Nowy dostawca systemu do zarządzania flotą - na co zwracać uwagę? Co z telematyką?

Najczęściej to nie jest tak, że wdraża się lub zmienia system zarządzania flotą dlatego, że menadżer floty tak postanowił. Decyzja ta zaczyna się i ma swoje podstawy w takich momentach, kiedy potrzebujesz analityki, potrzebujesz pokazać dane, wyciągnąć wnioski, uprościć przypomnienia, itd. Rozpoczynając proces nigdy nie jest tak, że ktoś po prostu mówi: “dziś sobie kupie program”. Nierzadko, przed samą decyzją jest to wydeptana, długa ścieżka do wewnętrznego działu IT z prośbą o pomoc i dostarczenie rozwiązań. Gdy już jednak podjęliśmy decyzję i rozpoczynamy poszukiwanie systemu warto skorzystać z doświadczeń innych i odpowiednio się przygotować.

Czy program w ogóle jest mi potrzebny?

Dla wielu firm, zwłaszcza tych mniejszych, zarządzanie flotą za pomocą arkuszy kalkulacyjnych np. Excel, może wydawać się wystarczające. Jednak w miarę rozrastania się floty, rośnie także liczba zadań administracyjnych i potrzeba lepszego monitorowania pojazdów, co czyni Excela niewystarczającym narzędziem. W takim przypadku profesjonalny program do zarządzania flotą może znacząco poprawić efektywność i przejrzystość operacji.

Od jakiej liczby pojazdów warto myśleć o programie?

Nie ma jednoznacznej odpowiedzi na to, od jakiej liczby pojazdów warto inwestować w profesjonalne oprogramowanie. Wiele firm decyduje się na to już przy posiadaniu 10 pojazdów, zwłaszcza jeśli zarządzanie flotą zaczyna wymagać więcej czasu i staje się bardziej skomplikowane. Profesjonalne programy oferują funkcje i raporty, które mogą znacząco ułatwić i usprawnić procesy zarządzania flotą.

Jak i gdzie wyszukać dostawcę oprogramowania?

Wybór odpowiedniego dostawcy oprogramowania do zarządzania flotą to kluczowy krok. Sposobów na ich znalezienie może być kilka:

1. Polecenia od osób z branży: rekomendacje od innych firm korzystających z takich systemów mogą być bardzo wartościowe. Pozwalają one na poznanie rzeczywistych doświadczeń użytkowników i ocenę, jak dany system sprawdza się w praktyce.
2. Wyszukiwarka internetowa: przeszukiwanie internetu to kolejny skuteczny sposób na znalezienie dostawców. Warto jednak czytać recenzje i opinie użytkowników, aby ocenić, które systemy cieszą się najlepszą reputacją.
3. Targi i eventy branżowe: udział w targach i konferencjach branżowych pozwala na bezpośrednie zapoznanie się z ofertą dostawców, porównanie różnych systemów oraz bezpośrednią rozmowę z przedstawicielami firm.

Jak się przygotować do rozmowy z dostawcą?

Przygotowanie do rozmowy z potencjalnym dostawcą oprogramowania jest kluczowe, aby dokonać właściwego wyboru oraz aby oferta, jaką otrzymamy spełniała nasze oczekiwania. Powinniśmy szczegółowo opisać naszą flotę. Dokładna wiedza na temat liczby i typu pojazdów, które posiadamy, jest podstawą. To pozwoli dostawcy lepiej zrozumieć nasze potrzeby i zaproponować odpowiednie rozwiązania.

Dostawcy najczęściej przedstawiają gotowe rozwiązania swoich programów. Przemyślmy, jakie funkcje w programie będą dla nas niezbędne i pytajmy czy dany dostawca ma je w swojej ofercie.

Mogą to być:

• Lista pojazdów i kierowców.
• Rejestracja polis ubezpieczeniowych.
• Lista szkód i zarządzanie naprawami.
• Protokoły zdawczo-odbiorcze.
• Zestawienia kosztów floty.
• Terminarz z powiadomieniami.
• Integracje z innymi dostawcami (np. paliwowymi) do łatwego importowania faktur.

Możemy zapytać również o dodatkowe usługi lub modyfikacje programu pod nasze potrzeby.

Dodatkową usługą może być mobilna aplikacja umożliwiająca kierowcom dostęp do informacji o pojazdach, raportowanie usterek, zarządzanie trasami oraz komunikację z menadżerem floty. Taka aplikacja obsługiwana przez użytkowników pojazdów z ich telefonów służbowych może znacząco usprawnić codzienne operacje i poprawić efektywność zarządzania flotą.

Jakie kwestie formalne są ważne?

