GPS w samochodzie służbowym — czy to zgodne z prawem?

Monitoring GPS to doskonały sposób na usprawnienie zarządzania flotą i generowanie oszczędności. Wdrożenie systemu telematycznego w firmie budzi jednak wątpliwości zarówno ze strony pracodawcy, jak i pracowników. Jedną z nich jest aspekt prawny takiego przedsięwzięcia. Przepisy RODO i monitoring GPS w regulaminie pracy to główne bolączki podczas wdrażania systemu telematycznego. Postanowiliśmy wyjaśnić podstawowe kwestie w tym zakresie.

GPS w samochodzie służbowym a RODO — co mówią przepisy?

Według rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE o ochronie danych osobowych (RODO) powinniśmy być szczegółowo poinformowani o sposobie i celu przetwarzania następujących danych: 

• imię i nazwisko,

• nr PESEL,

• dane teleadresowe,

• nr dowodu osobistego,

• oraz inne cechy pozwalające na identyfikację osoby fizycznej (np. cechy fizyczne, kulturowe, społeczne lub ekonomiczne).

GPS w aucie służbowym jako forma monitorowania pracownika podlega powyższym przepisom. Dane geolokalizacyjne są danymi osobowymi, ponieważ prowadzą do identyfikacji pracownika. W związku z tym pracodawca musi się liczyć ze spełnieniem dwóch obowiązków: poinformowania pracowników o monitoringu GPS bądź uzyskania od nich zgody na wdrożenie takiego systemu. To, która opcja będzie dotyczyć Ciebie, wyjaśniamy w kolejnych akapitach.

Czy pracownicy muszą wiedzieć o założonym GPS w samochodzie służbowym?

Obowiązek informacyjny to nieodłączna część RODO. W przypadku monitoringu GPS, kierowca musi być poinformowany o wprowadzeniu tego typu kontroli nie później niż 2 tygodnie przed jej rozpoczęciem. Jak poinformować pracownika o GPS w samochodzie? Można to zrobić za pomocą obwieszczenia z odpowiednim protokołem. Informacje powinny dotyczyć tego, kto będzie przetwarzać dane, jakie prawa przysługują pracownikowi oraz przez jaki czas zebrane dane lokalizacyjne będą przechowywane. Po upływie okresu archiwizowania danych należy je usunąć. Niezbędne jest poinformowanie pracownika o tym fakcie.

Według prawa GPS w samochodzie służbowym wymaga również oznaczenia pojazdów, które podlegają monitoringowi (nie później niż jeden dzień przed uruchomieniem monitoringu). Można to zrobić za pomocą naklejek. Ponadto każdy nowy pracownik, przed rozpoczęciem pracy musi zostać zaznajomiony z powyższymi zagadnieniami.

Czy pracownik musi wyrazić zgodę na używanie GPS w samochodzie służbowym?

Często pojazd służbowy jest również benefitem dla pracownika, co oznacza, że może z niego korzystać poza godzinami pracy, w prywatnych celach. Jeżeli zamierzamy monitorować również przejazdy niezwiązane z obowiązkami służbowymi pracownika, konieczne jest uzyskanie od niego zgody. W takim dokumencie musi być wyraźnie zaznaczone, że pracownik wyraża zgodę na przetwarzanie danych przez swojego pracodawcę, czyli administratora danych.

Rozwiązaniem tego problemu jest system Navifleet, który został wyposażony w funkcję trybu prywatnego. Jest to nasza odpowiedź na potrzeby właścicieli flot i kierowców. 

Tryb prywatny w aplikacji Navifleet jest dla kierowców zabezpieczeniem przed śledzeniem prywatnych przejazdów, natomiast dla kierowników flot narzędziem do ich rozliczania. W aplikacji mobilnej Navifleet Driver, kierowca może swobodnie przechodzić między jazdą w trybie prywatnym i służbowym (o ile kierownik floty nadał mu takie uprawnienia podczas tworzenia profilu kierowcy w systemie Navifleet).

Po przejściu w tryb prywatny kierownik floty nie widzi aktualnej pozycji pojazdu. Ponadto dane z przejazdów prywatnych są zanonimizowane w historii tras, raportach i powiadomieniach. 

Po wdrożeniu systemu Navifleet z funkcjonalnością trybu prywatnego kierowcy przestaną postrzegać telematykę jako sposób na inwigilację. W takim przypadku, z perspektywy RODO, zgoda kierowcy na montaż lokalizatora GPS nie jest wymagana. Nadal konieczne jest poinformowanie pracowników o wprowadzeniu do floty monitoringu GPS.

Funkcja trybu prywatnego ma jeszcze jedną zaletę. Ułatwia kierownikowi floty rozliczanie przejazdów prywatnych. W firmach, w których pojazdy są benefitem dla pracownika, najczęściej stosuje się limit bezpłatnych kilometrów przejechanych w celach innych niż służbowe. Do weryfikacji tych limitów udostępniliśmy w aplikacji Navifleet możliwość generowania raportu jazdy prywatnej. Dzięki temu, wraz z końcem miesiąca, kierownik floty może stworzyć takie zestawienie, dokonać analizy i podsumować przejazdy danego pracownika. Transparentna kalkulacja to podstawa do efektywnej i uczciwej współpracy między pracodawcą a kierowcą.

Jeśli chcesz się dowiedzieć więc na temat trybu prywatnego w aplikacji Navifleet, odwiedź naszą bazę wiedzy – Tryb prywatny w aplikacji Navifleet.

Jakie są zasady zbierania i wykorzystywania danych przez pracodawcę?

Kodeks pracy umożliwia legalne wykorzystanie monitoringu pojazdów flotowych tylko w przypadku konkretnego uzasadnienia ze strony pracodawcy. Najczęściej jest to motywowane zapewnieniem właściwego użytkowania pojazdów, jako narzędzi pracy (np. zgodnie z zasadami ecodrivingu) bądź zapewnieniem organizacji  pełnego wykorzystania czasu pracy.

Monitorowanie pracowników GPS bez rozbudowanego systemu telematycznego daje pracodawcy możliwość zbierania danych dotyczących aktualnej i ewentualnie historycznej pozycji pojazdu. Takie dane mogą być wykorzystywane wyłącznie w wyżej wspomnianych celach. 

Navifleet jako dostawca nowoczesnego systemu telematycznego oferuje znacznie więcej. Owszem, nasze rozwiązanie opiera się na monitoringu pojazdów GPS, ale są to jedynie podstawy dla szerokiego spektrum możliwości. Platforma Navifleet zawiera takie funkcjonalności jak kontrola paliwa (za pomocą kart paliwowych i dedykowanej sondy), rozbudowany moduł planowania tras, zdalny tachograf, rozliczanie delegacji oraz integrację z systemami SENT i E-TOLL. Naszym najnowszym rozwiązaniem jest moduł Analiza Stylu Jazdy. Jest to rozwinięta technologia, która wspiera kierowców w poprawie stylu jazdy oraz umożliwia kierownikowi floty monitorowanie tego procesu. Efektem wdrożenia takiego rozwiązania jest redukcja spalania i niższa szkodowość całej floty, co przekłada się na korzyści finansowe i środowiskowe. Więcej na ten temat przeczytasz w artykule:

Analiza stylu jazdy – ogranicz wypadki, wydatki i ślad węglowy we flocie.

Jak widać rodzaj zbieranych i przetwarzanych danych może być zróżnicowany. Od aktualnej lokalizacji pojazdu w najprostszych systemach, po obroty silnika czy poziom wciśnięcia pedału gazu w rozwiniętych technologiach telematycznych.