Jak dobrze przygotować się do kontroli PIP i ITD?

Jak zadbać o odpowiednie przygotowanie do kontroli PIP lub ITD w firmie transportowej? To pytanie towarzyszy wielu przewoźnikom, którzy chcą być gotowi na wizytę inspektora w ich siedzibie. Często obawiają się, że w trakcie kontroli zostaną wykryte naruszenia, będące podstawą do nałożenia na nich surowych kar. W jaki sposób mogą zapobiec takiemu obrotowi spraw? Chcąc zwiększyć swoje szanse na „wyjście obronną ręką” z potencjalnych kontroli ITD i PIP, powinni zapoznać się m.in. z tym, jak mogą one wyglądać, jakie uprawnienia mają przedstawiciele organów kontrolnych, jakie dokumenty trzeba skompletować, a także w jaki sposób przeciwdziałać powstawaniu naruszeń.

Wszystkie te zagadnienia zostały omówione w dalszej części artykułu. Dowiesz się z niego, jak zatroszczyć się o prawidłowe przygotowanie do kontroli ITD lub PIP, by ograniczyć ryzyko otrzymania dotkliwych kar.

Jak przygotować się do kontroli PIP (Państwowej Inspekcji Pracy)?

Jedną z sytuacji, z jaką może przyjść się zmierzyć firmie transportowej, jest kontrola PIP w jej siedzibie. Inspektorzy Państwowej Inspekcji Pracy wizytujący przedsiębiorstwa zazwyczaj dokładnie weryfikują szereg kwestii – od zgodności działań firmy z przepisami dotyczącymi czasu pracy kierowców, przez legalność zatrudnienia pracowników, po przestrzeganie zasad BHP. Jak przygotować się do spotkania PIP, by zapobiec ewentualnym problemom? Aby odpowiedzieć sobie na to pytanie, przyjrzyjmy się bliżej temu, na jakich zasadach może być przeprowadzana taka kontrola oraz jakie dokumenty są zwykle w jej ramach sprawdzane.

Czy PIP informuje o kontroli przed wizytą inspektora w siedzibie firmy?

Wielu przewoźników nie do końca zdaje sobie sprawę nie tylko z tego, jak wygląda kontrola z PIP, ale także kiedy i z jakich względów może do niej dojść. Przede wszystkim należy zwrócić uwagę, że przepisy dopuszczają zarówno zapowiedziane, jak i niezapowiedziane kontrole. Z tego powodu przedsiębiorcy muszą dbać o to, by stale przestrzegać odpowiednich standardów dotyczących m.in. bezpieczeństwa i higieny pracy, rozliczania wynagrodzeń pracowników i innych przysługujących im świadczeń wynikających ze stosunku pracy, czasu pracy kierowców oraz ich odpoczynków, a także prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

Praktyka okazuje się jednak dość łaskawa dla przewoźników. Kontrola PIP w firmie transportowej jest zdarzeniem, o którym zwykle z wyprzedzeniem informuje się weryfikowanego przedsiębiorcę. Pozwala mu to odpowiednio przygotować się na wizytę inspektora pracy. W sytuacji gdy mamy do czynienia z zapowiedzianą kontrolą Państwowej Inspekcji Pracy, do firmy kierowane jest specjalne zawiadomienie. Zawiera ono wskazania na temat tego, jak będzie prezentować się przebieg kontroli PIP i na jakie dokumenty szczególną uwagę zwróci inspektor.

Ile trwa kontrola PIP w firmie transportowej?

