaledwie jedno z całego wachlarza działań mogących służyć do poprawy bezpieczeństwa we flocie. Jest natomiast jednym z pierwszych, które warto podjąć (zaraz po uzyskaniu przez nas poparcia zarządu dla naszych działań). Dzięki audytowi będziemy bowiem w stanie trafniej zaplanować wszystkie nasze kolejne aktywności związane z fleet safety.

Jakie obszary powinien objąć audyt bezpieczeństwa floty samochodowej?

Dobrze przeprowadzony audyt powinien objąć wszystkie dziedziny działalności firmy, które mogą mieć związek z bezpieczeństwem we flocie. Dziedzin tych jest więcej, niż mogłoby się na pozór wydawać, bo też bezpieczeństwo jazdy jest zagadnieniem bardziej złożonym, niż na co dzień myślimy. W prezentowanej w niniejszym materiale wersji audyt obejmuje 12 obszarów działania firmy, na które z kolei składa się łącznie 40 podobszarów. W zależności od wykonawcy audytu, podział na obszary i podobszary może być inny, jednak zawsze powinien obejmować wszystkie kwestie, które bezpośrednio i pośrednio wpływają na szkodowość.

Podczas audytu każdy z obszarów i podobszarów poddaje się analizie, zestawiając aktualną sytuację w ocenianej firmie z teoretycznym stanem idealnym, do którego powinno się dążyć. 

Zakres zagadnień, które powinien objąć audyt bezpieczeństwa floty samochodowej, prezentujemy w tabeli. W dalszej części artykułu natomiast kolejno omawiamy, na jakie kwestie w każdym z obszarów i podobszarów powinno się zwrócić uwagę podczas audytu.

Zakres audytu bezpieczeństwa floty samochodowej

‍

Obszar 1: określenie aktualnego poziomu bezpieczeństwa floty

Podobszar 1. Określenie aktualnego poziomu bezpieczeństwa floty

Punktem startowym audytu powinno być określenie aktualnego poziomu szkodowości w badanej firmie i porównanie go z danymi z firm o podobnym profilu działania. Nie mówi to wszystkiego, ale daje wstępną informację, w jakim miejscu jesteśmy jako firma jeśli chodzi o poziom bezpieczeństwa we flocie i umożliwia nam późniejsze śledzenie naszych postępów.

Jako podstawowe wskaźniki bezpieczeństwa flotowego mogą na przykład posłużyć:

• liczba oraz koszty wypadków, kolizji i szkód parkingowych na 1 mln kilometrów przejechanych przez pojazdy w skali roku
• liczba i koszty wypadków, kolizji i szkód parkingowych w przeliczeniu na 1 pojazd
• liczba i koszty wypadków, kolizji i szkód parkingowych w przeliczeniu na 1 użytkownika.

Jeśli firma dotąd nie gromadziła statystyk związanych z wypadkami i kolizjami, zebranie danych może się okazać dość czasochłonne. Część niezbędnych informacji, w szczególności dane porównawcze z firm podobnych do naszej, zwykle da się pozyskać od ubezpieczyciela ubezpieczającego nasze pojazdy.

Obszar 2: Polityka Bezpieczeństwa Flotowego

Podobszar 2. Polityka Bezpieczeństwa Flotowego

Drugim z obszarów, które powinny zostać poddane analizie podczas audytu, są zagadnienia związane z tzw. Polityką Bezpieczeństwa Flotowego (Fleet Safety Policy). Polityka Bezpieczeństwa Flotowego to zbiór zasad regulujący w firmie sposób korzystania z pojazdów służbowych w dziedzinach, które wpływają na bezpieczeństwo.

Pierwszą kwestią sprawdzaną w tej dziedzinie podczas audytu jest to, czy Polityka Bezpieczeństwa Flotowego w firmie w ogóle istnieje, a drugą – jaka jest jest forma. Optymalnym stanem jest w tym przypadku sytuacja, w której Polityka funkcjonuje jako dokument opatrzony podpisem członka zarządu. Pisemna forma i autoryzacja kierownictwa firmy nadają Polityce odpowiedni ciężar gatunkowy i umożliwiają późniejsze egzekwowanie od pracowników określonych zachowań.

