Przewodnik po wyborze telematyki: ważne aspekty i praktyczne wskazówki

Podpisanie umowy z dostawcami usług telemetrycznych oraz systemów do zarządzania flotą to kluczowy moment w pracy każdego zarządzającego flotą. To właśnie ta decyzja może zdecydować o tym, czy codzienne obowiązki zostaną usprawnione, czy też napotkacie liczne trudności przez kolejne lata. Jakie aspekty warto wziąć pod uwagę i jakie przemyślenia są niezbędne przy wyborze odpowiedniego rozwiązania?

Określenie piramidy potrzeb firmy jako punkt wyjścia

Dlaczego warto zacząć od określenia potrzeb i nadania im wagi? W idealnym świecie łatwo udałoby się znaleźć system który spełnia wszystkie nasze oczekiwania. W rzeczywistości pewnym jest, że nie obejdzie się bez kompromisów. Ustal co jest najważniejsze twoim zdaniem, weź pod uwagę specyfikę branży w której pracujesz oraz wymagania zarządu względem twojej pracy. Oczekiwania i potrzeby mogą się od siebie mocno różnić. Dla podkreślenia znaczenia tego punktu, poniżej ilustruję przykładową piramidę potrzeb dla dwóch różnych firm.

Piramida potrzeb dwóch różnych firm

Wydaje się to nieintuicyjne, lecz nie wszystkie firmy stawiają w pierwszej kolejności na jakość systemu GPS a na funkcje dodatkowe. Co więcej, niektórzy powiedzieliby nawet, że inne, poboczne funkcjonalności są ważniejsze - o nich opowiem w dalszej części.

Faza testowa i zbieranie ofert

Po określeniu potrzeb rozpoczyna się poszukiwanie dostawców, oraz faza testowa. Na tym etapie warto utworzyć wspólne zestawienie wszystkich testowanych systemów z wyszczególnieniem funkcjonalności odpowiadających twojej piramidzie potrzeb, oraz pozostałych opcji dodatkowych. Zestawienie powinno być stworzone w taki sposób, aby możliwie jak najbardziej sprowadzało testowane systemy do jednego mianownika. Najprostszym sposobem jest utworzenie wspólnej tabeli z nadaniem wagi dla poszczególnych funkcji oraz ich ocenę. Zestawienia ze średnią ważoną zawsze mogą nieść ze sobą lekkie wypaczenia z uwagi na nieodpowiednie dostosowania wag. Sugeruję wykorzystać tego typu ocenę jako pewnego rodzaju odnośnik, a nie "wyrocznię ostateczną" jaką decyzję należy podjąć. Przy tworzeniu tego typu zestawień, należy wziąć pod uwagę różne warianty jakie proponuje dany operator.

Przetestuj bezpłatnie i bez zobowiązań najbardziej intuicyjny system telematyczny na rynku

Za darmo przez 7 dni

Na tym etapie warto zastanowić się nad poniższymi kwestiami:

  • Czy funkcje które pierwotnie uznaliśmy za konieczne, faktycznie są konieczne?
  • Jeśli posiadasz już system i testujesz nowe rozwiązanie, dobrze jest zadać sobie pytanie: czy nowy dostawca poszerzy wachlarz twoich możliwości w zakresie zarządzania flotą utrzymując jednocześnie dotychczasowe funkcje, z których korzystasz u aktualnego dostawcy? Jeśli tak nie jest, zastanów się czy na pewno będzie to zmiana na lepsze ?
  • Czy koszty związane z poszczególnymi modułami wygenerują oszczędności (zarówno oszczędność czasu, jak i kosztów)?
  • Jak wygląda struktura kosztów za utrzymanie systemu w odniesieniu do planowanego budżetu? Przy tym punkcie należy wziąć również pod uwagę strategie rozwoju przedsiębiorstwa i ewentualnych zmian w taborze.
  • Czy dany dostawca zapewni montaż urządzeń w każdej wymaganej przez Ciebie lokalizacji?

