Pobieranie i przechowywanie danych z tachografu oraz karty kierowcy — kompletny poradnik

Jak często powinny być pobierane dane z karty kierowcy i pamięci tachografu?

Z tym dylematem mierzy się wielu przewoźników, którym zależy na prowadzeniu działalności zgodnie z przepisami. Prawo nakłada na firmy transportowe obowiązek regularnego przeprowadzania odczytów i wskazuje wymaganą częstotliwość pobierania danych z karty kierowcy i pamięci urządzenia rejestrującego. Co więcej, zadaniem, które musi realizować przedsiębiorstwo zajmujące się przewozami drogowymi, jest także bezpieczna archiwizacja danych z tachografu i kart kierowców. Dbałość o systematyczne sczytywanie tych nośników ma jednak znaczenie nie tylko w kontekście spełnienia wymogów prawnych. Przeprowadzając regularne odczyty danych z tachografów cyfrowych i kart kierowców, zyskuje się cenny materiał do analizy, a także informacje niezbędne do poprawnego ewidencjonowania i rozliczania czasu pracy kierowców.

Jeśli chcesz uniknąć mandatów za brak danych z tachografu bądź przekroczenie terminów pobierania danych z kart kierowców, to w dalszej części artykułu znajdziesz wiele informacji, które mogą Ci się przydać. W jej ramach wyjaśniamy m.in. kogo dotyczy obowiązek pobierania danych z tachografu i kart kierowców, jak często należy przeprowadzać ten proces, w jaki sposób można go usprawnić, a także jakie są kary za brak pobrania danych z tachografu lub karty kierowcy.

Kto odpowiada za pobieranie danych z tachografów oraz kart kierowców?

Przepisy dotyczące pobierania danych z tachografu i kart kierowców jasno wskazują, czyim zadaniem jest prawidłowe przeprowadzanie tego procesu. Obowiązek pobierania danych z karty kierowcy i pamięci tachografu spoczywa na przewoźniku. Musi on realizować go z odpowiednią częstotliwością, aby uniknąć kar finansowych. Przewoźnik jest również tym, kto odpowiada za archiwizację danych kierowcy sczytanych z karty oraz plików DDD pobranych z tachografu cyfrowego.

Jak często pobierać dane z tachografu cyfrowego?

Przepisy obligują firmy transportowe do przestrzegania terminów pobierania danych z tachografu i kart kierowców. Jak często należy sczytywać pamięć urządzenia rejestrującego, by mieścić się w przewidzianych ramach prawnych? Co do zasady, pobieranie plików z tachografu powinno następować co najmniej raz na 90 dni kalendarzowych.

Występują jednak pewne okoliczności, w których istnieje konieczność natychmiastowego pobrania danych z tachografu. Wśród nich można wyróżnić m.in.:

• zagrożenie utratą danych, w szczególności, gdy zachodzi potrzeba naprawy lub wycofania z użytkowania tachografu cyfrowego,
• trwałe lub okresowe przekazanie pojazdu innemu podmiotowi,
• wadliwe działanie lub uszkodzenie tachografu cyfrowego, które nie uniemożliwia jednak pobrania zarejestrowanych na nim danych,
• wycofanie pojazdu z tachografem cyfrowym z użytkowania,
• żądanie wysunięte przez uprawnione organy administracji publicznej bądź inne uprawnione podmioty.

Konsekwencje niepobrania danych z tachografu są dotkliwe, dlatego warto dbać o przestrzeganie częstotliwości wskazanej w przepisach.

Jak często powinny być pobierane dane z karty kierowcy?

Podobnie jak w przypadku sczytywania tachografów, częstotliwość pobierania danych z karty kierowcy również została ujęta w przepisach. Obowiązkowe odczyty powinny być przeprowadzane przynajmniej raz na 28 dni kalendarzowych. Co grozi za brak pobrania danych z karty kierowcy w terminie? Naruszenie w tym zakresie wiąże się z karą dla przewoźnika w wysokości 500 złotych za każdego kierowcę. Warto dodać, że jeśli kierowca nie korzystał z karty w tym okresie, nie ma obowiązku pobierania danych.

Firmy transportowe muszą pamiętać również o tym, że istnieją sytuacje, kiedy bezwzględnie należy pobrać dane z karty kierowcy. O jakich okolicznościach mowa?

