.png)
.png)
.png)
.png)
%20(1).png)
%20(1).png)
.png)
.png)
%20(1).png)
%20(1).png)
.png)
.png)
%20(1).png)
%20(1).png)
.png)
%20(1).png)
%20(1).png)
.png)
.png)
.png)
.png)
Wyzwanie: czasochłonny i podatny na błędy proces
Nasz klient IMPORTEX to duża firma zajmująca się transportem krajowym i międzynarodowym. W codziennej pracy IMPORTEX mierzył się z problemem ręcznego odczytu danych z kart kierowców oraz pamięci tachografów. Każdego miesiąca osoba odpowiedzialna za rozliczenie logowała się do systemu zarządzania flotą, który umożliwiał ręczne pobieranie danych. Następnie wybierała odpowiednie pojazdy i kierowców, inicjowała pobranie plików i sprawdzała poprawność odczytu. W przypadku błędu proces trzeba było powtarzać, co często wymagało kontaktu z kierowcami, np. w celu sprawdzenia, czy mają włożoną kartę do tachografu lub czy pojazd jest gotowy do odczytu danych. Problem ten dotyczy zespołów administracyjnych odpowiedzialnych za rozliczanie czasu pracy kierowców w firmach transportowych. Ręczne odczyty kart kierowców i pamięci tachografów są czasochłonne i zależą od osoby wykonującej odczyt. Niedopełnienie obowiązków może prowadzić do naruszenia przepisów, ponieważ dane z kart kierowców należy pobierać co 28 dni, a z pamięci tachografów co 90 dni.
Najczęstsze problemy pojawiały się w sytuacjach:
- Brak karty kierowcy w tachografie. Skutkiem było niemożliwe odczytanie danych kierowcy. Wymagało to ręcznego sprawdzenia i powtórnego odczytu, co opóźniało proces.
- Pojazd poza zasięgiem transmisji danych. Ręczny odczyt nie działał, ponieważ dane nie mogły zostać przesłane do systemu. Konieczne było oczekiwanie na powrót pojazdu w zasię lub przeprowadzenie odczytu fizycznie, np. przy pojeździe.
- Wzrost floty i liczby odczytów. Większa liczba samochodów i kursów zwiększała liczbę niepowodzeń i utrudniała bieżące monitorowanie odczytów. Rozwiązaniem była stała kontrola każdego odczytu, co znacząco obciążało pracowników i wydłużało czas pracy.
- Brak automatyzacji procesów. Ręczne powtarzanie działań stawało się nieefektywne przy rosnącej liczbie pojazdów. Ograniczało skalowalność procesów i zwiększało ryzyko błędów.
Odpowiedzią na te wyzwania w firmie IMPORTEX jest moduł zdalnego odczytu danych Tachograf 2.0 w systemie Navifleet Tracker.
Rozwiązanie: automatyzacja z Navifleet
Odpowiedzią na te wyzwania jest moduł zdalnego odczytu danych w systemie Navifleet Tachograf 2.0. System automatycznie pobiera i archiwizuje pliki DDD, rozpoczynając proces od pierwszego dnia miesiąca. Gotowe paczki danych są wysyłane na wskazane skrzynki e-mail wybranych użytkowników (Zdjęcie 1).
Próby odczytu są ponawiane automatycznie, dopóki system nie pobierze pełnego zestawu danych. Zapytania są wysyłane w czasie rzeczywistym i dopasowane do sytuacji, np. gdy kierowca ponownie włoży kartę do tachografu.
System automatycznie pobiera wszystkie potrzebne dane. Nie zapisuje ich wielokrotnie i dostosowuje odczyt do tego, co faktycznie dzieje się w pojeździe i z kierowcą. Jeśli karta kierowcy nie jest włożona albo pojazd jest w trasie, system poczeka i spróbuje ponownie. Dzięki temu cały proces jest pewny, bezproblemowy i działa samodzielnie, bez potrzeby ręcznej kontroli.
.png)
Proces i korzyści dla użytkownika
Dzięki Navifleet:
- pliki są automatycznie przypisywane do właściwych kierowców i pojazdów, eliminując ręczne wyszukiwanie i filtrowanie rekordów (Zdjęcie 5),
- dane są archiwizowane w systemie i automatycznie wysyłane na wybrane skrzynki e-mail (Zdjęcie 1),
- w każdej chwili można wybrać jeden lub kilka rekordów i wysłać je na dowolny adres e-mail. (Zdjęcie 2),
%20(1).png)
- użytkownik bez limitów czy ograniczeń w każdej chwili może ręcznie zlecić odczyt (Zdjęcie 3),
.png)
- codzienna obsługa sprowadza się do sprawdzenia statusów i odbioru gotowych danych (Zdjęcie 4).
.png)
Dane są zawsze kompletne i aktualne, a archiwum obejmuje 18 miesięcy odczytów (formalnie przepisy wymagają 12 miesięcy, jednak wydłużyliśmy ten czas prewencyjnie), zapewniając większe bezpieczeństwo i wygodę w rozliczeniach (Zdjęcie 5).
Efekty wdrożenia
Automatyzacja w Navifleet przyniosła wymierne korzyści:
- Eliminacja ryzyka błędów i zapomnień przy odczycie danych Dzięki funkcji automatycznego zdalnego odczytu kart kierowców i pamięci tachografu, system sam pobiera dane w określonych cyklach. Operator nie musi pamiętać o ręcznym odczycie ani pilnować terminów, wszystkie pliki trafiają do systemu w pełnej kompletności.
- Redukcja pracochłonności powtarzalnych zadań i odciążenie pracowników Ręczne pobieranie i kopiowanie danych z kart kierowców oraz pamięci tachografu zostało zastąpione w pełni automatycznym procesem. Pracownicy nie muszą już spędzać godzin na segregowaniu i weryfikowaniu plików. System sam generuje kompletne zestawienia i raporty, gotowe do rozliczeń wewnętrznych lub bezpośredniego przesłania do zewnętrznego biura rozliczeń.
- Pełna zgodność z przepisami dotyczącymi tachografów cyfrowych Tachograf 2.0 automatycznie pobiera wszystkie obowiązkowe dane w odpowiednich terminach wymaganych przez prawo, dzięki czemu rozliczenia są zawsze zgodne z regulacjami.
- Gwarancja kompletności i terminowości danych System monitoruje brakujące lub nieprawidłowe pliki i generuje powiadomienia, co eliminuje ryzyko niekompletnych rozliczeń. Wszystkie dane trafiają do systemu gotowe do użycia w raportach i rozliczeniach, bez konieczności stałego nadzoru ze strony użytkownika.
Dzięki Tachograf 2.0 od Navifleet rozliczanie czasu pracy kierowców stało się proste, bezpieczne i w pełni zautomatyzowane. System sprawdza się zarówno w małych firmach, jak i dużych flotach oraz przy zróżnicowanych harmonogramach pracy.
.png)
.png)
.png)
.png){kind=icon}
.png){kind=icon}
.png)