Szczegóły, na które warto zwrócić uwagę

CAN vs. OBD

Jak wspominałem na wstępie, wybór systemu wiązać będzie się ze sztuką kompromisu. Właśnie taką decyzję trzeba podjąć, rozważając między montażem lokalizatora w porcie OBD a rozwiązaniem z bezpośrednim wpięciem urządzenia do magistrali CAN. Oba systemy bowiem posiadają zarówno szereg zalet jak i wad. Poniżej ilustruję tabelę porównującą możliwości i ryzyka związane z wdrożeniem opisywanych rozwiązań:

CAN OBD
Montaż bezpośredni do magistrali CAN daje dużo więcej możliwości analizy danych, oraz z reguły większą dokładność. Niestety pojawiają się również znaki zapytania. Aktualnie większość systemów opiera się na bezinwazyjnym wpięciu do szyny CAN, zalecam jednak dowiedzieć się w jakim zakresie monter ingeruje w funkcjonowanie instalacji elektrycznej pojazdu co skutkować może utratą gwarancji producenta oraz awariami pojazdu. Poza producentem warto skontaktować się również z właścicielem pojazdu w przypadku leasingu lub wynajmu długoterminowego, i dokładnie zweryfikować zapisy poszczególnych umów dotyczące tego zakresu. Zostając przy montażu należy wziąć pod uwagę koszty związane z pojedynczym montażem i ewentualnymi przekładkami urządzeń na pojeździe. Do tego dochodzi kwestia logistyczna związana z podstawieniem pojazdu do wykonania usługi. Kolejnym minusem montażu „na sztywno” jest fakt, że w przypadku awarii sprzętu czas oczekiwania na montera powoduje stratę danych i czasu, których można byłoby uniknąć w przypadku posiadania lokalizatorów montowanych do portu OBD (Wyciągasz niesprawny moduł, przypisujesz w systemie nowy numer IMEI, a następnie wpinasz urządzenie które możesz mieć w zapasie. Całość zajmuje 5 minut. Łatwy montaż to również łatwy demontaż dla użytkowania pojazdu. Systemy obsługujące pojazdy w ten sposób powinny informować o tym, że urządzenie zostało wpięte bądź wypięte, lecz z doświadczenia wiem, że nie zawsze to funkcjonuje w sposób prawidłowy. Często zdarza się również ,że serwis mechaniczny który obsługiwał dany pojazd nie wpina lokalizatora z powrotem po wykonaniu diagnostyki a sam kierowca również tego nie robi (czasami celowo, lecz często całkiem nieświadomie). Brak danych spowodowanych wypięciem to brak kontroli, który prowadzi do organizacyjnego bałaganu i niejasności których już nie da się wyjaśnić. Przypuśćmy, że urządzenie pozostało wypięte przez 24 godziny. W tym czasie nie jesteśmy w stanie dokładnie zweryfikować ile km kierowca wykonał prywatnie, ile służbowo i ile czasu spędził u danego klienta. W takim układzie pewnym jest też, że taki lokalizator łatwiej zgubić co wiąże się z karami umownymi. Zaletą są w tym przypadku oszczędności związane z kosztami montażu których nie ma oraz oszczędność czasu dotycząca samego montażu.
Wspomniane wcześniej koszty związane z montażem jednorazowym są nieporównywalne do montażu GPS do portu OBD ( tam po prostu te koszty nie występują). Pojawia się zatem pytanie: Po co w ogóle rozważać tą usługę? Odpowiedzią są oczywiście oszczędności i ogrom dokładnych danych które możemy, uzyskać. W przypadku wdrożenia i egzekwowania odpowiedniej polityki korzystania z pojazdów służbowych firma może zaoszczędzić nie tylko na zużyciu paliwa (polityka eco-drivingu) ale również na obniżeniu szkodowości dzięki analizie stylu jazdy. Dzięki poprawnie wdrożonym procedurom i benefitom, tego typu rozwiązania mogą zwrócić się w zależności od wielkości i rodzaju wykorzystywanego taboru po kilku, kilkunastu a czasem dopiero kilkudziesięciu miesiącach. Warto jednak mieć świadomość, że plany nie zawsze udaje się realizować. Dostęp do danych pojazdu takich jak licznik, poziom paliwa itp. z OBD jest uzależniony od jakości urządzenia, ale przed wszystkim od dostępów nadanych przez producenta. Jak wcześniej wspomniałem w przypadku tego urządzenia jakość i stuprocentowa wiarygodność danych często pozostawia wiele do życzenia. Analiza paliwa pod kątem rzeczywistego zużycia, oraz weryfikacja zgodności tankowań ze stanem faktycznym na fakturach zazwyczaj nie wchodzi w grę. Podobnie jest również w przypadku analizy eco-drivingu pracowników. Z mojego doświadczenia analiza danych odnośnie stylu jazdy nie miała sensu. Systemy wyłapywały zdarzenia które nie miały miejsca a analiza zużycia paliwa poprzez ustawione ręcznie przez dostawcę współczynniki wykazywała, że pojazd jeździ na wodę lub paliwo odrzutowe zużywając 1100l/km.