Polityka Bezpieczeństwa Floty może być oddzielnym dokumentem lub stanowić część Polityki Flotowej (lub jej odpowiednika funkcjonującego pod inną nazwą, np. Car Policy, Regulamin korzystania z pojazdów służbowych itp.). Podczas audytu sprawdza się także jej zawartość. Powinna ona szczegółowo określać między innymi takie kwestie jak:

• zasady bezpiecznego korzystania z pojazdów (np. obowiązek zapinania pasów bezpieczeństwa, bezpieczne przewożenie bagażu lub ładunku, korzystanie z telefonu podczas jazdy)
• zasady bezpiecznej jazdy obowiązujące w firmie (patrz podobszar 37)
• kryteria wyboru pojazdów do floty pod kątem bezpieczeństwa czynnego i biernego
• zasady wykorzystania monitoringu GPS zainstalowanego w pojazdach (jeśli firma korzysta z takiego rozwiązania)
• zasady analizy danych statystycznych na temat szkodowości w firmie
• listę osób odpowiedzialnych w firmie za bezpieczeństwo flotowe oraz ich obowiązki.

Podczas audytu weryfikuje się, czy w Polityce istnieją zasady i wytyczne tego rodzaju, a także ich formę i szczegółowość. W razie stwierdzenia braków lub niedociągnięć, wykonawca audytu powinien przedstawić propozycje ich uzupełnienia.

Obszar 3: zaangażowanie zarządu i zarządzanie bezpieczeństwem floty

Podobszar 3. Formalna odpowiedzialność zarządu i menedżerów

Podczas audytu sprawdza się, czy zarząd i wszystkie niższe szczeble hierarchii menedżerskiej w firmie posiadają formalną, pisemnie udokumentowaną odpowiedzialność i KPI do osiągnięcia związane z bezpieczeństwem floty. 

Wskaźniki związane z bezpieczeństwem floty powinny być jednym z formalnych kryteriów oceny pracy menedżerów w firmie. Takie namacalne, konkretnie zdefiniowane cele są zwykle bowiem niezbędne, aby standardy bezpieczeństwa traktowano jako coś istotnego i aby faktycznie były one przestrzegane. Z kolei brak formalnej odpowiedzialności i konsekwencji finansowych zwykle skutkuje tym, że zasady bezpiecznej jazdy pozostają w dużej mierze zbiorem pobożnych życzeń. 

Podobszar 4. Budżet na bezpieczeństwo flotowe

Kolejną kwestią weryfikowaną w trakcie audytu jest to, czy bezpieczeństwo flotowe posiada w firmie osobny, dedykowany budżet. Ponadto, budżet ten powinien być wystarczający, aby dało się zrealizować zaplanowane przez firmę cele związane z bezpieczeństwem floty.

Podobszar 5. Organizacja pracy w firmie

Audytor powinien również sprawdzić, czy w firmie nie występuje sprzeczność pomiędzy celami stawianymi pracownikom a przestrzeganiem przez nich reguł bezpiecznej jazdy. Jeśli pracownicy, aby zrealizować narzucone im targety, muszą poruszać się z niebezpiecznymi prędkościami albo łamać inne zasady bezpieczeństwa, jest to sytuacja sprzyjająca na dłuższą metę wypadkom. Przykładem takiej niebezpiecznej sprzeczności celów może być np. przedsiębiorstwo autobusowe, w którym rozkład jazdy jest tak skonstruowany, że kierowcy są zmuszeni do łamania ograniczeń prędkości, aby zmieścić się w założonych czasach przejazdu.

Jest to trudne do analizy zagadnienie, wymagające dobrej woli i chęci współpracy ze strony zarządu audytowanej firmy. Naginanie zasad bezpieczeństwa w celu osiągnięcia jak najlepszego wyniku jest bowiem zjawiskiem równie powszechnym, co potencjalnie drażliwym i trudnym do zwalczenia w każdej organizacji nastawionej na generowanie zysku. W praktyce audytor często jest tu zmuszony ograniczyć się do przedstawienia ogólnych rekomendacji, bo nie udaje mu się uzyskać od ocenianej firmy wiarygodnych informacji na temat rzeczywistego stanu rzeczy.

Podobszar 6. Aktywny nadzór zarządu 

Jak wspomnieliśmy, firmy są organizacjami nastawionymi na zysk i w związku z tym zawsze będzie występowało w nich naturalne dążenie do naginania zasad bezpieczeństwa w imię maksymalizacji wyniku finansowego. Jedynym ciałem zdolnym do wymuszenia, aby tak się nie działo, jest w praktyce zarząd firmy. Między innymi dlatego aktywny i ciągły nadzór zarządu nad przestrzeganiem zasad bezpiecznej jazdy we flocie jest niezbędny. Podczas audytu ocenia się, czy taki nadzór faktycznie ma miejsce i w czym się on manifestuje.