Przewoźnicy, którym nie było dane wcześniej doświadczyć wizyty inspektora Państwowej Inspekcji Pracy, często zastanawiają się nad różnymi kwestiami związanymi z tym istotnym dla firmy wydarzeniem. Interesuje ich nie tylko to, jakie są najczęstsze kary PIP, czy jakie dokumenty kontroluje PIP podczas przebywania w siedzibie przedsiębiorstwa, ale także m.in. jak długo może trwać taka kontrola. Przepisy nie definiują jednoznacznie długości okresu kontrolnego, jednak wskazują, że jest ona uzależniona w dużej mierze od wielkości firmy. Zgodnie z art. 55 Ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców, czas trwania wszystkich kontroli organu kontrolnego u przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym nie może przekraczać:

• 6 dni roboczych – w przypadku mikroprzedsiębiorców,
• 18 dni roboczych – w przypadku małych przedsiębiorców,
• 24 dni roboczych – w przypadku średnich przedsiębiorców,
• 48 dni roboczych – w przypadku pozostałych przedsiębiorców.

Jak wygląda kontrola PIP?

Czego może spodziewać się przedsiębiorca, który otrzymał zawiadomienie, że będzie go czekać kontrola PIP w firmie transportowej? Zacznijmy od tego, że powinien on zdawać sobie sprawę z uprawnień, jakie posiada inspektor pracy, a także być gotowym do wykonywania jego poleceń. Kontroler ma prawo m.in.:

• do swobodnego poruszania się po terenie przedsiębiorstwa oraz po należących do niego obiektach i pomieszczeniach, a także przeprowadzania oględzin w tych przestrzeniach,
• żądać wglądu do akt osobowych oraz innego rodzaju dokumentacji, np. regulaminów wewnętrznych, która ma związek z wykonywaniem pracy przez pracowników bądź osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy,
• żądać złożenia pisemnych lub ustnych wyjaśnień przez kontrolowany podmiot, a także przez obecnych i byłych pracowników.

Z kolei obowiązkiem przeprowadzającego kontrolę inspektora pracy jest okazanie legitymacji służbowej i posiadanie upoważnienia, wskazującego m.in. podstawę prawną przeprowadzenia kontroli, dane kontrolera, a także zakres przedmiotowy kontroli i podmiot nią objęty.

Na co zwraca uwagę PIP w trakcie wizyty w siedzibie przedsiębiorstwa? Inspektorzy PIP skupiają się m.in. na weryfikacji kwestii związanych z legalnością zatrudnienia, rozliczaniem wynagrodzeń i delegacji, a także przestrzeganiem przepisów dotyczących czasu pracy i odpoczynku kierowców. Sprawdzają często:

• dokumentację dotyczącą czasu pracy (m.in. ewidencję, rozliczenia, umowy),
• przestrzeganie przepisów BHP,
• czy firma prowadzi prawidłową ewidencję zdarzeń związanych z pracą kierowców.

Dokonane przez inspektora pracy ustalenia są spisywane w formie protokołu. Kontrolowany przedsiębiorca może zgłosić do niego uzasadnione zastrzeżenia – powinien je wnieść na piśmie w ciągu 7 dni od momentu przedstawienia protokołu.

Kontrola PIP: jak się przygotować?

Istnieje szereg pytań zadawanych przez przedsiębiorców działających w branży transportu drogowego, których czeka kontrola PIP: co przygotować na wizytę inspektora, jaka dokumentacja będzie niezbędna oraz jak zmniejszyć ryzyko otrzymania kar za ewentualne naruszenia. Aspektami, na które powinno się zwrócić szczególną uwagę, są prawidłowa ewidencja czasu pracy kierowców, a także odpowiednio prowadzona dokumentacja pracownicza. To obszary bardzo często poddawane weryfikacji podczas kontroli PIP w firmie transportowej.

Chcąc zadbać o dobre przygotowanie do kontroli PIP w siedzibie firmy, należy dopilnować również takich kwestii jak m.in. legalność umów oraz ich zgodność z przepisami prawa pracy, aktualność badań lekarskich oraz regularne przeprowadzanie szkoleń BHP, a także poprawne rozliczanie wynagrodzeń i odprowadzanie od nich właściwie naliczonych składek do ZUS. Trzeba zatroszczyć się przy tym o kompletność dokumentacji – należy zebrać i uporządkować wszystkie niezbędne dokumenty: od ewidencji czasu pracy po wnioski urlopowe.

