TCO samochodu – czym się kierować przy wyborze pojazdów do floty?

Zakup lub wynajem samochodu to dopiero początek kosztów związanych z użytkowaniem samochodu. Czym jest TCO, co się na nie składa i na co zwrócić uwagę, aby zmniejszyć koszty utrzymania floty? Na te pytania odpowiadamy w dzisiejszym artykule.

TCO samochodu – co to jest?

TCO (Total Cost of Ownership) oznacza całkowity koszt posiadania. Pod tym pojęciem kryje się suma wszystkich kosztów, jakie ponosi właściciel konkretnego przedmiotu od momentu jego zakupu aż do chwili zbycia. W wielu przypadkach kwota, jaką trzeba przeznaczyć na zakupienie towaru, nie jest największą częścią TCO. Tak bywa w przypadku samochodów. Choć w obliczu wysokiego kosztu zakupu auta takie stwierdzenie może wydawać się absurdalne, często okazuje się, że oszczędzenie na etapie kupowania auta będzie oznaczało dużo większe wydatki później. Jest to szczególnie problematyczne w przypadku dużych flot samochodowych: niebranie pod uwagę TCO przy zakupie pojazdów może znacznie zwiększyć całościowe koszty firmy.

Co składa się na TCO samochodu?

TCO auta można podzielić na koszty bezpośrednie oraz pośrednie. Do tych pierwszych zalicza się oczywiście finansowanie pojazdu – albo w ramach środków własnych (czyli: suma, jaka zostanie przeznaczona na zakup auta), albo w ramach opłat zewnętrznych (na przykład: gdy samochody są leasingowane). Kolejne koszty bezpośrednie związane są z utrzymaniem pojazdu w dobrym stanie oraz eksploatacją. Wymienić tutaj można koszty:

• Paliwa
• Płynów eksploatacyjnych – na przykład do spryskiwaczy, oleju
• Związane z ubezpieczeniem i amortyzacją
• Przeglądów
• Usuwania skutków awarii oraz wypadków – na przykład opłata za naprawę wgiętego podczas stłuczki zderzaka
• Opon i ich wymiany
• Opłat drogowych – na przykład za przejazdy autostradami
• Zakupu dodatkowego wyposażenia.

Można dodać, że na TCO ma wpływ także utrata wartości pojazdu. Ta może być różna i uzależniona od wielu czynników, często zupełnie niezależnych od sprawności i jakości samochodu. Niektóre marki np. cieszą się dużą popularnością – przez co są mniej narażone na proces utraty wartości.

Koszty pośrednie związane są z zarządzaniem flotą. Obejmują więc na przykład pensję osób oddelegowanych do tego zadania czy opłaty za potrzebne do administrowania floty oprogramowanie.

Warto podkreślić, że TCO samochodu może bardzo różnić się w zależności od wybranego modelu finansowania (kupno za gotówkę, kupno na kredyt, leasing, okazyjne wypożyczanie aut) – i powinno być brane przy decydowaniu, co do formy tegoż finansowania.

Co oznacza „tańsze” auto?

„Tańsze” auto to nie zawsze to, za które – w danej kategorii – zapłacimy najmniej. Pod uwagę zawsze należy brać wysokość kosztów jego użytkowania. Jest to szczególnie istotne w przypadku floty, gdzie nieprzemyślany wybór pojazdów może oznaczać dla firmy w długim okresie wzrost wydatków na utrzymanie pojazdów nawet o kilkanaście procent. Niektóre pojazdy są znacznie droższe w eksploatacji niż inne: na przykład palą bardzo dużo paliwa albo części zamienne mają wysokie ceny. To z kolei będzie oznaczało zwiększone koszty pośrednie. Samochody niektórych marek także tracą na wartości dużo szybciej, co zmniejsza zysk z ich zbycia, i tym samym wpływa na TCO. W przypadku pojazdów flotowych, problematyczny może okazać się też brak pewnego wyposażenia – który utrudni pracę fleet managera albo osób użytkujących auto. Dlatego tak ważny jest research, nie tylko w zakresie potencjalnych kosztów, ale także potrzeb firmy i pracowników, którzy będą korzystać z samochodu. Auto „źle dobrane” może na przykład opóźnić realizację pewnych zadań – co również nie będzie korzystne dla przedsiębiorstwa.

Najbardziej „opłacalny” samochód firmowy, to więc taki, który, po pierwsze, posiada dokładnie takie wyposażenie, jakie jest potrzebne, po drugie – ma najniższe możliwe TCO.

W jaki sposób przewidzieć TCO pojazdu?

W webinarze „Zarządzanie flotą – jak usprawnić pracę fleet managera” Radosław Kraciuk, posiadający wieloletnie doświadczenie w branży fleetowej, wspomniał, że tak naprawdę TCO jesteśmy w stanie w pełni poznać dopiero w momencie, gdy pozbędziemy się samochodu z firmy. Nie oznacza to jednak, że nie są możliwe estymacje. W tych pomagają przeszłe doświadczenia (czyli wiedza, co do TCO wcześniej użytkowanych pojazdów i kosztów eksploatowania obecnych), znajomość rynku motoryzacyjnego oraz dokładny research.