Podobszar 7. Dedykowane zasoby ludzkie

Projekt poprawy bezpieczeństwa we flocie, jak każdy projekt, nie obędzie się bez osób, które go zrealizują. Dlatego podczas audytu sprawdza się, jakie zasoby ludzkie firma przeznaczyła do wykonywania zadań związanych z fleet safety: ile osób jest zaangażowanych w to zagadnienie i na jakim szczeblu organizacji się one znajdują.

Jako wariant minimum należy przyjąć stan, w którym w firmie istnieje dedykowana osoba, do której formalnych obowiązków służbowych należy dbanie o bezpieczeństwo we flocie. Natomiast w firmach będących liderami w dziedzinie bezpieczeństwa ruchu drogowego często funkcjonują kilku-kilkunastoosobowe grupy robocze, których zadaniem jest dbanie o niski poziom szkodowości (patrz Podobszar 9).

Podobszar 8. Strategia poprawy bezpieczeństwa 

Podczas audytu weryfikuje się również, czy firma posiada długoterminową strategię związaną z poprawą i utrzymaniem bezpieczeństwa we flocie. Strategia taka powinna być określona na piśmie i zaakceptowana przez zarząd. Powinny w niej zostać określone cele długoterminowe, plan ich realizacji, założenia budżetowe, ocena dostępnych działań w kontekście koszt/efekt, obszary ryzyka, a także osoby i działy odpowiedzialne za realizację poszczególnych działań.

Nie w każdej firmie tworzenie pisemnej strategii będzie jednak racjonalne. Audytor powinien być w stanie zarekomendować odbiorcy audytu optymalne rozwiązanie.

Obszar 4: komunikacja wewnętrzna w firmie w dziedzinie bezpieczeństwa floty

Podobszar 9. Grupa robocza do spraw bezpieczeństwa floty

Tak jak wspomnieliśmy wyżej, dobrą praktyką jest, aby w firmie była wyznaczona konkretna osoba lub grupa osób, których zadaniem jest nadzór nad bezpieczeństwem we flocie i planowanie działań z tym związanych. Grupa ta może mieć różny skład i wielkość w zależności od skali i profilu firmy. W dużej organizacji mogą do niej na przykład należeć fleet manager, dedykowany członek zarządu, przedstawiciele pracowników, dyrektor działu administracji, przedstawiciele działów HR i BHP i często także dyrektor działu sprzedaży (bo zwykle służbowo podlega mu większość użytkowników pojazdów służbowych). Komitet ten m.in. analizuje dane o szkodowości, wspólnie analizuje wypadki i kolizje i formułuje na tej podstawie propozycje usprawnień na przyszłość. 

Podczas audytu sprawdza się, czy w firmie istnieje taka grupa robocza (lub, w mniejszej organizacji, dedykowana osoba), jakie są zasady jej działania, prerogatywy i faktyczna historia podjętych przez nią działań.

Podobszar 10. Komunikacja firma-pracownicy

W trakcie audytu weryfikuje się również, czy firma aktywnie komunikuje się z pracownikami w kwestiach związanych z bezpieczeństwem flotowym i jakie formy przybiera ta komunikacja. Można wyróżnić zwłaszcza dwie formy komunikacji, których należałoby się spodziewać w optymalnych okolicznościach:

• Dystrybuowanie przez firmę wśród pracowników bieżących informacji o stanie bezpieczeństwa we flocie. Jest to istotne między innymi dlatego, że dzięki temu firma angażuje pracowników w sprawy związane z bezpieczeństwem i demonstruje swoje zaangażowanie w tą tematykę.
• Działania edukacyjne: rozsyłanie wśród personelu newsletterów, porad, podręczników, wskazówek na temat bezpiecznej jazdy, itp.

‍Podobszar 11. Komunikacja pracownicy-firma

Audytor powinien również sprawdzić, czy komunikacja na linii firma-pracownicy działa także w drugą stronę, tj. czy kierowcy pojazdów służbowych także mają prawo głosu w sprawach związanych z bezpieczeństwem jazdy. Idealną pożądaną sytuacją jest tutaj, aby firma zbierała od pracowników ich sugestie w dziedzinie bezpieczeństwa we flocie i brała je pod uwagę w planowaniu swoich działań jako głos opiniodawczy.

Kwestia ta jest o tyle ważna, że aktywne zaangażowanie pracowników w projekt poprawy bezpieczeństwa jest jednym z fundamentów tzw. kultury bezpieczeństwa. 

