Jak wdrożyć telematykę we flocie? – krok po kroku

Jeśli czytasz ten tekst, to najprawdopodobniej szukasz sposobu na rozwiązanie codziennych problemów w zarządzaniu flotą. Co więcej, jesteśmy pewni, że ukierunkowanie poszukiwań w stronę telematyki, przybliżyło Cię do osiągnięcia zamierzonego celu. Wdrożenie telematyki we flocie lekkiej to nie tylko automatyzacja procesów, ale również korzyści w zakresie bezpieczeństwa oraz kosztów związanych z utrzymaniem floty.

Jednak, abyśmy mogli się cieszyć z korzyści, jakie niesie telematyka, konieczne jest przemyślane i sprawne wdrożenie takiego systemu w firmie. O tym, jak ważny jest to proces, wiemy jak mało kto, ponieważ wdrożyliśmy nasze rozwiązania u ponad dwóch tysięcy użytkowników z różnych branż. Chcesz usprawnić zarządzanie flotą pojazdów, ale nie wiesz, od czego zacząć? Ten artykuł to krótki poradnik, jak wdrożyć telematykę we flocie.

Krok I – Definicja problemów

Jeśli szukasz rozwiązania telematycznego dla floty, którą zarządzasz, to zapewne doskonale zdajesz sobie sprawę z tego, jakie problemy ma ono rozwiązać. Wbrew pozorom jest to bardzo ważny etap wdrożenia systemów telematycznych w firmie. Precyzyjne zdefiniowanie problemów swojej floty, ułatwi dobór optymalnego narzędzia do ich rozwiązania.

Zakres obowiązków osoby odpowiadającej za flotę pojazdów jest szeroki. Musi ona zapewnić mobilność dla pracowników firmy, dbać o płynność procesów dotyczących zasobów mobilnych firmy oraz optymalizować koszty utrzymania floty. Zastosowanie telematyki jest w takiej sytuacji ogromnym wsparciem.

Problemem, z którym do czynienia ma niemal każdy kierownik floty jest kontrola przebiegu i tankowań poszczególnych pojazdów. Ręczna ewidencja faktur za paliwo oraz poleganie na deklaratywnym przebiegu to żmudne procesy podatne na błędy i manipulacje ze strony poszczególnych kierowców.

Bezpośrednio z tym problemem łączy się kolejny – kontrola prywatnego użycia pojazdów przez pracowników. W tym przypadku niezbędna jest weryfikacja tego, ile kilometrów zrobił pojazd w celach prywatnych, a ile służbowo. Weryfikacja tego bez systemu telematycznego i lokalizacji pojazdów w czasie rzeczywistym jest bardzo utrudniona. Najbardziej jaskrawym przypadkiem jest próba monitorowania tankowań w dni wolne od pracy, na bazie raportów z kart paliwowych. Prawdą jest, że możemy dowiedzieć się o tym, że kierowca zatankował samochód ze środków firmowych w czasie prywatnym, ale chyba każdy z nas domyśla się, jak nieskuteczna jest ta metoda kontroli. Wystarczy zatankować cały zbiornik jeszcze w czasie pracy, by pozostało to niezauważone.

Aby zachować płynność procesów zachodzących we flocie, niezbędne są dokładne informacje na temat przeglądów, wymian oleju lub części eksploatacyjnych i innych czynności serwisowych pojazdów. Bez telematyki, takie dane są zazwyczaj gromadzone w plikach excel, co przy wielu pojazdach może być narażone na niekontrolowane pomyłki. Mimo zestawień kierownik floty nadal musi pamiętać o poszczególnych terminach.

W ostatnim czasie jednym z największych wyzwań firm posiadających flotę lekką są rosnące koszty paliwa. Na barkach kierownika floty coraz częściej ciąży zadanie kontroli paliwa i optymalizacji  kosztów, wraz z zachowaniem odpowiedniej produktywności pracowników. W takiej sytuacji należy zwrócić uwagę na styl jazdy kierowców. Według naszych danych, korygując zachowania pracowników w ruchu drogowym, jesteśmy w stanie zredukować koszty utrzymania floty nawet o kilkadziesiąt procent. Do tego należy dodać bezpieczeństwo na drodze, które również bezpośrednio zależy od stylu jazdy. Podnoszenie kompetencji kierowców może przyjmować różne formy. Jeszcze niedawno, opierano się wyłącznie na cyklicznych szkoleniach z eco- i safedrivingu. Rozwiązania telematyczne i możliwość kontroli stylu jazdy w czasie rzeczywistym, otworzyły przed zarządcami flot nowe perspektywy w tym obszarze.

Krok II – Dobór rozwiązania

Termin telematyka to połączenie zagadnień z obszaru telekomunikacji, informatyki i automatyki. System telematyczny daje użytkownikowi szybki dostęp do zebranych i przetworzonych informacji. Znając problem przyszłego użytkownika systemu, jesteśmy w stanie dobrać dedykowane rozwiązania, które go rozwiążą i podniosą efektywność procesów zachodzących we flocie.