Inspekcja Transportu Drogowego: jak przygotować się do kontroli w firmie?

Innym organem, który może przeprowadzić kontrolę w przedsiębiorstwie zajmującym się przewozami drogowymi, jest ITD. Zgodnie z przepisami, kontrola Inspekcji Transportu Drogowego w firmie transportowej powinna być:

• poprzedzona zawiadomieniem skierowanym do przedsiębiorstwa o zamiarze wszczęcia kontroli (w przeciwieństwie do kontroli PIP nie może być niezapowiedziana) – zawiadomienie musi mieć formę listowną, a podjęcie czynności kontrolnych nie może nastąpić wcześniej niż 7 dni po odebraniu go przez przez firmę,
• dokumentowana w formie protokołu kontroli,
• przeprowadzana w określonych ramach czasowych, zawartych we wspomnianym wcześniej art. 55 Ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców,
• realizowana w obecności przedsiębiorcy lub osoby przez niego upoważnionej.

Do kontroli ITD u przewoźnika może dojść z różnych powodów. Bardzo często stanowi ona konsekwencję kontroli drogowej, podczas której wykryte zostały poważne naruszenia. Nieuprawniona ingerencja w pracę tachografu, brak potrzebnych dokumentów czy nierejestrowanie czasu pracy kierowcy: podstawy kontroli ITD przeprowadzanej później w siedzibie firmy bywają zróżnicowane. Potencjalnymi przyczynami wizyty inspektora ITD w przedsiębiorstwie transportowym są także, między innymi, skargi wniesione przez byłych pracowników czy zlecenie ze strony np. Państwowej Inspekcji Pracy.

Przygotowanie do kontroli ITD w firmie transportowej – jakie dokumenty może sprawdzać inspektor?

Jak przebiega kontrola ITD i co inspektor weryfikuje w jej ramach? Zakres kontroli zawarty jest w zawiadomieniu kierowanym do przedsiębiorstwa – aby zapoznać się ze wzorem tego rodzaju zawiadomienia, warto zajrzeć do Załącznika nr 14 do Zarządzenia nr 28/2014 Głównego Inspektora Transportu Drogowego z dnia 17 września 2014 r. Inspektorzy ITD mogą sprawdzać takie dokumenty jak m.in.:

• zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika lub licencja uprawniająca do wykonywania działalności gospodarczej w zakresie transportu drogowego,
• certyfikaty kompetencji zawodowych osób zarządzających transportem,
• wykaz pracowników zatrudnionych oraz osób niezatrudnionych, wykonujących przewozy na rzecz kontrolowanego – zarówno w dniu kontroli, jak i w okresie objętym kontrolą,
• ewidencja czasu pracy kierowców,
• kartę ewidencji nieobecności,
• kopie praw jazdy oraz dokumenty potwierdzające badania lekarskie i psychologiczne zatrudnionych kierowców,
• świadectwa kierowców, którzy nie są obywatelami UE, a wykonują przewozy drogowe na rzecz przedsiębiorcy,
• wykaz pojazdów wykorzystywanych do wykonywania przewozów drogowych oraz związana z nimi dokumentacja techniczna,
• kopie dowodów rejestracyjnych pojazdów,
• dokumenty potwierdzające wykonywanie przewozów drogowych w okresie objętym kontrolą,
• dane cyfrowe z kart kierowców oraz wydruki z kart kierowców – pochodzące z kontrolowanego okresu,
• dane cyfrowe z tachografów cyfrowych oraz wydruki z tych urządzeń – pochodzące z okresu podlegającego kontroli.