Podobszar 12. Cykliczne spotkania z kierowcami

Kolejną z dziedzin w obszarze komunikacji ocenianą podczas audytu jest organizowanie przez firmę cyklicznych spotkań z pracownikami na tematy związane z bezpieczeństwem jazdy. Chodzi tutaj o to, aby przełożeni i pracownicy dysponowali forum, na którym będą mogli komunikować się w kwestiach związanych z bezpieczeństwem. Podczas takich spotkań np. przekazywane mogą być nowinki w przepisach ruchu drogowego, przedstawiana może być analiza niedawnych kolizji i wypadków we flocie czy aktualne wyniki grywalizacji w aplikacji telematycznej, prowadzone mogą być też warsztaty na tematy związane z jazdą samochodem. Zadaniem audytu jest w tym przypadku zweryfikować, czy takie spotkania mają miejsce, a także jaka jest ich częstotliwość i forma.

Obszar 5: prowadzenie dochodzeń po wypadkach i kolizjach

Podobszar 13. Analiza wypadków we flocie samochodowej

W przypadku tego zagadnienia audytor sprawdza, czy wszystkie wypadki i kolizje, do których dochodzi we flocie, są przez firmę odpowiednio dokumentowane i czy w każdym przypadku podejmuje się próbę zrozumienia ich przyczyn. Audytor ocenia także format zbieranych danych, sposób i miejsce ich gromadzenia oraz sposób dystrybucji raportów powypadkowych w firmie.

Gromadzenie i analizowanie danych na temat wypadków umożliwia statystyczne spojrzenie na problem szkodowości w naszej flocie i wyszukanie powtarzających się przyczyn tego rodzaju zdarzeń. Z kolei identyfikacja przyczyn pozwala na zaplanowanie działań zaradczych, które pomogą zapobiegać podobnym zdarzeniom w przyszłości.

Podobszar 14. Wyciąganie wniosków z dochodzeń powypadkowych

Podczas audytu bezpieczeństwa powinno się również sprawdzić, czy na podstawie ww. dochodzeń powypadkowych zawsze formułowane są wnioski praktyczne i proponowane są działania zapobiegawcze na przyszłość, wraz z planem czasowym ich wdrożenia.

Podobszar 15. Wdrażanie wniosków z dochodzeń powypadkowych w praktyce

Audyt powinien również zweryfikować, czy zaplanowane w rezultacie analizy zdarzeń wypadkowych działania zapobiegawcze są faktycznie w firmie wdrażane.

Obszar 6: analiza danych na temat stanu bezpieczeństwa we flocie 

Podobszar 16. Baza danych o szkodowości we flocie

W firmie powinna funkcjonować aplikacja (baza danych), w której gromadzone są dane statystyczne o stanie bezpieczeństwa we flocie. Podczas audytu weryfikuje się, czy:

• w firmie istnieje rozwiązanie informatyczne służące do gromadzenia tego rodzaju danych 
• czy ww. aplikacja faktycznie jest wypełniana danymi, i jak często
• jakie dane są zbierane i czy ich format umożliwia prowadzenie analiz
• jak często dokonuje się analizy i interpretacji zgromadzonych danych.

Podobszar 17. Wskaźniki bezpieczeństwa floty

Lista gromadzonych danych na temat szkodowości w firmie powinna być określona na piśmie w Polityce Bezpieczeństwa Floty lub Polityce Flotowej. Danymi, które powinny być zbierane, są w tym przypadku na przykład liczba i koszt wypadków, kolizji oraz szkód parkingowych, liczba pojazdów oraz kilometraż przez nie przejechany. W idealnej sytuacji firma powinna również monitorować tzw. wskaźniki proaktywne: liczbę osób które przeszły kurs bezpiecznej jazdy, liczbę pojazdów z zainstalowanym monitoringiem GPS, liczbę osób które wzięły udział w szkoleniach z pierwszej pomocy, itp. Wszystkie te kwestie są analizowane podczas audytu.

Podobszar 18. Wnioski z analizy szkodowości we flocie

Podczas audytu bezpieczeństwa floty ocenia się również, czy z analizy zebranych danych wyciągane są praktyczne konkluzje. W firmie powinien bowiem istnieć mechanizm ciągłego doskonalenia w dziedzinie bezpieczeństwa floty, opierający się między innymi na wnioskach ze zbieranych danych statystycznych na temat szkodowości.

Podobszar 19. Benchmarking szkodowości we flocie

Audyt bezpieczeństwa floty powinien również zweryfikować, czy w firmie porównuje się uzyskane wskaźniki bezpieczeństwa floty z benchmarkami branżowymi, krajowymi i innymi. Często firmie bowiem trudno samodzielnie ocenić, czy skala szkodowości, którą obserwuje ona w swojej flocie, stanowi podstawę do niepokoju. Porównanie z wynikami osiąganymi przez firmy podobne do naszej pozwoli nam lepiej zorientować się, gdzie jesteśmy jeśli chodzi o bezpieczeństwo. Dane porównawcze można próbować pozyskać np. od ubezpieczyciela, z oddziałów naszej firmy w innych krajach (jeśli jesteśmy oddziałem międzynarodowej korporacji), lub od niektórych firm dostarczających oprogramowanie do zarządzania flotą samochodową.

