Zarządzanie wydatkami floty w systemie monitoringu pojazdów GPS

Serwis, wymiana klocków, wymiana opon, kończący się przegląd, wymiana oleju i filtrów – te hasła niewątpliwie spędzają sen z powiek każdemu menedżerowi floty. Przede wszystkim dlatego, że jego głowa niepotrzebnie zaprzątana jest pamiętaniem o ważnych datach. W systemie Navifleet przygotowaliśmy specjalnie wydzieloną część systemu dedykowaną zarządzaniu serwisem pojazdów.

Obejmij kontrolą wydatki na swoją flotę dzięki aplikacji do monitoringu GPS

Pojazdy to narzędzia pracy, które wymagają troskliwej opieki serwisowej. Ich eksploatacja jest naturalnym zjawiskiem i należy bezwzględnie dotrzymywać kroku pojawiającym się usterkom. Najgorsze co można zrobić, to ignorować świecącą się kontrolkę ostrzegawczą na desce rozdzielczej całymi tygodniami. Bieżące naprawy pozwalają utrzymać dobrą kondycję pojazdu, ale też generują koszty. W pewnym momencie dokumentów zakupowych i rachunków jest tak dużo, że da się wyczuć stopniowo traconą kontrolę nad wydatkami. Sprawdzonym sposobem na poprawę świadomości finansowej jest wprowadzenie ewidencji wydatków, jednak nie w segregatorze lub arkuszu kalkulacyjnym. Najlepszym rozwiązaniem jest dysponowanie kosztami w formie interaktywnej, ponieważ tylko wtedy możemy swobodnie żonglować filtrami i wyciągać ciekawe statystyki. Systemy monitoringu pojazdów GPS w części rozwiązań zawierają system zarządzania kosztami, warto zapytać, czy ten, z którego korzystasz także ma tą funkcjonalność.

Pełna lista kontrahentów w module do kontroli kosztów i zarządzania flotą

Każdy przedsiębiorca wie doskonale, że rzetelny kontrahent to połowa sukcesu. Każdy z nas chce współpracować z sumiennymi firmami, dla których terminowość i regulacja zobowiązań jest na pierwszym miejscu. W systemie Navifleet istnieje specjalny moduł, który automatycznie tworzy bazę danych naszych kontrahentów. Dzięki temu każdy podmiot, z którym sfinalizowaliśmy transakcję jest dodawany do listy w bazie danych i mamy dostęp do danych kontaktowych oraz historii zamówień.

Rys. 1 Lista kontrahentów w systemie Navifleet z wszystkimi dodatkowymi informacjami.

Historia napraw, serwisów i przeglądów pojazdu tworzona samoczynnie

Każda pozycja dodana do listy kosztów jest przypisywana do konkretnego pojazdu. Użytkownik może również wprowadzić ilość oraz cenę pozycji, a także wybrać adekwatny podatek. Po przypisaniu kosztu do pojazdu system zapisuje od razu datę dodania dokumentu, ale aby użytkownik czuł się swobodnie do dyspozycji ma jeszcze pole „Data wykonania”. Z perspektywy upływu czasu można zauważyć, że system samodzielnie tworzy historię wykonanych prac na pojeździe. Bogate filtry pozwalają precyzyjnie określić zakres  informacji, jaki nas interesuje – użytkownik może wybrać pojazd lub grupę pojazdów, kierowcę lub konkretny zakres dat. Ponadto użytkownik ma możliwość określenia wybranych kategorii kosztów. To właśnie filtry kosztów odpowiadają na pytania:

• Ile pieniędzy wydaliśmy na paliwo?
• Ile w ubiegłym kwartale kosztowały nas części wymienne?
• Jakie są koszty usuwania skutków kolizji za ostatni rok?
• Który pojazd generuje najwięcej kosztów?

Rys. 2 Lista kosztów w systemie Navifleet

Kontrola spalania w całej flocie dzięki integracji kosztów z programem stacji

Zarządzanie kosztami jest bardzo ważne, ponieważ dopiero wtedy, gdy mamy wgląd w kompletną listę wydatków możemy zlokalizować nieszczelności. Dopiero po sumiennej inwentaryzacji zysków i strat możemy podjąć decyzję o sprzedaży samochodu generującego największe koszty. Ciekawym rozbudowaniem modułu kosztów jest integracja z systemami stacji paliw. To rozwiązanie idealnie sprawdza się w kontroli spalonego paliwa – system porównuje odczyt z komputera pokładowego w pojeździe z odczytem ze stacji paliw. Po więcej informacji zapraszamy  do kontaktu z naszym działem handlowym.