środa, 01.02.2017, godz. 17:29

Opublikowane przez: w kategorii Domyślna

Jako firma informatyczna bardzo lubimy upraszczać życie optymalizując codzienne procesy naszych klientów. Naszą pracą chcemy jak najwięcej obowiązków przenieść z barków człowieka na procesy obliczeniowe naszych skryptów. Tym razem było dokładnie tak samo. Jeden z naszych klientów rozliczał delegacje swoich kierowców w programie księgowym ENOVA, więc zaproponowaliśmy mu pewne ułatwienie…

Navifleet - system monitoringu GPS

Rozliczanie delegacji według kraju pobytu lub kraju docelowego.

Aby rozliczyć delegację w programie ENOVA należy podzielić podróż służbową na etapy. Każda podróż – w zależności od sposobu rozliczenia składa się z co najmniej trzech etapów. Jeśli firma transportowa rozlicza delegacje według kraju docelowego ma odrobinę mniej pracy, bo podróż jej kierowców wygląda mniej – więcej tak:

ETAP 1: Polska

ETAP 2: Zagranica

ETAP 3: Polska

 

Trochę więcej pracy ma firma, która nalicza stawki diet według kraju pobytu. Wówczas każdy odwiedzony kraj jest odrębnym etapem. Przykładowa symulacja zlecenia transportowego do Hiszpanii wygląda więc tak:

 

ETAP 1: Polska

ETAP 2: Czechy

ETAP 3: Austria

ETAP 4: Włochy

ETAP 5: Hiszpania

ETAP 6: Francja

ETAP 7: Niemcy

ETAP 8: Polska

 

Warto nadmienić, że przy każdym etapie pracownik wykonujący rozliczenia musi wpisać datę rozpoczęcia i datę zakończenia etapu, a także podać miejscowości przekroczenia granic. Co prawda, wszystkie te informacje są zapisane na kartach drogowych prowadzonych przez kierowców, jednak aby przepisać je z kart do programu i przy tym dokładnie sprawdzić, czy nikt po drodze nie popełnił błędu w uzupełnianiu karty, potrzeba średnio 10 minut. Załóżmy, że raz w tygodniu kierowca wyjeżdża tylko na jedną trasę, więc w miesiącu wykona 4 przejazdy. Oznacza to, że czas potrzebny na samo tylko przygotowanie się do rozliczenia delegacji trwa 40 minut w skali miesiąca dla jednego pojazdu. Rozliczenie 10 pojazdów to czas 400 minut (6 godz. 40 min), a 40 pojazdów to łącznie ponad 3 dni ciągłej pracy polegającej tylko na przygotowaniu danych do rozliczenia delegacji zagranicznych.

 

Rozliczanie delegacji może być łatwe. Wykorzystanie danych telematycznych o przekraczaniu granic.

Lokalizator GPS doskonale wie, kiedy pojazd wyjechał w podróż służbową. Wie też kiedy wyjechał z Polski i przekraczał granice między kolejnymi państwami. Kiedy pojazd wraca z podróży służbowej i kończy ją na bazie firmy – lokalizator zamontowany w samochodzie również o tym wie. Program ENOVA służy do codziennego prowadzenia dokumentacji księgowej. Jedną z jego możliwości jest wystawianie polecenia wyjazdu służbowego i rozliczenie wyjazdu służbowego. Po kontakcie z klientem, a następnie z działem IT firmy Soneta (producent oprogramowania ENOVA) oczywistym dla nas było, że musimy zrobić integrację naszych platform. Chcieliśmy stworzyć narzędzie, które skracałoby proces wypełniania pól niezbędnych do rozliczenia delegacji do minimum. Wszystkie niezbędne dane odczytywaliśmy z danych lokalizacyjnych przesłanych przez lokalizator GPS. Po stronie użytkownika jedynym zadaniem do wykonania jest wybranie zakresu, za jaki chce rozliczyć delegacje, wybranie kierowcy oraz wybranie pojazdu, którym ten kierowca wyjechał w podróż służbową. Po zaznaczeniu wybranego przedziału czasowego (np. tydzień, miesiąc lub kilka miesięcy) system w tle wyszuka wszystkie wyjazdy zagraniczne, kwalifikujące się do rozliczenia delegacji międzynarodowych. Wystarczy jednym kliknięciem myszki zaznaczyć wszystkie zlokalizowane delegacje, wybrać kraj docelowy dla każdej z nich oraz hurtowo wyeksportować grupę plików, które następnie będzie można zaimportować do programu ENOVA. Ważne jest, by w aplikacji Navifleet uzupełnić pole na numer GUID kierowcy. Numer ten jest nadawany bezpośrednio przez program ENOVA.

Lista wyjazdów zagranicznych

Formularz rozliczania delegacji zagranicznych

Oszczędności płynące z rozliczenia delegacji przy pomocy platformy Navifleet.

Czas pracy to pierwsza z kilku zalet omawianego rozwiązania. Manualne przygotowanie danych do rozliczeń z jednego miesiąca dla jednego pojazdu to czas 40 minut. Hurtowe wyeksportowanie danych nie trwa więcej jak 5 minut, co redukuje poświęcony czas o niemal 800%. Niepisaną zaletą tego rozwiązania jest również stuprocentowa wiarygodność danych, odporna na pomyłkę kierowcy w zapisywaniu godzin na karcie i pomyłkę osoby przepisującej dane. Dzięki temu eliminujemy wystąpienie pomyłki i oszczędzamy czas potrzebny na zlokalizowanie jej przyczyny, analizę prawdopodobnej wartości, jaka miała się tam znaleźć i skorygowanie wyników. Kolejnym atutem jest samoczynnie tworzące się archiwum rozliczonych delegacji, nie tylko zapisanych w bazie programu rozliczeniowego, ale także w drugim, niezależnym punkcie docelowym, które odgrywa rolę asekuracyjną. W przypadku utraty danych z programu, lub wykryciu, że któraś z delegacji nie została rozliczona poprawnie, w dowolnej chwili można wrócić się do plików z zapisem trasy i przekroczenia granic oraz ponownie go zaimportować i rozliczyć dietę.

 

Masz pomysł na integrację, która ułatwi życie Tobie? Napisz do nas!

Jesteśmy zintegrowani z wieloma systemami zewnętrznymi. Do tej pory zintegrowaliśmy się z aplikacjami i giełdami transportowo-spedycyjnymi, takimi jak TimoCom, Trans.eu, FireTMS, DHL, LKW Walter czy Duvenbeck. Za każdym razem integracja naszego systemu pozwala na płynne przekazywanie danych z jednego do drugiego programu. Dzięki temu zyskujesz swój czas, bo to co powtarzalne i monotonne wykona za ciebie komputer. Jeśli masz pomysł na integrację, która ułatwi życie tobie, lub znajomym ci firmom, w których do pracy wykorzystuje się samochody służbowe – skontaktuj się z nami już teraz 🙂

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Skontakuj się z nami!
Bądź na bieżąco
z nowymi artykułami!
+Subskrybuj