Jako podstawowy benchmark mogą też posłużyć dane na temat stanu bezpieczeństwa ruchu drogowego (BRD) dla całej Polski. Np. dane za 2019 r. (najnowsze dostępne) wyglądają następująco:

Obszar 7: rozwiązania techniczne

Podobszar 20. Telematyka flotowa

Kolejną dziedziną poddawaną ocenie podczas audytu bezpieczeństwa floty są ewentualne dodatkowe rozwiązania techniczne zainstalowane przez firmę w pojazdach w celu obniżenia ryzyka wypadków. Najistotniejszym rozwiązaniem tego rodzaju jest telematyka (monitoring GPS) z funkcją oceny stylu jazdy kierowców pod względem bezpieczeństwa i ekonomii jazdy. Podczas audytu ocenia się:

• czy firma w ogóle korzysta z telematyki
• jaka jest funkcjonalność wykorzystywanego rozwiązania
• czy dane gromadzone dzięki telematyce są w praktyce wykorzystywane do motywowania i dyscyplinowania kierowców, a jeśli tak, to w jaki sposób.

Podobszar 21. Inne rozwiązania

Podczas audytu sprawdza się także, czy oceniana firma zainstalowała w pojazdach inne rozwiązania techniczne mające na celu poprawę bezpieczeństwa jazdy. Do najczęściej spotykanych należą blokady alkoholowe oraz kamery monitorujące sytuację na drodze i/lub zachowanie kierowcy.

Obszar 8: analiza stylu jazdy kierowców

Podobszar 22. System nagród i kar dla kierowców

Zarówno dobra, jak i zła jazda samochodem w wykonaniu pracownika powinny być zauważane przez pracodawcę. Firma powinna z jednej strony publicznie doceniać bezpieczną i ekonomiczną jazdę wśród swoich pracowników, a z drugiej – dyscyplinować osoby, którzy jeżdżą niezgodnie z tymi zasadami. Podczas audytu bezpieczeństwa sprawdza się więc, czy w firmie istnieje system nagród i kar służący do motywowania pracowników do pożądanych zachowań za kierownicą, i jak on wygląda. Jednym z najczęściej stosowanych i najskuteczniejszych rozwiązań motywacyjnych jest w tej dziedzinie grywalizacja oparta o dane z aplikacji telematycznej (oczywiście warunkiem jest tutaj korzystanie przez firmę z telematyki). 

Podobszar 23. Feedback od przełożonych

Drugą kwestią weryfikowaną przez audytora w obszarze stylu jazdy kierowców jest to, czy pracownicy otrzymują od przełożonych informację zwrotną na temat swojej jazdy samochodem. Taka informacja zwrotna powinna, w idealnych okolicznościach, stanowić formalną część systemu oceny pracowników (oceny roczne, kwartalne, itp.). Poruszanie tego tematu przez menedżerów pomaga egzekwować od kierowców pożądane zachowania. Wzmacnia także poczucie, że bezpieczeństwo jazdy jest zagadnieniem istotnym dla firmy – przyczynia się więc do budowania tak zwanej kultury bezpieczeństwa.

Obszar 9: rekrutacja kierowców

Podobszar 24. Historia kierowcy

Podczas audytu powinno się sprawdzić, czy w trakcie rekrutowania pracowników na stanowiska wymagające prowadzenia pojazdu bierze się pod uwagę kwestie związane z bezpieczeństwem jazdy. W firmie dbającej o bezpieczeństwo floty częścią procesu rekrutacji nowego pracownika powinna być weryfikacja jego historii jako kierowcy. Pozyskiwane informacje powinny objąć np. liczbę i rodzaj kolizji w których uczestniczyła dana osoba, jej doświadczenie za kierownicą, stan konta punktowego, a także posiadane uprawnienia. Pozwala to odsiać na etapie rekrutacji część osób niespełniających wymagań i demonstruje nacisk, jaki firma kładzie na bezpieczeństwo jazdy.

Podobszar 25. Weryfikacja uprawnień

Podczas audytu sprawdza się także, czy firma, przed przekazaniem pojazdu służbowego (lub przed zatrudnieniem danej osoby), weryfikuje czy kierowca spełnia wymagane przepisami wymogi do prowadzenia danego typu pojazdu. Sprawdza się również, czy taka weryfikacja uprawnień jest później powtarzana, i jak często. Chodzi tutaj np. o posiadanie prawa jazdy danej kategorii, posiadanie zaświadczenia ADR, czy stosowanie zapisanej w dokumencie prawa jazdy ewentualnej korekcji wady wzroku.