Obecnie należy traktować telematykę jako technologię wykraczającą poza śledzenie pojazdów przy pomocy lokalizatora GPS. Są to jedynie fundamenty pod znacznie bardziej rozwinięte usługi.

Telematyka i jej funkcjonalności

Systemy oparte na telematyce to technologie wspierające kierowników floty na różnych płaszczyznach. Funkcjonalności jest wiele i obejmują one zarówno opcje przydatne w administracji, jak i te związane z weryfikacją efektywności czasu pracy kierowców i eksploatacji pojazdów.

Monitoring GPS

Monitoring GPS to podstawowa funkcja, którą posiada telematyka. Dzięki niej możemy weryfikować pozycje pojazdu w czasie rzeczywistym oraz dane historyczne. Jest to przydatne, szczególnie gdy chcemy sprawdzić, czy dany handlowiec bądź serwisant odwiedził wyznaczone punkty (np. klientów) bądź w jakich strefach się poruszał. W tym celu można wygenerować dedykowane raporty.

Ponadto, korzyści wdrożenia telematyki to możliwość rozliczania kilometrówki, z rozróżnieniem tras pokonywanych w celach służbowych oraz prywatnych. Możliwość sprawdzenia dokładnego przebiegu w dowolnej chwili oraz generowania raportów jazdy prywatnej to duże ułatwienie, szczególnie jeśli kierowca ma limit kilometrów prywatnych.

Kontrola paliwa

Telematyka może służyć między innymi do tworzenia zestawień tankowań (do systemu telematycznego można importować karty paliwowe). W jednym miejscu gromadzone są dane na temat ilości zatankowanego paliwa, zużycia oraz wartość faktury ze stacji. Automatyzuje to cały proces przepływu informacji i eliminuje konieczność ręcznej ewidencji faktur dostarczanych przez kierowców lub stacje paliw. W taki sposób otrzymujemy rzetelne dane, nienarażone na błędy i manipulację pracowników.

Systemy telematyczne, jako wirtualne książki serwisowe

W rozwiązaniach telematycznych mamy również możliwość zebrania wszystkich danych dotyczących terminów przeglądów czy wymiany oleju w poszczególnych pojazdach. Wyświetlane powiadomienia o zbliżającym się terminie przeglądu lub opłaty ubezpieczenia (firmy ubezpieczeniowe coraz częściej wymagają telematyki we flocie firmowej) z pewnością odciążą kierownika floty, który od tego momentu nie będzie musiał zaprzątać sobie głowy datami. Wdrożenie telematyki we flocie zrobi to za niego.

Telematyka a styl jazdy kierowców

Telematyka daje użytkownikom ogromne możliwości w obszarze rozwoju kompetencji kierowców, które bezpośrednio przekładają się na bezpieczeństwo i koszty utrzymania floty. Mowa o technologii dostarczającej dane na temat stylu jazdy. W Navifleet opracowaliśmy rozwinięty system oceniania kierowców podczas jazdy. Telematyka zbiera dane na temat przekroczeń prędkości, zbyt gwałtownych przyspieszeń i hamowań, płynności jazdy oraz postojów z włączonym silnikiem. Na podstawie analizy stylu jazdy, kierowca otrzymuje ocenę, wykaz popełnionych błędów i sugestie wyświetlane w aplikacji mobilnej, które pozwalają wyeliminować niedoskonałości za kierownicą.

Kierownik floty otrzymuje szereg danych na temat najbardziej paliwożernych zachowań poszczególnych kierowców oraz tego, jakie postępy w poprawie stylu jazdy robią (w kontekście bezpieczeństwa i ekonomiki jazdy) i jak zmienia się spalanie całej floty. System został wyposażony w narzędzie do planowania wyzwań, w które można angażować dowolnych kierowców. Element grywalizacji to sposób na odciążenie kierownika floty w procesie poprawy stylu jazdy.

Urządzenia dostosowane do potrzeb obsługiwanych systemów fizycznych

Telematyka to nie tylko aplikacja i wyświetlanie przetworzonych danych dotyczących lokalizacji i pracy pojazdów oraz stylu jazdy kierowców. Technologia ta to również różne urządzenia telematyczne wykorzystywane do zbierania niezbędnych danych.

Dobór urządzenia to kolejny etap prawidłowego wprowadzenia usługi telematycznej do firmy. Wpływ na wybór mają przede wszystkim nasze preferencje dotyczące montażu oraz funkcjonalności aplikacji, z których będziemy korzystać.

Do kompleksowego zarządzania flotą konieczne jest zastosowanie urządzenia montowanego na stałe, do magistrali CAN pojazdu (pod deską rozdzielczą, w okolicach nawiewów, schowków po stronie pasażera, radia lub kierownicy). Dzięki takiemu rozwiązaniu możemy kontrolować m.in. styl jazdy oraz zużycie paliwa. Ponadto specyfika urządzenia zapewnia dobry zasięg GPS, a miejsce montażu – większą odporność na manipulację użytkowników (demontaż urządzenia).

