.png)
Spisywanie protokołu przekazania pojazdu za każdym razem kiedy pracownik pobiera lub zdaje samochód firmowy jest dobrą praktyką. Niestety ten proces może być czasochłonny:
- Najpierw musimy odszukać poprzedni protokół z tego pojazdu, potem musimy odszukać excela, w którym spisane są wszystkie szkody, no i przyda nam się jeszcze folder ze zdjęciami tego samochodu.
- Gdy mamy już te wszystkie informacje możemy przystąpić do wypełnienia protokołu a następnie wydrukowania go w dwóch egzemplarzach. Jeśli przy przekazaniu samochodu okaże się, że na aucie są jakieś nowe uszkodzenia, to musimy je nanieść na ten protokół, następnie zrobić dodatkowe zdjęcia, podpisać z użytkownikiem i wtedy dopiero przekazać mu kluczyki. Niestety to nie koniec.
- Po powrocie do biura musimy zeskanować dokument i skan razem ze zdjęciami umieścić w odpowiednim folderze na dysku współdzielonym, no i musimy też pamiętać żeby zaktualizować excela ze szkodami i excela z historią użytkowania.
Jeśli ten proces brzmi znajomo to koniecznie oglądaj dalej bo zamierzam pokazać ci jak sprawić aby zajął tylko kilka minut i przede wszystkim nie marnował ani jednej kartki papieru.
Twoim centrum dowodzenia jest aplikacja www którą otworzysz z przeglądarki internetowej. Po zalogowaniu możesz dodać pojazdy i ich użytkowników oraz uzupełnić najważniejsze informacje na ich temat.
Przydatną opcją są też huby flotowe, które możesz wykorzystać na przykład jako oddziały twojej firmy i przypisać do nich pojazdy. Każdy pojazd stanowi bogaty zbiór danych pojazdu, automatycznie tworzącą się historię użytkowania oraz bibliotekę ważnych dokumentów i zdjęć.
Całkiem sporym ułatwieniem jest to, że z poziomu pojazdu możemy z łatwością wyświetlić protokół z dowolnego wydania lub zdania.
Na protokole znajdują się wszystkie niezbędne dane takie jak strony przekazania, dane pojazdu, stan wydanego wyposażenia, elektroniczne podpisy i załącznik z dokumentacją zdjęciową. Sam proces stworzenia protokołu jest bajecznie prosty. Potrzebujesz do niego smartfona i aplikację mobilną, którą pobierzesz z oficjalnych sklepów.
Po zainstalowaniu aplikacji, logujesz się na swoje konto. Protokół przekazania zrobisz błyskawicznie. Wystarczy, że wybierzesz odpowiedni pojazd i wskażesz do którego hubu lub użytkownika chcesz go przypisać pozostałe informacje są uzupełnione automatycznie lub są opcjonalne.
Jak wykonać protokół przekazania pojazdu w aplikacji Navifleet Manager?
- Pierwszym krokiem protokołu jest udokumentowanie stanu pojazdu z zewnątrz. To dobry moment na upewnienie się, że wszystkie szkody na pojeździe są zgłoszone.
- Jeśli widzisz nowe uszkodzenie - to możesz szybko je zgłosić. Wystarczy zrobić zdjęcie, wskazać miejsce uszkodzenia i opcjonalnie wpisać notatkę. Dla pewności możesz zrobić jeszcze kilka zdjęć po obrysie: tablicy rejestracyjnej i numeru VIN. Oczywiście tylko jeśli chcesz żeby pojawiły się na protokole.
- W kolejnym kroku możesz dokładnie udokumentować wnętrze pojazdu i tak jak w kroku poprzednim, dodać zdjęcia szkód oraz zdjęcia poglądowe na przykład tapicerki foteli lub deski rozdzielczej.
- Przedostatni krok to lista wydanego wyposażenia. Tutaj możesz zweryfikować, które elementy są obecne a także dodać nowe. W ostatnim kroku wystarczy, że ty i użytkownik pojazdu podpisze się na ekranie.
Protokół jest zapisywany w formie PDFu i automatycznie wysyłany do chmury.
To wszystko. Jak widzisz przekazania pojazdu może być krótki i przyjemny. Wszystkie dane samochodu wczytały się automatycznie a zdjęcia oraz szkody natychmiast zaktualizowały się w chmurze. Nie tylko ty ale każdy z twojego zespołu może mieć dostęp do tych danych błyskawicznie.
Jeśli chcesz przetestować to rozwiązanie u siebie - wejdź na: www.navifleet.pl/elektroniczne-protokoly i załóż darmowe konto.
Przetestuj bezpłatnie
Przetestuj bezpłatnie już dziś i odkryj, jak Navifleet może pomóc usprawnić operacje Twojej floty.
Za darmo przez 7 dni・Bez zobowiązań
.png)