Podobszar 26. Jazda testowa

Podczas rekrutacji na stanowiska wymagające częstej jazdy samochodem służbowym firmy mogą też weryfikować umiejętności kandydatów poprzez jazdy testowe. Podczas audytu sprawdza się, czy takie jazdy są prowadzone i jaka jest ich forma.

Podobszar 27. Wprowadzające szkolenia z bezpiecznej jazdy dla nowych pracowników

Audyt bezpieczeństwa floty ma też za zadanie ocenić, czy firma posiada program szkoleń wprowadzających dla nowych użytkowników pojazdów służbowych i jaka jest jego zawartość. 

Obszar 10: szkolenia i edukacja użytkowników pojazdów służbowych

Podobszar 28. Szkolenia z bezpiecznej jazdy – analiza potrzeb floty

Podczas audytu sprawdza się:

• czy firma cyklicznie (min. corocznie) analizuje potrzeby szkoleniowe i edukacyjne pracowników w zakresie bezpiecznej jazdy
• czy podczas planowania programu szkoleń uwzględnia się kwestie, które zostały wcześniej w firmie zidentyfikowane jako przyczyny wypadków i kolizji.

Podobszar 29. Szkolenia z bezpiecznej jazdy i edukacja kierowców – realizacja

Audyt powinien również zweryfikować, czy szkolenia i działania edukacyjne faktycznie są realizowane, jaki jest ich program i jaki odsetek pracowników one obejmują. 

Po pierwsze, firma powinna posiadać program szkoleń z bezpiecznej jazdy dla pracowników. Duże, kompleksowe szkolenia powinny być w niej realizowane nie rzadziej, niż raz na trzy lata.

Po drugie, program szkoleń i edukacji powinien być zróżnicowany – tak, aby trafić z nim do jak największej liczby osób. Działania edukacyjne powinny też być możliwie częste, aby nie doszło do zatarcia się wiedzy i umiejętności pracowników.

Po trzecie, w idealnych okolicznościach do szkoleń powinni mieć dostęp wszyscy użytkownicy pojazdów służbowych.

Podobszar 30. Jazda defensywna

Zgodnie z najnowszą wiedzą, szkolenia i edukacja kierowców powinny skupiać się przede wszystkim na tzw. jeździe defensywnej. Jazda defensywna to zbiór technik, których celem jest przewidywanie i zapobieganie niebezpiecznym sytuacjom drogowym. Składają się na nią m.in. odpowiednia obserwacja drogi, dbanie o odpowiednio duży odstęp od poprzedzającego pojazdu, świadomy dobór prędkości, przestrzeganie przepisów i inne kwestie. Podczas audytu ocenia się, czy realizowane szkolenia faktycznie są oparte na tego rodzaju założeniach.

Podobszar 31. Jazda ekonomiczna

Jazda ekonomiczna (ecodriving, ekojazda) pozornie ma związek jedynie z zużyciem paliwa. Praktyka pokazuje jednak, że w firmach w których udało się nakłonić pracowników do stosowania zasad ecodrivingu, spada również szkodowość. Dlatego podczas audytu sprawdza się, czy firma prowadzi działania edukacyjne wśród pracowników mające na celu wpojenie im zasad ekojazdy. Obecnie najczęściej działania te realizowane są w formie komunikatów edukacyjnych wysyłanych przez aplikację telematyczną. Możliwe jest jednak także organizowanie dedykowanych szkoleń teoretycznych i praktycznych z ecodrivingu.

‍Podobszar 32. Ewaluacja szkoleń z bezpiecznej jazdy 

Ostatnią w tym obszarze kwestią weryfikowaną podczas audytu jest to, czy firma dokonuje ewaluacji prowadzonych przez siebie działań edukacyjnych. Pracodawca powinien każdorazowo oceniać, czy inwestycja w szkolenie była opłacalna, i na tej podstawie decydować o kontynuacji takich działań w przyszłości, ich modyfikacji lub rezygnacji z nich.

Obszar 11: bezpieczne pojazdy

Bezpieczeństwo jazdy samochodem nie zależy wyłącznie od zachowań kierowców. Rolę do odegrania mają tutaj także odpowiednio bezpieczne pojazdy. Dlatego kwestia ta również jest poddawana ocenie podczas audytu bezpieczeństwa floty.

