Drożejące paliwo to tylko wierzchołek góry lodowej dla właścicieli flot samochodowych. Koszty utrzymania floty są znacznie bardziej złożonym zagadnieniem. Składa się na nie co najmniej kilka elementów. Zarówno przedsiębiorcy, jak i specjaliści ds. zarządzania flotą doskonale wiedzą, że utrzymanie pojazdów to znacznie więcej niż tylko paliwo, które wlejemy do baku. Postanowiliśmy uporządkować tę wiedzę i przeanalizować, co ma największy wpływ na koszty floty w firmie.

TCO floty samochodowej

TCO (Total Cost of Ownership) oznacza Całkowity Koszt Posiadania. Jest to suma wszystkich kosztów ponoszonych przez właściciela danego obiektu, od momentu nabycia, przez cały okres eksploatacji.

Koszty floty samochodowej w firmie stanowią jedne z największych rozchodów przedsiębiorstwa. Samochód służbowy generuje różnego rodzaju koszty utrzymania, które pojawiają się cyklicznie lub epizodycznie. Znajomość ponoszonych wydatków w tym obszarze jest niezbędna do planowania budżetu i efektywnego zarządzania flotą oraz całym przedsiębiorstwem.

Koszty wstępne

Pojazdy flotowe są najczęściej nabywane w formie leasingu lub wynajmu długoterminowego. Mimo to musimy się liczyć z koniecznością poniesienia kosztów już na samym początku, zanim pojazdy zaczną przynosić dochód.

W przypadku nowych nabytków konieczne jest wniesienie opłat administracyjnych. Do tego należy dodać wkład własny do leasingu. Oczywiście w skali całego zarządzania flotą, są to niewielkie koszty, jednak nie możemy o nich zapominać, obliczając TCO samochodów służbowych.

Obowiązkowe wyposażenie pojazdu

Pamiętajmy, że w świetle prawa, pojazd musi być wyposażony w sprawną gaśnicę, trójkąt ostrzegawczy oraz posiadać czytelną tablicę rejestracyjną. To również generuje koszty.

Opłaty abonamentowe i leasingowe

Pozostając w wątku leasingu i wynajmu pojazdów, możemy wyodrębnić kolejny koszt stały dla firmy. Opłaty abonamentowe i leasingowe są w większości przypadków określone z góry i przewidywalne.

Ewentualna modyfikacja wysokości takich opłat może nastąpić w przypadku zmian stóp procentowych przez NBP. W ostatnim okresie jesteśmy świadkami właśnie takiego procesu.

W zależności od typu prowadzonej ewidencji pracy pojazdu możliwe są różne warianty odliczania podatku VAT oraz rozliczania kosztów.

Dodatkowe wyposażenie samochodów

Specjalista ds. zarządzania flotą musi dbać o komfort i wydajność kierowców. Pojazdy powinny umożliwiać wykonywanie obowiązków służbowych jak najefektywniej. W tym celu firmy wyposażają swoje floty w pojazdy w wersjach wyższych niż standard. Generuje to wyższe koszty, które wpływają na wysokość raty leasingowej bądź abonamentowej.

Utrata wartości pojazdów a koszty floty

Pojazdy, jak każde inne narzędzia pracy tracą swoją wartość podczas użytkowania. Jest to kolejny koszt, który ponosi firma posiadająca flotę.

Szacunkowa wartość pojazdów po upływie określonego czasu, obliczana na podstawie przewidywalnych parametrów i danych, jest określana jako wartość rezydualna.

Na wartości rezydualne samochodów osobowych w firmie składają się między innymi takie dane, jak:

  • opinia o marce i modelu samochodu,
  • polityka cenowa producenta pojazdu,
  • popyt na dany pojazd (na podstawie wyników sprzedaży),
  • cykl życia modelu,
  • typ i specyfika nadwozia,
  • pojemność silnika,
  • rodzaj silnika,
  • wyposażenie standardowe i dodatkowe.

Ponadto coraz większe znaczenie ma liczba przywoływanych akcji serwisowych (napraw) dla danego modelu auta o przyjętym okresie (do 3 lat od produkcji). Nie bez znaczenia jest też jakość obsługi i liczba oraz gęstość autoryzowanych punktów serwisowych.

Koszty paliwa

Ceny paliwa to coś spędza sen z powiek kierowników flot oraz przedsiębiorców. Zarządzanie flotą coraz częściej wiąże się z działaniami podejmowanymi na rzecz redukcji zużycia paliwa. Jest to proces, który pozwala znacznie obniżyć koszty utrzymania floty samochodowej. Narzędziem do obsługi floty, które jednocześnie pozwala ograniczyć zużycie paliwa, jest system telematyczny. Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak przebiega redukcja zużycia paliwa poprzez programy telematyczne, przeczytaj nasz artykuł – Pomogliśmy wypracować prawie 3000 zł zysku rocznie na jednym pojeździe.

Opracowując budżet obsługi floty samochodowej, osoba odpowiedzialna za pojazdy może na podstawie danych telematycznych, własnego doświadczenia bądź szacunkowych wartości zużycia paliwa dla danego modelu pojazdu, estymować to ile trzeba będzie zapłacić za paliwo w ciągu całego roku.