Warto przygotować analizy, jak koszty utrzymania – z wyłączeniem paliwa, którego wykorzystanie zazwyczaj w czasie jest wartością stałą – będą zmienne w czasie. Czyli – przeanalizować cykl życia pojazdu. Pozwoli on określić, jak długo utrzymanie samochodu w firmie jest opłacalne. Może się to mocno różnić w zależności od rodzaju pojazdów, typu działalności oraz przyjętego rodzaju finansowania. We wspomnianym wcześniej webinarze na przykład pojawiła się konkluzja, że o ile analizy wykazały, że przy wynajmie samochodów osobowych najlepiej użytkować je przez około trzy i pół roku. Z czasem koszty rosną. W przypadku samochodów ciężarowych okres ten był już jednak znacznie dłuższy – te powinny być użytkowane przez przynajmniej siedem lat.

Pomocne może być tutaj zwrócenie się po oferty do firm leasingowych czy wypożyczających samochody, z prośbą o przygotowanie zestawień kosztowych w różnych wariantach czasowych. Ich późniejsze porównanie oraz skonfrontowanie z własnymi obserwacjami pozwoli na wyprowadzenie wniosków – i wybranie najkorzystniejszego wariantu.

Odrębna kwestia to paliwo. Zazwyczaj stanowi ono stosunkowo duży koszt przy użytkowaniu pojazdu. Wybierając pomiędzy kilkoma modelami pojazdów warto więc porównać także ich spalanie – i sprawdzić, jakie oszczędności w ciągu paru lat może przynieść wybranie auta nawet droższego, ale zużywającego mniej paliwa. Istotne kryterium to także awaryjność oraz koszt części zapasowych. To również można sprawdzić – zapoznając się ze statystykami, opiniami o danej marce czy ceną, jaką trzeba zapłacić za części do konkretnych pojazdów.

Jak obniżyć TCO samochodów firmowych?

Jak wspomniano powyżej – przede wszystkim, uważnie wybierając rodzaj pojazdu, jego wyposażenie i formę finansowania. Decyzje w tym temacie powinny być podejmowane z uwzględnieniem TCO. Jeżeli na przykład wybierzemy samochód stosunkowo tani, ale będzie on spalał dużo więcej niż auto o parę tysięcy droższe – po pokonaniu kilkuset kilometrów TCO tego tańszego pojazdu będzie znacznie wyższe. Podobnie, przy zakupie wybierając pomiędzy dwoma bardzo podobnymi modelami auta, wybierając markę, która  ma złą opinię pośród kierowców, narażamy się na większą utratę wartości. Tym samym już na starcie, dokonując mądrych wyborów, możemy zmniejszyć całkowite koszty użytkowania samochodu.

W jaki jednak sposób obniżyć TCO później?

Tutaj warto dokonać analizy kosztów, jakie firma ponosi na utrzymanie pojazdów. Porównując je można się przekonać, że lwia część wydatków dotyczy paliwa – często sięga nawet około 40% kosztów całkowitych floty. Z kolei assistance to wartość bliższa raczej 1 – 2%. Manager floty, szukając oszczędności, powinien skupiać się na tych elementach, które mają procentowo największy udział w całkowitych kosztach – ponieważ zmniejszenie ich nawet o niewielką ilość, może przynieść realne oszczędności. Radosław Kraciuk doradza skupiać się przede wszystkim na paliwie i finansowaniu – i tu szczególnie walczyć o wynegocjowanie jak najlepszych stawek.

Redukcja kosztów operacyjnych i obniżenie TCO jest również możliwe na inne sposoby. Na przykład – dbając o dobre nauki kierowców. Ekologiczna, bezpieczna jazda, oznacza zwykle mniejsze zużycie paliwa i niższe prawdopodobieństwo wypadku. Warto więc wyrabiać u kierowców dobre nawyki: przydatne może być tutaj udzielanie instrukcji, kursy albo systemy dla floty. Navifleet chociażby może zbierać informacje o technice jazdy kierowców – co pomaga wyprowadzać na tej podstawie wnioski.

Użytkowanie systemu do zarządzania flotą również może przyczynić się do obniżenia TCO. W jaki sposób? Zbierane statystyki i udostępniane przez system flotowy opcje mogą ułatwić optymalne planowanie tras (a więc i zmniejszać użycie paliwa), umożliwić wykrywanie niebezpiecznych sytuacji i reagowanie na nie (a przez to: uniknięcie kosztów napraw). Dobra organizacja działania floty i odpowiedni sposób zarządzania nią – wyznaczanie zadań, dbanie o to, aby auto było w dobrym stanie, szybka reakcja na problemy, planowanie tras – wpływa na koszty. Tym samym może więc zmniejszyć TCO.

Podsumowanie

W jaki sposób zmniejszać TCO? Trzeba zawsze mieć przed oczami szerszy obraz sytuacji, dobrze znać rynek i zdawać sobie sprawę z tego, że to nie najtańsze zakupienie czy wybranie najniższej oferty na leasing jest najważniejsze. Całkowity koszt posiadania samochodu powinien być jak najniższy. Aby o to zadbać, trzeba podejmować świadome decyzje na etapie wyboru marki, modelu, silnika i formy finansowania. Ale także zapewnić, że procesy zarządzania flotą będą przebiegały w sprawny sposób. Do tego zaś potrzeba wiedzy o rynku, jak największej ilości statystyk oraz często dodatkowych narzędzi, umożliwiających zbieranie danych i usprawnienie monitorowania floty.

‍