Podobszar 33. Bezpieczeństwo pojazdów – wytyczne

Po pierwsze podczas audytu ocenia się, czy firma posiada w Polityce Bezpieczeństwa Flotowego (lub analogicznym dokumencie) pisemne kryteria doboru pojazdów do floty firmowej związane z bezpieczeństwem. Przykładem takiego wymogu może być warunek, aby każdy pojazd był wyposażony np. w określoną liczbę poduszek powietrznych lub aby legitymował się odpowiednią liczbą gwiazdek w testach EuroNCAP.

Podobszar 34. Konsultacje z pracownikami

Po drugie (w obszarze bezpiecznych pojazdów) audytor ocenia, czy firma konsultuje się z pracownikami w sprawie wyboru pojazdów do floty w kontekście bezpieczeństwa tych ostatnich. W idealnej sytuacji pracodawca powinien zbierać od pracowników tego rodzaju sugestie zarówno przed zakupem pojazdów, jak też już w trakcie ich użytkowania. Pracownicy korzystają bowiem z pojazdów na co dzień i są w stanie dostarczyć pracodawcy informacje na temat ich codziennej eksploatacji, które w przeciwnym wypadku nie byłyby dostępne. Oczywiście nie oznacza to, że pracodawca musi wszystkie te sugestie wprowadzić w życie.

Podobszar 35. Monitorowanie stanu technicznego pojazdów

Podczas audytu sprawdza się też, czy firma posiada harmonogram cyklicznych przeglądów stanu technicznego pojazdów, i czy jest on realizowany w praktyce. W niektórych przypadkach przeglądy gwarancyjne i obowiązkowe badania techniczne mogą się bowiem okazać niewystarczające.

Podobszar 36. Inspekcje pojazdów

Ostatnią kwestią związaną z bezpieczeństwem pojazdów, która jest weryfikowana podczas audytu jest to, czy pracownicy zostali przez firmę zobowiązani do prowadzenia samodzielnych inspekcji stanu użytkowanych przez nich pojazdów. Powinni oni też cyklicznie raportować wyniki tych inspekcji. Inspekcje powinny obejmować łatwe do weryfikacji lecz istotne kwestie takie jak np. sprawność oświetlenia i stan ogumienia pojazdu.

Obszar 12: zasady korzystania z pojazdów służbowych i inne

Podobszar 37. Zasady bezpiecznej jazdy samochodem

Podczas audytu bezpieczeństwa floty powinno się także sprawdzić, czy Polityka Bezpieczeństwa Floty zawiera zbiór zasad bezpiecznej jazdy, których przestrzegania firma wymaga od pracowników. Takie pisemnie sformułowane zasady, nawet jeśli większość kierowców je lekceważy, definiują, co w firmie jest normą i umożliwiają egzekwowanie od nich określonych zachowań. Sformułowanie tych zasad na piśmie może też mieć znaczenie w razie ewentualnego sporu pracodawcy z pracownikiem i narażenia firmy na odpowiedzialność odszkodowawczą, gdy pracownik uczestniczył w wypadku drogowym.

Podczas audytu sprawdza się też, czy Polityka zawiera wytyczne dotyczące czynności, które są obowiązkowe, zalecane lub zabronione w pojazdach służbowych, takich jak:

• zalecany ubiór i obuwie do jazdy
• palenie, jedzenie i picie w pojazdach
• bezpieczna prędkość
• prawidłowy odstęp od poprzedzającego pojazdu
• maksymalny zalecany czas za kierownicą podczas jednego dnia, zalecana częstotliwość przerw na odpoczynek itp.
• korzystanie podczas jazdy z urządzeń odwracających uwagę (patrz następny podobszar).

Podobszar 38. Korzystanie z telefonu podczas jazdy

Zgodnie z aktualną wiedzą na temat bezpieczeństwa jazdy samochodem, każda forma używania telefonu podczas jazdy (także z zestawem głośnomówiącym) bardzo negatywnie przekłada się na sprawność psychofizyczną kierowcy. W związku z tym, jeśli to tylko możliwe, firma powinna całkowicie zakazać pracownikom korzystania z telefonu i innych urządzeń odwracających uwagę podczas prowadzenia pojazdu. Podczas audytu bezpieczeństwa sprawdza się wewnętrzne regulacje firmy w tym zakresie i sposób ich egzekwowania w praktyce.