Koszty utrzymania czystości

Flota jest wizytówką firmy, dlatego ważne jest, aby dbać nie tylko o stan techniczny pojazdów, ale również o ich estetykę i czystość. Koszty utrzymania czystości stanowią niewielki procent wszystkich wydatków związanych z flotą, ale nie możemy ich pomijać podczas planowania wydatków. Na rynku coraz prężniej działają dostawcy usług związanych z dbaniem o czystość samochodów. Właściciele dużych flot chętnie sięgają po tego typu rozwiązania, mając gwarancję, że samochód zawsze będzie godnie reprezentował firmę.

Koszt płynów eksploatacyjnych

Podczas jazdy samochodem służbowym, kierowcy muszą czuć się komfortowo i bezpieczne. Aby tak było, konieczne jest zadbanie o tak podstawowe kwestie, jak płyn do spryskiwaczy. Kosztem, który należy wymienić w tej kategorii, będzie również utrzymanie klimatyzacji w samochodzie.

Ubezpieczenie floty samochodowej

Ubezpieczenie floty samochodowej to koszt stały, którego wartość zależy od poziomu szkodowości we flocie samochodowej oraz oceny ryzyka naszego car parku przez ubezpieczyciela. Ubezpieczyciele zwracają szczególną uwagę na bezpieczeństwo. Jednym ze sposobów na oszczędności w tym obszarze jest system telematyczny.

Wysokość ubezpieczenia flotowego zależy również od oferty, którą wybierzemy. Oprócz obowiązkowego OC, ubezpieczyciele oferują również bogatsze pakiety, w skład których mogą wchodzić: AC, NNW, Assistance, Zielona Karta, ochrona prawna czy też ubezpieczenie opon i szyb.

koszty floty

Wymiany opon i części eksploatacyjnych

Pojazdy we flotach, eksploatowane przez handlowców, pracowników serwisu czy monterów robią wiele tysięcy kilometrów każdego roku. W niektórych przypadkach musimy się liczyć z wymianą opon na nowe, po każdym sezonie.

Regularne pokonywanie długich tras to również wydatki związane częstą wymianą części eksploatacyjnych. Mowa szczególnie o klockach i tarczach hamulcowych. Zarówno opony, jak i hamulce zużywają się szybciej przy nieodpowiednim stylu jazdy kierowców. Jeśli chcesz optymalizować te koszty, właśnie na to powinieneś zwrócić uwagę.

Serwis

Od stanu technicznego pojazdów należących do floty, zależy nie tylko efektywność pracowników, ale przede wszystkim ich zdrowie i życie. Ważne jest, aby przeprowadzać serwis zgodnie z zaleceniami producenta. Wytyczne te decydują o stanie technicznym pojazdu. Osoby odpowiedzialne z zarządzanie flotą nie mogą pozwalać sobie na odstępstwa w tej kwestii – się odbywać w ramach czasowych określonych przez producenta lub po przejechaniu odpowiedniej ilości kilometrów.

Oprócz bezpieczeństwa i efektywności pracowników, do zalet regularnego serwisowania należy też wyeliminowanie potencjalnych awarii, które mogą generować znacznie wyższe koszty.

Likwidacja szkód

Zarządzanie flotą wiąże się z podejmowaniem często nieoczywistych decyzji. Aby zachować ciągłość procesów i zapewnić narzędzia pracy wszystkim, którzy tego potrzebują, część mniejszych szkód warto likwidować “na własną rękę”, bez udziału ubezpieczyciela.

Mowa przede wszystkim o drobnych zarysowaniach bądź szkodach parkingowych. Obsługa i zarządzanie takimi wymaga prewencyjnego budżetu. Ponadto do tego celu należy mieć sieć zaufanych i certyfikowanych punktów napraw blacharsko-lakierniczych.

Co kosztuje najwięcej?

Według danych z raportów TCO EurotaxGlass’s dla różnych pojazdów, wśród składowych TCO floty, to utrata wartości pojazdu, zużycie paliwa i części eksploatacyjnych oraz ubezpieczenie stanowią największe koszty dla firmy. Mowa oczywiście wydatkach, z którymi musimy się liczyć już podczas użytkowania pojazdów (nie uwzględniają kosztów zakupu).

Pośrednie koszty floty

Powyższe koszty dotyczą wyłącznie utrzymania pojazdów. Do tego dochodzi szeroko pojęta obsługa floty, która stanowi dla przedsiębiorstwa koszty pośrednie. Mowa tu m.in. o pensji dla kierownika floty, czy też systemie telematycznym wspierającym fleet managera i kierowców.

Optymalizacja kosztów floty w firmie jednym z wyzwań podczas zarządzania flotą

Jak już wspomnieliśmy, do obowiązków fleet managerów coraz częściej należą zadania związanie z redukcją kosztów utrzymania floty i szeroko pojętym szukaniem sposobów na generowanie oszczędności.

Jak widać proces, który pozwoli ograniczyć wydatki we flocie, nie powinien się ograniczać wyłącznie do redukcji kosztów paliwa. Oszczędności trzeba szukać w różnych obszarach. Jednym z najlepszych narzędzi do tego są nowoczesne systemy telematyczne. Ich cechą jest kompleksowość, która pozwala obniżyć koszty floty na wiele sposobów.

Ułatw sobie zarządzenie flotą już dziś.

Powiązane posty