Jak przygotować się do kontroli ITD i PIP? Praktyczne wskazówki

Kontrola ITD, PIP lub innego uprawnionego organu w firmie transportowej wiąże się ze sporym obciążeniem emocjonalnym dla przewoźnika. Jednak dzięki odpowiedniemu przygotowaniu do takiej wizyty można zminimalizować ryzyko, że na przedsiębiorstwo zostaną nałożone surowe kary. O jakie kwestie warto zadbać z wyprzedzeniem, aby kontrola Inspekcji Transportu Drogowego lub Państwowej Inspekcji Pracy nie niosła za sobą przykrych konsekwencji dla firmy?

Kompletna i aktualna dokumentacja

Podstawą, o jaką powinieneś zadbać, jest prawidłowo prowadzona dokumentacja:

• karty kierowcy – upewnij się, że wszystkie karty są ważne, a ich odczyt danych jest regularnie wykonywany,
• tachograf cyfrowy – przechowuj zapisy z tachografu i starannie prowadź ewidencję czasu pracy – dokumentuj czas pracy i odpoczynku kierowców zgodnie z wymogami prawnymi,
• umowy i aneksy – sprawdź, czy wszyscy kierowcy mają zgodne z prawem, aktualne umowy.

Regularny odczyt danych i ich analiza

Systematyczny odczyt danych z pamięci tachografu i karty kierowcy to nie tylko obowiązek prawny, ale i sposób na uniknięcie kosztownych błędów. Korzystaj z nowoczesnych narzędzi do automatycznego odczytu i analizy, które ułatwiają wykrycie potencjalnych naruszeń przed kontrolą.

Szkolenia i budowanie świadomości kierowców

Zapewnij kierowcom szkolenia z obsługi tachografów cyfrowych oraz zasad dotyczących czasu pracy i odpoczynku. Przekazuj regularnie aktualne informacje o przepisach – to zmniejsza ryzyko nieświadomych błędów.

Dbałość o stan techniczny pojazdów i uporządkowaną dokumentację

Regularnie sprawdzaj stan techniczny pojazdów, w tym poprawność działania znajdujących się w nich tachografów. Przed kontrolą upewnij się również, że wszystkie licencje, zezwolenia i inne dokumenty są dostępne i uporządkowane.

Jak przygotować się do kontroli Państwowej Inspekcji Pracy i Inspekcji Transportu Drogowego? Podsumowanie

Przygotowanie się do kontroli PIP i ITD wymaga przede wszystkim systematyczności i dobrej organizacji. Pamiętaj o regularnym odczycie danych z tachografu cyfrowego i kart kierowców, starannie prowadzonej, aktualnej dokumentacji oraz szkoleniach dla kierowców. Odpowiednie przygotowanie do kontroli ITD i PIP pozwoli Ci nie tylko zminimalizować ryzyko dotkliwych kar, ale także budować swoją reputację jako rzetelnego przewoźnika. Stosując się do powyższych wskazówek, zwiększasz swoje szanse na bezproblemowy przebieg kontroli i spokojną pracę.

Prawidłowe korzystanie z tachografów i kart kierowców jest konieczne, by zapobiec powstawaniu naruszeń, które mogą okazać się bardzo problematyczne podczas kontroli PIP lub ITD w firmie transportowej. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat tych narzędzi do rejestrowania czasu pracy kierowców, to zachęcamy do zapoznania się z innymi poświęconymi im artykułami na naszym blogu, takimi jak m.in.:

• Nowa era tachografów: wymiana, kluczowe terminy i najważniejsze zmiany
• Jak usprawnić rozliczanie czasu pracy kierowców? Przewodnik po zdalnym pobieraniu danych z tachografu
• Tachografy w busach – co musisz wiedzieć o nowych przepisach?
• Tachograf - co to jest, jak działa, do czego służy i kto musi go posiadać?
• Jak włożyć kartę do tachografu? Praktyczny poradnik krok po kroku
• Jak zmienić czas w tachografie? Praktyczny poradnik dla kierowców i rozliczających
• Jazda bez tachografu – kiedy jest dozwolona?

‍

‍