Podobszar 39. Sprawność psychofizyczna kierowców

Podczas audytu sprawdza się także, czy firma dysponuje wytycznymi pomagającymi jej radzić sobie z zagrożeniami wynikającymi z ograniczeń psychofizycznych kierowców. Do kwestii psychofizycznych mających wpływ na bezpieczeństwo jazdy należą na przykład zmęczenie, stres, trzeźwość, stan zdrowia czy używanie medykamentów wpływających na zdolność do kierowania. Podczas audytu weryfikuje się, czy wytyczne w firmie w tym zakresie istnieją, czy zostały sformułowane na piśmie i jak są realizowane w praktyce.

Podobszar 40. Planowanie tras przejazdów

Ostatnią kwestią weryfikowaną przez audytora podczas audytu jest to, czy firma posiada mechanizm planowania tras przejazdów, uwzględniający zasady bezpiecznej jazdy. W niektórych firmach stosuje się do tego celu aplikacje o odpowiedniej funkcjonalności. W pozostałych alternatywą jest stosowanie wytycznych dla kierowców takich jak:

• bezpieczeństwo trasy pod względem ryzyka wypadku, bezpieczeństwa ładunku, bezpieczeństwa osobistego pracownika
• unikanie jazdy w nocy, w godzinach szczytu i w trudnych warunkach atmosferycznych
• korzystanie z alternatywnych środków transportu, gdy jest to bardziej ekonomiczne, generuje mniejszy ślad węglowy, lub jest bezpieczniejsze (np. podróż pociągiem zamiast podróży samochodem)
• unikanie podróży samochodem, gdy wystarczająca jest np. telekonferencja.

5 wskazówek, na co zwrócić uwagę, realizując audyt bezpieczeństwa floty 

Po pierwsze, najlepiej, aby audyt bezpieczeństwa floty przeprowadził zewnętrzny dostawca. Nikt nie powinien bowiem być sędzią we własnej sprawie, a zamówienie audytu u niezależnego wykonawcy ułatwia zachowanie obiektywizmu i świeżego spojrzenia. Po drugie, audytor dysponuje wiedzą i doświadczeniem, które pozwolą mu przeprowadzić audyt bardziej kompetentnie, niż firma mogłaby to zrobić sama. Audyty bezpieczeństwa najczęściej oferują towarzystwa ubezpieczeniowe i firmy zajmujące się zarządzaniem flotami samochodowymi.

Po drugie, w każdym przypadku wyniki audytu powinny przez wykonawcę zostać sformułowane na piśmie. Inaczej po upływie kilku miesięcy trudno będzie odwołać się do wyników audytu; nie będzie też możliwe dystrybuowanie jego wyników wśród wszystkich zainteresowanych lub np. przekazanie go firmie ubezpieczeniowej (jeśli nie ona była wykonawcą).

Po trzecie, realizacja audytu może wymagać udostępnienia jego wykonawcy poufnych informacji dotyczących organizacji pracy w firmie. Dlatego przed rozpoczęciem współpracy wskazane może być podpisanie z wykonawcą umowy NDA. 

Po czwarte, realizacja audytu będzie też wymagać aktywnej współpracy ze strony zarządu i pracowników firmy poddawanej ocenie. Osoby te będą musiały odpowiedzieć na pytania audytorów i przekazać im niezbędne dane. Powinniśmy na to przygotować wszystkie osoby w firmie, które dysponują wiedzą mogącą interesować audytora.

Po piąte wreszcie, jest bardzo ważne, aby audyt odbywał się w atmosferze konstruktywnego szukania obszarów do poprawy, a nie w atmosferze szukania winnych. Jeśli dopuścimy, aby stał się on tym drugim (o co nietrudno), gwarantujemy sobie tym samym bierny opór wszystkich zainteresowanych i – najprawdopodobniej – porażkę całego przedsięwzięcia. Wymaga to od zarządu firmy oraz fleet managera odpowiednio dojrzałego podejścia.

Audyt bezpieczeństwa - to warto zapamiętać

Audyt bezpieczeństwa floty samochodowej jest jednym z pierwszych kroków, jakie powinna podjąć firma chcąca obniżyć szkodowość w swojej flocie. Jest to usługa polegająca na kompleksowej ocenie stanu bezpieczeństwa w danej flocie pojazdów. Pozwala ona także zidentyfikować kwestie do poprawy w dziedzinach związanych z bezpieczeństwem i trafnie zaplanować działania prewencyjne. 

Najlepiej, aby wykonawcą audytu był zewnętrzny wykonawca – zapewni to całemu procesowi obiektywizm. Podczas audytu niezbędne są także otwarte nastawienie i współpraca zarówno ze strony zarządu audytowanej firmy, jak i jej fleet managera. Jeśli uda się spełnić te wymogi, audyt pozwala na zrobienie dużego kroku naprzód w procesie poprawy bezpieczeństwa w naszej flocie pojazdów.

‍

‍