Przetestuj bezpłatnie urządzenia telematyczne OBD i CAN

Za darmo przez 7 dni

Zakup vs. wynajem

Rozważania między zakupem a wynajmem nie powinny być taką zagwozdką jak powyższa o sposobie montażu urządzenia. Wszystko bowiem opiera się w pierwszej kolejności o przekonanie do jakości wykorzystywanego sprzętu i oprogramowania oraz przeliczeniu, czy i kiedy taka inwestycja potencjalnie może się zwrócić. Należy pamiętać o tym, że decydując się na zakup nadal będziemy ponosić koszt abonamentu za dostęp do systemu oraz płacić za abonament kart telemetrycznych znajdujących się w lokalizatorze. Proszę jednak pamiętać o tym, że każde urządzenie w końcu się psuję a zakres gwarancji jest zazwyczaj w tych przypadkach mocno ograniczony. Decydując się na zakup musimy zdawać sobie sprawę z ewentualnych niespodziewanych kosztów związanych z wymianą urządzeń w ciągu roku, czego nie uświadczymy w przypadku najmu (jeśli urządzenia nie są uszkodzone mechanicznie zazwyczaj zostają bezproblemowo wymieniane). Oczywistym jest również, że zanim podejmiemy decyzję o zakupie, najem wydaje się najrozsądniejszy w przypadku pierwszej umowy. Ryzyko zakupu urządzeń od razu po fazie testów wiąże się z sytuacją pozostania z niesatysfakcjonującym sprzętem i oprogramowaniem, z którym nie wiadomo co zrobić.

Identyfikacja jazdy prywatna/służbowa oraz logowanie do pojazdu

Do tej pory spotkałem się z trzema rozwiązaniami dotyczącymi logowania i identyfikacji przejazdów. Jednym z takich rozwiązań są przyciski w nawierconych otworach w deskę rozdzielczą pojazdu. Po wciśnięciu przycisku system identyfikował przejazd jako prywatny. Logowanie odbywało się poprzez ręczne przypisanie użytkowania do pojazdu z poziomu systemu. Taki system powodował dużo problemów w szczególności jeśli użytkownicy często wymieniali się pojazdami (powodowało to duży nakład pracy przez pracownika obsługującego system). Dodatkowo ingerencja w deskę rozdzielczą byłą różnie odbierana przez nowych nabywców w przypadku dalszej sprzedaży pojazdu, nie mówiąc o sytuacjach, w których te pojazdy były przeznaczone do zwrotu w CFM. Poniżej proponuję dwa rozwiązania które nie ingerują w pojazd i które sugeruję rozważyć podczas testów:

Rozwiązanie Funkcje i ryzyko
Karta użytkownika/ Pastylki do logowania Logowanie odbywa się poprzez przyłożenie karty do zamontowanego czytnika zamontowanego pod deską rozdzielczą lub w jej okolicy. W zależności od dostawcy karta służy tylko do identyfikacji użytkownika a przełączanie trybów jazdy odbywa się w aplikacji lub karta odpowiada za jedno i drugie ( jedna kartą użytkownik identyfikuje przejazd służbowy a drugą prywatny). Dodatkowy element z którego korzystamy to potencjalnie dodatkowy koszt który musi pokryć użytkownik, oraz kolejna rzecz którą można zgubić lub zepsuć. W przypadku dwóch kart na jednego użytkowania warto zwrócić uwagę na to, czy po wykonaniu przejazdu można w jakiś sposób dokonać korekty w przypadku identyfikacji niewłaściwą kartą.
Kod QR Logowanie odbywa się poprzez skan kodu QR najczęściej w formie naklejki znajdującej się w pojeździe (najczęściej w formie naklejki) telefonem za pomocą aplikacji. Zmiana trybu jazdy odbywa się poprzez aplikację. Uważam, że ten sposób logowania jest wygodniejszy i potencjalnie nie generuje problemów. Jedyną przeszkodą może być brak internetu w telefonie, lub problemy techniczne aplikacji przez które nie dojdzie do identyfikacji przejazdu.

Zarządzanie flotą-systemy wspierające

Coraz więcej firm zajmujących się tylko pozycjonowaniem pojazdów rozwija swoje usługi o aplikacje wspierające. Dzięki takim rozwiązaniom nie musisz szukać systemów zewnętrznych dedykowanych do zarządzania flotą i ponosić dodatkowych kosztów lub co gorsze dla zarządzającego, prowadzić wszystko w arkuszach kalkulacyjnych. Tego typu systemy zawierają zazwyczaj takie narzędzia jak:

  • Import faktur kosztowych i prowadzenie MPK,
  • Aplikacje do różnego typu zgłoszeń od użytkowników,
  • Carsharing,
  • Terminarz,
  • Różnego rodzaju rejestry: szkód, opon, certyfikatów, parametrów umów itp.,
  • Protokoły przekazań pojazdów,
  • Raporty (środowiskowe, GUS, automatyczne deklaracje podatkowe, raporty VAT itp.).

Powyższe rozwiązania znacząco wpływają na jakość i komfort pracy każdego specjalisty zarządzającego taborem samochodowym i stają się niezbędnym dodatkiem do rynku usług GPS. Warto zatem wziąć pod uwagę zakres i koszty związane z tymi usługami podczas testów.

SLA, czyli klauzula na złe czasy

SLA (Service Level Agreement) to klauzula do umowy głównej dotycząca gwarantowanego poziomu usług, która określa standardy i oczekiwania dotyczące jakości. Takie klauzule coraz częściej pojawiają się w umowach. Poniżej kilka zapisów SLA w kontekście usług GPS:

  • Dostępność systemu: dostawca gwarantuje dostępność systemu na określonym poziomie (np. 98%). W przypadku niższego poziomu dostępności stawka za dany miesiąc abonamentu ulega obniżeniu o określony procent.
  • Czas odpowiedzi na awarię: w przypadku awarii urządzenia, dostawca jest zobowiązany do usunięcia skutków awarii lub do podjęcia zlecenia naprawy w określonym czasie.
  • Gwarancja rozwoju systemu: gdy firma zawiera umowę na dostarczanie usługi GPS, może zdarzyć się, że pewne funkcjonalności są jeszcze w fazie rozwoju ale są testującemu obiecane już wkrótce. Aby zabezpieczyć interesy klienta, w umowie może znaleźć się zapis, który określa szczegółowe warunki i terminy wdrożenia tych funkcjonalności.

Podsumowanie

Powyższy artykuł zahaczył jedynie o najpowszechniejsze aspekty dotyczące wyboru dostawcy, oraz testów usług GPS.

Zawsze odbieramy telefony

Sprawdź nas podczas pilotażu

Łukasz Kozłowski

Specjalista ds. zarządzania flotą

Od początku kariery zawodowej jestem związany z zarządzaniem flotą. Posiadam doświadczenie zarówno w administracji pojazdami osobowymi jak i różnego rodzaju flotami samochodów ciężarowych. W karierze zawodowej stawiam na wszechstronny rozwój aby efektywnie zarządzać taborem na wielu obszarach