Jak rozliczać przejazdy prywatne pracowników bez inwigilacji?

Monitorowanie przejazdów prywatnych pracowników stanowi istotne wyzwanie dla wielu firm. Te organizacje stoją przed niełatwym zadaniem - z jednej strony chcą skutecznie zarządzać swoją flotą, co przekłada się na oszczędności i większą efektywność biznesową. Z drugiej jednak, muszą szanować prywatność swoich pracowników i unikać naruszeń, które mogłyby prowadzić do konfliktów czy nawet kwestii prawnych. Jak więc pogodzić te dwie, na pozór sprzeczne, potrzeby? Celem tego artykułu jest przedstawienie metod i narzędzi, które umożliwią precyzyjne i sprawiedliwe rozliczanie przejazdów prywatnych pracowników, przy jednoczesnym poszanowaniu ich prywatności. Pomożemy znaleźć równowagę pomiędzy optymalizacją zarządzania flotą a szacunkiem dla indywidualności każdego z zatrudnionych.

Regulacje prawne

Zgodnie z RODO, pracodawcy mogą przetwarzać dane osobowe pracowników tylko wtedy, gdy jest to konieczne, proporcjonalne i zgodne z prawem. Pracodawcy muszą również poinformować pracowników o tym, jakie dane są zbierane, w jaki sposób są przetwarzane i jak długo są przechowywane.

W kontekście monitorowania pojazdów służbowych, te zasady oznaczają, że firmy muszą poinformować pracowników o wprowadzeniu systemu monitorowania GPS, jego celu i zakresie. Ponadto, muszą zapewnić, że dane zebrane za pomocą systemu monitorowania są wykorzystywane tylko do celów służbowych i są odpowiednio chronione.

Z jednej strony, firmy mają prawo do monitorowania pojazdów służbowych, aby optymalizować koszty, zarządzać flotą efektywnie i monitorować zużycie paliwa. To również sposób na zrozumienie, w jaki sposób pojazdy służbowe są wykorzystywane poza godzinami pracy. Z drugiej strony, pracownicy mają prawo do prywatności, nawet jeśli korzystają z pojazdów służbowych. W przypadku użytkowania prywatnego, należy uwzględnić reguły w polityce flotowej i uzyskać pisemne potwierdzenie od kierowcy, że jest świadomy monitorowania lub zgadza się na nie. Takie potwierdzenie powinno być przechowywane w aktach. 

Jeśli istnieje obawa, że pracownicy nie wyrażą zgody na monitorowanie jazd prywatnych za pomocą systemu GPS, istnieje jeszcze inne rozwiązanie, można wyłączyć funkcję śledzenia dla trybu prywatnego. Pozyskanie zgody od 100- 200 użytkowników jest trudne, bo praktycznie zawsze znajdzie się ktoś, kto się nie zgodzi. Brak porozumienia może spowodować, że wdrożenie telematyki będzie albo niemożliwe (jeśli opór jest ze strony członków zarządu) lub niepełne (jeśli ze strony użytkowników operacyjnych). Rozwiązaniem tego problemu może być tryb prywatny, który w skrajnych sytuacjach może być aktywny cały czas. To rozwiązanie pozwala uniknąć potencjalnych problemów związanych z odmową zgody i zapewnia pewność, że telematyka zostanie wdrożona w sposób, który jest akceptowalny dla wszystkich stron.