Wydajną współpracę z systemami telelematycznymi zapewniają także lokalizatory GPS montowane do gniazd OBD II. W tym przypadku montaż jest prosty, w efekcie jednak urządzenie jest bardziej narażone na sabotowanie ze strony kierowców (odłączenie urządzenia). Wadą tych urządzeń jest też brak danych na temat zużycia paliwa (wysokość kosztów paliwa można nadal weryfikować na podstawie kart paliwowych).

Krok III – formalności i zasady współpracy

Jak wdrożyć telematykę? Po doborze odpowiedniego rozwiązania telematycznego przychodzi czas na sformalizowanie całego procesu. Korzystanie z usług telematycznych może się odbywać w dwóch wariantach:

1. Umowa bezterminowa – taka umowa jest zawiązywana z Klientem, który decyduje się na zakup lokalizatora GPS wraz z abonamentem na wybrane (zgodnie ze swoimi preferencjami) funkcjonalności w aplikacji. W tym wariancie obowiązuje okres wypowiedzenia wynoszący jeden miesiąc.
2. Umowa na czas określony – jest zawiązywana najczęściej na okres 36 miesięcy. Ten wariant dotyczy dzierżawy urządzeń GPS. Opłaty wdrożeniowe są podzielone na równe raty i spłacane przez użytkownika razem z abonamentem za świadczenie usług telemtycznych.

Kierowcy a technologia monitorowania pojazdów

Jest wiele korzyści wdrożenia telematyki dla kierownika floty i całej firmy, jednak nie można zapominać, że to kierowcy i pracownicy wykorzystujący zasoby mobilne przedsiębiorstwa będą na co dzień mieć styczność bezpośrednio z tą technologią.

Jednym z zadań kierownika floty jest poinformowanie kierowców o wprowadzeniu telematyki do firmy. Jest to ściśle związane z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady UE o ochronie danych osobowych (RODO). Jednak w niektórych przypadkach, samo poinformowanie pracownika może nie być wystarczające. Jeżeli zamierzamy monitorować również przejazdy niezwiązane z obowiązkami służbowymi pracownika, konieczne jest uzyskanie od niego zgody. Taka sytuacja ma miejsce, jeśli pojazdy są wykorzystywane również celach prywatnych (benefit dla pracownika). Prawo wymaga od użytkownika również oznaczenia pojazdów, które podlegają monitoringowi.

Nowoczesna telematyka znalazła kompromis między monitoringiem GPS a prywatnością kierowców. Mowa o Trybie prywatnym, jako jednej z funkcji rozwiniętych systemów. Tryb prywatny daje kierowcom zabezpieczenie przed śledzeniem prywatnych przejazdów (styl jazdy jest nadal oceniany), natomiast dla kierowników flot jest narzędziem do ich rozliczania. Więcej o tym rozwiązaniu przeczytasz w naszej bazie wiedzy.

Kwestie prawne to tylko część obowiązków kierownika floty w kontekście wdrażania telematyki we flocie wśród kierowców. Niestety, duża ich część podchodzi sceptycznie do monitoringu GPS. Na szczęście nowoczesne rozwiązania telematyczne niosą wiele korzyści dla chcących się rozwijać pracowników wykorzystujących zasoby mobilne przedsiębiorstwa. Właśnie te korzyści powinny być argumentem podczas przekonywania kierowców do telematyki.

Krok IV – uruchomienie i konfiguracja aplikacji

W tym momencie masz już dostęp do aplikacji telematycznej z wybranymi funkcjami, urządzenia są zamontowane w samochodach, a pracownicy wiedzą, że od teraz nieodłączną częścią ich pracy będzie telematyka.

Przyszedł czas na pierwsze logowanie i konfigurację poszczególnych opcji zgodnie ze swoimi preferencjami. W aplikacji przygotowana jest już lista naszych pojazdów. Teraz możemy uzupełnić szczegółowe informacje związane z datami przeglądów, wymiany oleju czy kończącego się ubezpieczenia. W taki sposób będziemy otrzymywać powiadomienia przed zbliżającymi się terminami.

Kolejnym krokiem będzie stworzenie listy kierowców. Kierowcom można przypisać konkretny pojazd bądź identyfikator. Zarówno kierowców, jak i pojazdy można pogrupować wg własnych potrzeb.

Na tym etapie warto również przygotować szablony do importu kart paliwowych oraz skonfigurować alerty dotyczące np. nieplanowanego wypięcia urządzenia bądź przekroczenia ustalonego limitu kilometrów (taki alert będzie szczególnie przydatny, jeśli korzystamy z samochodów na zasadzie długoterminowego najmu).

Jeśli nasza telematyka ma również oceniać styl jazdy kierowców, konieczne jest przekazanie kierowcom informacji o wymogu instalacji aplikacji mobilnej i zapoznanie z zasadą jej działania.

Podsumowanie

Jak widać współczesne technologie i narzędzia mają dużo do zaoferowania, a sam proces wdrażania telematyki we flocie jest maksymalnie uproszczony. Jako dostawca usług telematycznych, zdajemy sobie sprawę z tego, że każde przedsiębiorstwo ma inne preferencje i priorytety. Dlatego do każdego użytkownika podchodzimy indywidualnie, skupiając się na jego potrzebach i stawiając na transparentną współpracę.

‍

‍