Oprócz tematów związanych z funkcjonalnościami programu, należy zwrócić uwagę na kilka kluczowych kwestii formalnych. To bardzo ważne aby dobrze przeanalizować kwestie formalne, gdyż będą one miały kluczowy wpływ na koszty funkcjonowania floty.

• Okres umowy: z jakim okresem obowiązywania umowy mamy do czynienia? Czy jest to umowa na czas określony, czy bezterminowa z możliwością wypowiedzenia? To istotne z punktu widzenia długoterminowego planowania. Najczęściej spotykamy dwa modele: umowa na okres kilku lat, bądź umowa bezterminowa z miesięcznym okresem wypowiedzenia.
• Sposób instalacji oprogramowania: czy program dostawcy jest instalowany bezpośrednio na serwerze firmowym, czy działa w chmurze? Rozwiązania chmurowe oferują większą elastyczność, łatwiejszy dostęp z różnych miejsc i urządzeń, a także mniejsze wymagania sprzętowe po stronie firmy.
• Koszty wdrożenia: jakie są koszty związane z wdrożeniem oprogramowania? Czy obejmują one instalację, konfigurację oraz szkolenie pracowników? Nowoczesne systemy są intuicyjne w obsłudze i nie wymagają szkoleń, wdrożeń i warsztatów. Systemy te jednak są najczęściej bardzo rozbudowane i warto zwrócić uwagę na wsparcie dostawcy - czy mamy dostęp do zespołu, który nam pomoże?
• Opłata miesięczna: jaka jest miesięczna opłata za korzystanie z oprogramowania? Czy rozliczanie odbywa się od liczby pojazdów, czy są dostępne różne pakiety abonamentowe? Ważne jest, aby koszty były przejrzyste i dostosowane do wielkości floty oraz potrzeb firmy. Warto zwrócić tu również uwagę na elastyczność umowy i opłaty - czy przy zmianie liczby pojazdów można zmienić opłatę, szczególnie gdy zmniejsza nam się flota? Z reguły przy umowie terminowej jest to niemożliwe.
• Dodatkowe usługi: czy istnieją dodatkowe usługi, za które należy płacić? Mogą to być szkolenia prowadzone przez pracowników dostawcy, wsparcie techniczne, aktualizacje oprogramowania oraz integracje z innymi systemami używanymi w firmie.

Jak analizować koszty?

Przy podejmowaniu decyzji o wyborze systemu do zarządzania flotą, kluczowym aspektem są koszty. Należy je porównać, biorąc pod uwagę miesięczne wydatki. Taka analiza pomoże zrozumieć, jak nowe oprogramowanie wpłynie na budżet firmy w krótkim i długim okresie. Oferty mogą bardzo różnić się od siebie gdy przeanalizujesz je w krótkim i długim okresie - jak z analizą TCO (Total cost of ownership) - większy koszt na początku nie musi oznaczać większych kosztów w długim okresie, szczególnie gdy weźmiesz pod uwagę warunki umowy.

Decydując się na konkretny system, można kierować się ekonomią, czyli wyborem najtańszej opcji. Taki wybór może nie spełniać wszystkich naszych oczekiwań, ale jeśli jesteśmy skłonni do pewnych kompromisów, może to być odpowiednie rozwiązanie. Z drugiej strony, inwestycja w droższy system, który w pełni spełnia nasze wymagania, może przynieść lepsze rezultaty i większą satysfakcję. Ważne jest, aby uwzględnić budżet firmy i dostępne środki przeznaczone na ten cel.

Czy jest potrzebne wsparcie techniczne?

Relacje z dostawcą oprogramowania odgrywają równie istotną rolę, co sam produkt. Warto upewnić się, czy firma oferuje dedykowanego opiekuna, do którego można zwrócić się z każdym pytaniem. Stały kontakt z kompetentnym przedstawicielem dostawcy może znacznie ułatwić proces wdrożenia oraz codzienne korzystanie z systemu. Wybór systemu do zarządzania flotą, który będzie łatwy w obsłudze zarówno dla administratorów, jak i dla kierowców korzystających z aplikacji, jest kluczowym elementem budowania efektywnej i sprawnie funkcjonującej floty. Rozwijanie dobrych relacji z dostawcą od samego początku może znacząco ułatwić ten proces.

Czy warto testować systemy?

Zanim zdecydujemy się na zakup, warto zapytać o możliwość przetestowania programu w jego testowej, darmowej wersji. Często prezentacje dostawców pokazują, że obsługa programu jest prosta, ale rzeczywistość może okazać się inna. Samodzielne testowanie oprogramowania pozwala zweryfikować jego intuicyjność i funkcjonalność w praktyce. To kluczowy krok, który może pomóc uniknąć późniejszych problemów i niezadowolenia.

Ile systemów przetestować?