Oto przykładowe zapisy, które mogą być uwzględnione w polityce flotowej dotyczącej RODO i monitoringu GPS:

1. Zgoda pracownika na monitorowanie GPS:

• Użytkownik pojazdu potwierdza, że jest świadomy iż w samochodzie, który użytkuje zainstalowany jest lokalizator GPS, który rejestruje takie parametry jak położenie geograficzne, prędkość jazdy,  itp.
• Jeśli użytkownik pojazdu nie wyraża zgody na monitorowanie w trybie prywatnym, może skorzystać z tzw. Trybu Prywatnego, czyli funkcjonalności ukrywania jego lokalizacji w czasie wolnym od pracy. Sterowanie Trybem Prywatnym odbywa się z poziomu aplikacji mobilnej na telefony z systemem Android i iOS. Po zakończeniu przejazdu w celach prywatnych, użytkownik pojazdu ma obowiązek wyłączyć Tryb Prywatny

2. Cel monitorowania GPS:

• Monitorowanie GPS jest prowadzone w celach związanych z zarządzaniem flotą, redukcją kosztów jej utrzymania oraz monitorowania sposobu jej eksploatacji.Dane GPS są używane wyłącznie do celów służbowych i nie są udostępniane osobom trzecim bez uprzedniej zgody lub na żądanie organów ścigania.
• Dane GPS nie są używane do monitorowania pracownika w sposób niezwiązany z jego pracą lub naruszający jego prywatność.

3. Prawa pracownika:

• Pracownik ma prawo dostępu do swoich danych GPS oraz możliwość ich poprawiania w przypadku stwierdzenia błędów.
• Pracownik ma prawo do żądania usunięcia swoich danych GPS, o ile nie są one już niezbędne do celów służbowych lub nie ma innych przesłanek prawnych przeciwnych takiej operacji.

4. Bezpieczeństwo danych:

• Wszelkie dane GPS są traktowane jako poufne i chronione zgodnie z odpowiednimi środkami bezpieczeństwa, w celu zapobiegania dostępowi osób nieuprawnionych.
• Dostęp do danych GPS jest ograniczony tylko do upoważnionych pracowników lub osób trzecich, które działają w imieniu firmy i są związane umową poufności.
• Dostęp do danych jest udzielany wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celów monitoringu i zgodnie z zasadami upoważnienia.

Należy pamiętać, że powyższe przykłady stanowią jedynie ogólne wskazówki i zaleca się skonsultowanie polityki flotowej z prawnikiem lub specjalistą ds. ochrony danych, aby dostosować ją do konkretnych wymagań prawnych i regulacji RODO obowiązujących w danym kraju lub regionie.

‍

Sposoby raportowania jazd prywatnych

Monitorowanie jazdy prywatnej, przy jednoczesnym poszanowaniu prywatności kierowców, jest wyzwaniem, które wiele firm musi rozwiązać. Jednym z efektywnych rozwiązań jest użycie aplikacji zarządzania flotą, takiej jak Navifleet, która umożliwia zarówno efektywny monitoring, jak i ochronę prywatności pracowników. 

Przełącznik  jazdy prywatnej i służbowej w aplikacji mobilnej

Aplikacja Navifleet Driver umożliwia kierowcom samodzielne oznaczanie typu przejazdu: służbowy czy prywatny. W momencie, gdy kierowca oznacza przejazd jako prywatny, jego lokalizacja przestaje być monitorowana i nikt nie jest w stanie sprawdzić jego położenia. Mimo to, menedżer floty nadal ma dostęp do ogólnych statystyk , takich jak przebieg, spalanie czy  styl jazdy. Dzięki temu możliwe jest kontrolowanie kosztów floty i identyfikowanie nieekonomicznych i niebezpiecznych kierowców, nawet jeśli ci korzystają z trybu prywatnego. Flotowiec ma możliwość monitorowania kilometrów prywatnych i stylu jazdy, jednocześnie nie naruszając prywatności pracowników.

Warto zaznaczyć, że istnieją firmy, których pracownicy akceptują monitorowanie jazdy, nawet w czasie świąt, dlatego możliwość korzystania z opcji utajniania lokalizacji w naszej aplikacji nie jest to obowiązkowa.

