Cyfrowe protokoły zdawczo-odbiorcze w praktyce. Jak Krakow Direct zarządza historią pojazdów i usterek

"Krakow Direct to jedna z wiodących firm na krakowskim rynku turystyki przyjazdowej. Od 18 lat z sukcesem obsługujemy turystów z całego świata odwiedzających Kraków i Małopolskę. Każdego roku z naszych usług korzysta ponad 250 000 podróżnych reprezentujących różne kraje i kontynenty.

Dzięki wysokiej jakości obsługi oraz dbałości o satysfakcję klientów niezmiennie zajmujemy czołowe miejsca w rankingach portalu TripAdvisor. Cztery lata temu rozpoczęliśmy ekspansję na rynki europejskie, konsekwentnie rozwijając ofertę usług poza granicami Polski.

Naszą siłą jest zespół ponad 100 zaangażowanych specjalistów, którzy każdego dnia dbają o najwyższe standardy obsługi i nieustannie rozwijają swoje kompetencje, wspierając dalszy wzrost firmy.

Specyfika naszej działalności wiąże się z koniecznością rotacji kierowców pomiędzy pojazdami. W tak dynamicznym środowisku niezwykle istotne jest sprawne i rzetelne dokumentowanie stanu floty oraz przekazywanie odpowiedzialności za pojazdy. Dlatego cyfrowe protokoły zdawczo-odbiorcze dostarczane przez Navifleet są dla nas niezastąpionym narzędziem. Pozwalają one na szybkie, przejrzyste i bezpieczne przekazywanie pojazdów między kierowcami, minimalizują ryzyko nieporozumień oraz usprawniają codzienne zarządzanie flotą".

Wiktor Sachajko, Kierownik ds. logistyki

Wyzwanie: zarządzanie rotacją i historią pojazdów

Operacyjny model pracy Krakow Direct opiera się na częstej rotacji pojazdów pomiędzy kierowcami, wynikającej z grafików pracy oraz bieżących potrzeb przewozowych. Wraz z rozwojem floty pojawiła się potrzeba uporządkowania procesu dokumentowania stanu pojazdów podczas przekazania pomiędzy kierowcami oraz rejestrowania zdarzeń związanych z ich użytkowaniem.

Dotychczasowe rozwiązanie oparte na arkuszu kalkulacyjnym nie zapewniało jednego miejsca do gromadzenia historii pojazdów ani łatwego dostępu do informacji o ich stanie w momencie przekazania.

Krakow Direct potrzebowało usprawnić kilka obszarów codziennej obsługi floty:

• ujednolicić sposób dokumentowania stanu pojazdów przy przekazaniu między kierowcami,
• zapewnić szybki dostęp do historii usterek i zdarzeń przypisanych do konkretnego pojazdu,
• usprawnić wymianę informacji o wcześniej zgłoszonych uszkodzeniach,
• uporządkować proces częstych przekazań pojazdów pomiędzy kierowcami,
• zastąpić arkusze Excel uporządkowanym systemem do zarządzania historią pojazdów i zdarzeń.

Cyfrowe protokoły zdawczo-odbiorcze w Navifleet Manager

W Krakow Direct system Navifleet Manager został wykorzystany do uporządkowania procesu przekazywania pojazdów oraz bieżącego zarządzania informacjami o ich stanie. Kluczowym elementem rozwiązania stały się cyfrowe protokoły zdawczo-odbiorcze, które pozwalają dokumentować stan samochodu podczas przekazania i zdania pojazdu przez kierowców. Oprócz dokumentowania stanu pojazdów system wspiera również bieżącą obsługę floty, w tym planowanie prac serwisowych oraz kontrolę najważniejszych zdarzeń eksploatacyjnych.

W codziennej pracy system umożliwia:

• wykonywanie protokołów przy zmianie użytkownika pojazdu,
• rejestrowanie usterek i przypisywanie ich do konkretnego samochodu,
• dostęp do pełnej historii stanu pojazdu, zgłoszonych uszkodzeń i zdarzeń eksploatacyjnych w jednym miejscu,
• wykorzystanie danych z protokołów do planowania prac serwisowych i realizacji działań związanych z wykrytymi usterkami,
• kontrolowanie terminów związanych z obsługą pojazdów, takich jak przeglądy i inne zdarzenia flotowe.

Dodatkowo Navifleet Manager wspiera organizację przeglądów, ubezpieczeń oraz innych zdarzeń eksploatacyjnych poprzez terminarz.

Efekty operacyjne

Wdrożenie cyfrowych protokołów zdawczo-odbiorczych pozwoliło KD Fleet uporządkować proces przekazywania pojazdów pomiędzy kierowcami oraz zgromadzić informacje o stanie floty w jednym miejscu.

Dzięki systemowi osoby odpowiedzialne za flotę mogą szybko sprawdzić historię konkretnego pojazdu, przeanalizować wcześniejsze uszkodzenia oraz podejmować decyzje dotyczące napraw lub dalszej obsługi samochodu.

Dokumentacja zdjęciowa oraz historia protokołów wspierają również proces obsługi szkód. W jednym z przypadków zdjęcia wykonane podczas odbioru pojazdu pozwoliły ustalić moment powstania uszkodzenia i zostały wykorzystane podczas zgłoszenia sprawy do ubezpieczyciela.

Informacje o wykrytych usterkach są wykorzystywane do planowania napraw i prac serwisowych. Zgłoszenia zapisane podczas użytkowania pojazdu mogą zostać uwzględnione w terminarzu, co pozwala lepiej zorganizować obsługę floty i planować działania w odpowiednim terminie.

Podsumowanie

Krakow Direct wykorzystuje Navifleet Manager przede wszystkim do uporządkowania procesu przekazywania pojazdów oraz zarządzania historią zdarzeń. Przy flocie około 40 pojazdów i około 60 kierowcach kluczową wartością systemu jest szybki dostęp do aktualnych informacji o stanie samochodów oraz możliwość łatwego odtworzenia historii zdarzeń. Cyfrowe protokoły zdawczo-odbiorcze pomagają firmie efektywniej zarządzać rotacją pojazdów, wspierają obsługę szkód oraz ułatwiają planowanie działań serwisowych.

‍