Zazwyczaj rekomenduje się porównanie minimum trzech dostawców, aby zapewnić sobie pełen obraz rynku oraz możliwość wyboru najlepszego rozwiązania dopasowanego do indywidualnych potrzeb i budżetu firmy. Przy wyborze dostawcy warto zwrócić uwagę nie tylko na funkcjonalności oprogramowania, ale także na jakość wsparcia wdrożeniowego, opiekę posprzedażową oraz cenę.

Czy od razu chcemy wdrażać telematykę?

Decyzja o wdrożeniu telematyki nie musi być podejmowana natychmiast. Wprowadzenie systemów GPS i telematycznych może być etapem, który wdrożymy później, gdy przekonamy się o korzyściach wynikających z samego programu do zarządzania flotą. Implementacja telematyki zwykle wymaga dodatkowego oprogramowania oraz sprzętu, co wiąże się z dodatkowymi kosztami. Ważne jest również, aby pamiętać, że wdrożenie telematyki wymaga wcześniejszej komunikacji z kierowcami oraz wprowadzenia odpowiednich zapisów w polityce flotowej przedsiębiorstwa. Kierowcy muszą być świadomi, że pojazdy będą monitorowane, co może wpływać na ich codzienną pracę.

Rozszerzenie programu o funkcje telematyczne zazwyczaj wymaga zakupu dodatkowych urządzeń oraz wdrożenia odpowiednich modułów w oprogramowaniu. Koszty telematyki mogą obejmować zarówno jednorazowe wydatki na zakup sprzętu, jak i stałe opłaty abonamentowe za korzystanie z zaawansowanych funkcji monitorowania.

Dostawcy oprogramowania oferują różne typy urządzeń telematycznych:

• Urządzenia OBD (On-Board Diagnostics): są wpinane do gniazda OBD pojazdu. Mają tę zaletę, że są łatwe w instalacji i demontażu. Minusem jest ryzyko, że kierowcy będą je wypinać, co może zakłócić zbieranie danych.
• Urządzenia podpinane do magistrali CAN: montowane na stałe w pojeździe, co eliminuje ryzyko ich wypinania. Są zazwyczaj droższe i wymagają profesjonalnej instalacji przez pracownika dostawcy. To wiąże się z dodatkowymi kosztami oraz koniecznością dostosowania terminów instalacji do harmonogramu pracy kierowcy.

Za oba typy urządzeń należy opłacać miesięczną subskrypcję, przy czym urządzenia OBD są zazwyczaj nieco tańsze. Różnica w kosztach subskrypcji między OBD a urządzeniami wpinanymi do magistrali CAN nie jest duża, ale koszt montażu tych drugich może być znaczący, ponieważ wymaga specjalistycznej interwencji. Harmonogram instalacji urządzeń w “szynę” CAN musi być skoordynowany z dostępnością pojazdów i kierowców.

Ważną kwestią jest umowa. Na korzystanie z telematyki zawierana jest osobna umowa lub aneks do istniejącej umowy z operatorem. Ważne jest, aby szczegółowo omówić warunki umowy, w tym koszty i zakres świadczonych usług, aby uniknąć niespodzianek. A także warto omówić wsparcie wdrożeniowe, które obejmuje szkolenia dla kierowców dotyczące korzystania z urządzeń telematycznych i powiązanych aplikacji.

W przypadku instalacji urządzeń równie ważne jest podjęcie decyzji, jakie dane są dla nas niezbędne. Czy wystarczy nam podstawowa telemetria, taka jak lokalizacja pojazdu, stan licznika i poziom paliwa? A może potrzebujemy bardziej zaawansowanych informacji, takich jak pełna diagnostyka pojazdu, styl jazdy kierowcy, zużycie paliwa, prędkość, hamowanie, przyspieszenie, itd.?

Niektórzy dostawcy oferują możliwość rozdzielania tras służbowych i prywatnych, co jest przydatne w firmach, gdzie pojazdy są używane zarówno do celów zawodowych, jak i osobistych. Warto również sprawdzić, jakie raporty są generowane przez system telematyczny i czy na ich podstawie można prowadzić rozliczenia kierowców.

Podsumowanie

Wybór odpowiedniego systemu do zarządzania flotą wymaga uwzględnienia wielu czynników. Przede wszystkim należy porównać oferty kilku dostawców, zgodnie z polityką zakupową firmy, i zbudować dobre relacje z wybranym dostawcą od samego początku. Istotne jest, aby system był łatwy w obsłudze zarówno dla administratorów, jak i dla kierowców korzystających z aplikacji. Dostęp do dedykowanego opiekuna technicznego oraz wsparcie w procesie wdrożenia są kluczowe dla sukcesu implementacji. Ostatecznie, wybór systemu powinien być dostosowany do konkretnych potrzeb i celów firmy, zapewniając efektywne zarządzanie flotą i poprawę jej funkcjonowania.