Harmonogram dni wolnych i świąt

Zdarza się, że pracownicy nieuczciwie wykorzystują zaufanie udzielone przez pracodawcę, oznaczając większość swoich przejazdów jako służbowe, nawet podczas okresów urlopowych lub dni wolnych od pracy. Zgodnie z polityką flotową, przejazdy do i z miejsca pracy są automatycznie uznawane za służbowe. W niektórych firmach istnieje również praktyka, która pozwala na uwzględnienie w ramach jazdy "służbowej" czynności takich jak zakupy czy odbiór dzieci ze szkoły. Natomiast jazda prywatna dotyczy przejazdów w dni robocze poza godzinami pracy, w soboty, niedziele oraz w dni ustawowo wolne od pracy.

Z Navifleet nie ma potrzeby, aby pracownicy angażowali się w ręczne zmiany trybu jazdy za pomocą aplikacji mobilnej. Harmonogram automatycznie przełącza ich na tryb prywatny w wyznaczone dni wolne, a następnie przywraca tryb służbowy. Jednak dla wyjątkowych sytuacji, takich jak urlopy pracowników czy soboty, które przypada na dzień pracujący, udostępniamy naszą aplikację mobilną, która umożliwia błyskawiczne skorygowanie ustawień wprowadzonych przez harmonogram za pomocą jednego kliknięcia. 

Navifleet pozwala na kontrolowanie kilometrów prywatnych i służbowych, jak również przypisuje każdemu flotowcowi indywidualnego opiekuna, który dba o sukces wdrożenia i efektywność zarządzania flotą.

Raportowanie wyjazdów poza rejon działania

Czasami godziny pracy poszczególnych osób są tak nieregularne, że stworzenie uniwersalnego harmonogramu ich pracy jest niemożliwe. W takich sytuacjach, aby unikać skrajności i nie monitorować każdego przejazdu, zespoły flotowe opierają swoje działania na rejonizacji i rozliczaniu tylko długodystansowych wyjazdów służbowych, które wykraczają poza obszar działania danej osoby. Ta metoda może nie uchwycić weekendowego wyjazdu za miasto, jednak z drugiej strony każdy dłuższy wyjazd będzie dokładnie odnotowany, wraz z jego dystansem i zużyciem paliwa.

Budowanie komunikacji i procedur

W procesie monitorowania przejazdów prywatnych pracowników kluczowe znaczenie mają jasno sformułowane zasady i procedury dotyczące użytkowania pojazdów służbowych. 

Pierwszym krokiem w uregulowaniu komunikacji i procedur jest wypracowanie jasnych i precyzyjnych zasad dotyczących korzystania z samochodów służbowych w celach prywatnych. Pracownicy powinni być dokładnie poinformowani, jakie przejazdy są, a jakie nie są traktowane jako jazda prywatna (np. czy dojazdy do i z pracy są prywatne czy służbowe).

Kolejnym istotnym aspektem jest wypracowanie jasnych procedur zgłaszania przejazdów prywatnych - np. smsem, telefonicznie, pisemnie na karcie drogowej lub za pomocą aplikacji mobilnej. W przypadku pojazdów ogólnodostępnych, nazywanych pulowymi, konieczne jest również określenie terminów, w jakich należy dokonać zgłoszenia, aby zapewnić odpowiednią organizację pracy i dostępność pojazdów dla innych pracowników.

Pracownik powinien być poinformowany o takiej formie monitoringu i jego celach. Istotne jest również zapewnienie odpowiedniego zabezpieczenia danych osobowych pracowników i przestrzeganie obowiązujących przepisów o ochronie danych.

Kolejnym aspektem, który należy uregulować, jest kwestia pokrycia kosztów związanych z przejazdami prywatnymi pracowników. Jeśli zdecydujemy się na rozliczanie w oparciu o wykorzystanie pojazdu (np. liczbę kilometrów prywatnych w miesiącu) należy określić, jakie koszty zostaną pokryte przez pracownika, a jakie przez firmę. Najlepiej wyrazić ten koszt w formie stawki za 1 km. Przyjęło się, że stawka, która przerzuca na użytkownika koszt paliwa, i eksploatacji to ok. 60 gr/km. Jeśli zależy nam na zmiękczeniu monetyzacji przebiegów prywatnych, możemy wprowadzić pulę bezpłatnych kilometrów prywatnych. Standardem branżowym jest 200 km miesięcznie, które użytkownik może wykonać prywatnie zupełnie za darmo. Można rozważyć różne modele rozliczeń, na przykład ryczałtowe opłaty za korzystanie z samochodu służbowego w celach prywatnych lub rozliczenia na podstawie faktycznych kosztów paliwa i eksploatacji pojazdu.

Wreszcie, istotną kwestią jest wprowadzenie skutecznych sankcji za naruszenie ustalonych zasad dotyczących użytkowania samochodów służbowych w celach prywatnych. Pracownicy powinni być poinformowani o konsekwencjach wynikających z nieprzestrzegania tych zasad, takich jak kary finansowe lub dyscyplinarne. Jednocześnie, istotne jest również ustalenie procedur odwoławczych dla pracowników, którzy uważają, że nałożone sankcje są nieuzasadnione lub niesprawiedliwe. W praktyce, jeśli pracownik jest zatrudniony na umowie o pracę, konieczne jest uzyskanie jego zgody na potrącenie należności za prywatną jazdę z wynagrodzenia. W przypadku floty pojazdów, sankcje finansowe mogą być trudne do zastosowania. W takich przypadkach możliwe są bardziej miękkie środki, takie jak rekomendacja do przełożonego w sprawie odebrania prawa do bonusu/premii, obniżenie standardu samochodu lub zmniejszenie puli bezpłatnych kilometrów do celów prywatnych.

Poprawnie zaprojektowany system rozliczania jazd prywatnych (w rozumieniu zarówno narzędzi technicznych jak i procedur)  pomoże w uniknięciu wielu nieporozumień i konfliktów na linii flotowiec - użytkownik  oraz flotowiec - zarząd. 

Rozliczanie kilometrów prywatnych

Jednym z elementów wymagających określenia jest monetyzacja kilometrów przejechanych w celach prywatnych, co stanowi istotny krok w budowaniu oszczędności poprzez odzyskiwanie części kosztów eksploatacyjnych od użytkowników. To istotne, ponieważ kilometry prywatne wpływają na TCO floty.

W kontekście rozliczeń prywatnych wyjazdów, można wyróżnić dwie metody. Pierwsza metoda, nazywana metodą PAYD lub PHYD  polega na ustaleniu stawki za każdy przejechany kilometr w celach prywatnych i mnożenie przez nią przebiegu prywatnego. Jest to podejście elastyczne, które pozwala uwzględnić różne czynniki, takie jak styl jazdy czy ewentualna pula bezpłatnych kilometrów. Takie dokładne określenie stawki umożliwia adekwatne rozliczenie kosztów związanych z prywatnymi przejazdami pracowników.

Drugą metodą jest kontrola i rozliczanie kosztów związanych z tankowaniem pojazdów służbowych. Przez skanowanie lub fotografowanie paragonów ze stacji paliw, pracodawcy mają możliwość weryfikacji rzeczywistych wydatków związanych z paliwem. To umożliwia dokładniejsze i bardziej sprawiedliwe rozliczenie kosztów. Jednocześnie, należy pamiętać o odpowiedniej weryfikacji kart paliwowych, aby zapewnić uczciwość i rzetelność w rozliczeniach. Paragon za tankowanie, dokonane przy użyciu karty paliwowej, nie powinien być uwzględniany w rozliczeniach prywatnych przejazdów pracowników.

Warto również zauważyć, że popularne metody kontroli użytku prywatnego, takie jak sprawdzanie tankowań w dni wolne przy użyciu karty paliwowej lub analiza zestawień transakcji ze stacji, mogą być niewystarczająco skuteczne. Niektórzy pracownicy mogą próbować oszukać system, tankując przed i po weekendzie lub podając niedokładny stan licznika. Dlatego istotne jest poszukiwanie alternatywnych rozwiązań, szczególnie dla flotowców, którzy nie mają dostępu do zaawansowanych systemów telematycznych. Istnieje potrzeba wprowadzenia skutecznych narzędzi kontroli, które pozwolą na bardziej precyzyjne monitorowanie użytku prywatnego samochodów służbowych.

Weryfikacja kart paliwowych, eliminacja oszustw oraz poszukiwanie skutecznych narzędzi kontroli są niezbędne dla zapewnienia uczciwości, rzetelności i efektywności procesu monitorowania przejazdów prywatnych.

Monitorowanie kilometrów prywatnych bez inwigilacji w pigułce 

W tym artykule przedstawiliśmy praktyczne strategie i rozwiązania, które umożliwiają firmom efektywne monitorowanie prywatnych przejazdów pracowników, jednocześnie szanując ich prywatność. Podpowiadamy, jak przeprowadzić proces skutecznego wdrożenia monitoringu i ochrony prywatności w 4 krokach:

1. Ustal zasady rozliczania jazdy prywatnej
   Współpracuj z zarządem, aby ustalić zasady rozliczania prywatnych przejazdów. Na początku stwórz solidny business case, wykorzystując do tego dane z telematyki (możesz skorzystać z darmowych testów) albo korzystając z doświadczeń innych firm (jakie są koszty jazdy w weekendy i podczas urlopu - case study). Do propozycji dla zarządu możesz dołączyć jedną z metod, która najlepiej pasuje do twojej organizacji. Jeśli zarząd zatwierdził pomysł na dodatkowe oszczędności, przejdź do następnego kroku.
   
   
2. Określ narzędzia których potrzebujesz
   Twoje podejście zależeć będzie od tego, czy preferujesz opieranie się na deklaracjach od użytkowników, czy na szczegółowych raportach dotyczących zużycia. Być może zadowoli Cię prosty komunikator, współdzielony arkusz Excel online, lub telematyka. Jeśli wybierzesz mniej pracochłonne rozwiązanie, jakim jest telematyka, upewnij się, że zrozumiałeś możliwości techniczne związane z ochroną prywatności, analizą i precyzją danych. Sprawdź, jakie są najlepsze metody rozliczeń.

3. Przygotuj propozycję zapisów do polityki flotowej
   Wskazane jest, aby skonsultować ten krok z radcą prawnym (zewnętrznym lub wewnętrznym), skupiając się głównie na odpowiednich zapisach dotyczących prywatności danych osobowych. To istotne kwestie, które docenią użytkownicy samochodów, wiedząc, że ich dane są traktowane z należytą powagą. W polityce flotowej musisz również dokładnie wyjaśnić, dla jakich celów i dlaczego zamierzasz rozliczać prywatne kilometry, a także zasady, według których to nastąpi.
4. Daj sobie czas na pilotaż
   Nie rzucaj się od razu na głęboką wodę. Zacznij najpierw zbierać dane, przyglądaj się im i weryfikuj, że nie prowadzą do błędnych wniosków. Wdrażanie takich projektów we flocie powinno się odbywać łagodnie, aby wszyscy zainteresowani zdążyli przywyknąć do tej nowości. Postawienie sprawy zbyt surowo od samego początku może wywołać cichy sprzeciw i głosy niezadowolenia, które mogą się przerodzić w tsunami i zmieść Twój pomysł na dodatkowe pieniądze w budżecie floty.

Pamiętaj, żeby dostosować podane punkty do potrzeb i charakterystyki twojej organizacji. Efektywne zarządzanie flotą ma nie tylko kluczowe znaczenie dla efektywności firmy, ale także wpływa na jej wizerunek, satysfakcję pracowników i zgodność z obowiązującymi przepisami prawnymi. Niezależnie od wielkości floty, zrozumienie i właściwe zastosowanie technologii i strategii monitorowania może przynieść realne korzyści biznesowe.