• Jedną z sytuacji, jaką trzeba wziąć pod uwagę, jest obowiązek pobierania danych z karty kierowcy przy zmianie pracodawcy. Kiedy należy pobrać dane z karty kierowcy w przypadku rozwiązania umowy o pracę z kierowcą? Taki proces trzeba przeprowadzić jeszcze przed ustaniem stosunku pracy danego pracownika. Nie wiąże się to jednak z obowiązkiem sczytania danych z tachografu przy zakończeniu zatrudnienia.
• Odczyt z karty kierowcy musi zostać przeprowadzony przed upływem terminu rozwiązania umowy, na podstawie której świadczono przewozy na rzecz podmiotu wykonującego przewozy drogowe.
• Odczytywanie karty kierowcy jest obligatoryjne, gdy dochodzi do utraty ważności tego dokumentu.
• Dodatkowo, odczyt karty kierowcy okazuje się konieczny, gdy takie żądanie zostanie wysunięte przez uprawnione organy administracji publicznej lub inne uprawnione podmioty.
• Do częstszych niż raz na 28 dni odczytów danych z karty kierowcy powinno dochodzić również wtedy, gdy standardowy okres między pobieraniem plików stwarzałby ryzyko utraty danych związanych z prowadzeniem pojazdu wykonującego przewóz drogowy.

Odpowiednio zaplanowane pobieranie plików z tachografu i kart kierowców pozwala zapobiec sytuacjom, w których nastąpi przekroczenie wymaganych przepisami terminów lub zaburzenie integralności gromadzonych informacji.

Metody pobierania danych z tachografu i karty kierowcy

Sczytywanie karty kierowcy oraz pobieranie plików z tachografu można przeprowadzać na różne sposoby. W najprostszym ujęciu można wyróżnić:

• metody tradycyjne, wymagające nierzadko fizycznej obecności pojazdu w bazie przedsiębiorstwa,
• odczytywanie karty kierowcy i pobieranie danych z tachografu zdalnie, z wykorzystaniem możliwości oferowanych przez nowoczesne systemy telematyczne, takie jak np. Navifleet.

Przekonaj się, na czym polegają obie formy sczytywania danych z tachografu cyfrowego i kart kierowców.

Tradycyjne metody pobierania plików z tachografu i danych z kart kierowców

Odczyt kart kierowców bywa realizowany na kilka tradycyjnych sposobów. W tym celu można wykorzystać np.:

• czytnik kart kierowców: popularna i wygodna metoda – wystarczy odpowiednie oprogramowanie i czytnik podłączony do komputera lub urządzenia mobilnego,
• urządzenia uniwersalne (np. TachoDrive 5): karta kierowcy jest wczytywana bezpośrednio do urządzenia, a następnie dane są przesyłane do komputera,
• tachograf: w starszych tachografach karta przedsiębiorstwa i karta kierowcy wkładane są do odpowiednich slotów, a dane są pobierane poprzez specjalne klucze lub czytniki.

Jak z kolei może wyglądać tradycyjne pobieranie plików z tachografu? Aby przeprowadzić ten proces, można skorzystać np. z:

• czytnika uniwersalnego lub specjalnego klucza: odpowiednie urządzenie do pobierania danych z tachografu pozwala na sprawną i zgodną z przepisami realizację tego procesu,
• kabla do tachografu: umożliwia on bezpośredni transfer danych do komputera,
• usług serwisu tachografów: alternatywa dla firm, które nie chcą inwestować w sprzęt czy oprogramowanie do odczytu tachografu – usługa wykonywana jest przez wykwalifikowany serwis, co zapewnia prawidłowy odczyt, przy czym wiąże się z kosztami i potrzebą dowiezienia pojazdu z tachografem do warsztatu.

Zdalny odczyt danych z tachografu i kart kierowców – innowacyjny sposób na optymalizację całego procesu pobierania plików DDD

Nowoczesne technologie powodują, że możliwe staje się automatyczne pobieranie danych z tachografu według przyjętego wcześniej planu. Pozwala to zminimalizować ryzyko przekroczenia terminów i uniknąć potencjalnych kar za naruszenia. Rozwiązaniem, dzięki któremu można ustalić harmonogramy pobierania danych z tachografu i kart kierowców, a następnie zgodnie z nimi regularnie pozyskiwać pliki DDD, jest zdalny odczyt kart kierowców i pamięci tachografu – funkcjonalność oferowana przez system telematyczny Navifleet.

Wdrożenie systemu Navifleet nie tylko ułatwia zachowanie odpowiedniej częstotliwości pobierania danych z kart kierowcy i tachografu cyfrowego, ale także zapewnia inne korzyści. Dzięki niemu można m.in. wyeliminować konieczność sprowadzania pojazdów do bazy firmy w celu przeprowadzenia odczytów. Wszystko odbywa się zdalnie, co pozwala zaoszczędzić czas zarówno kierowcom, jak i flotowcom.

Istotne jest również to, że zdalny odczyt realizowany z pomocą systemu Navifleet stanowi sprawdzony sposób na to, jak zabezpieczyć dane z tachografu i karty kierowcy, by wymogi zawarte w przepisach zostały spełnione. Pobranie i archiwizacja danych z karty kierowcy i pamięci tachografu następuje w jego przypadku raz na 14 dni. Pliki są przechowywane w uporządkowany sposób na bezpiecznych serwerach przez 18 miesięcy. System Navifleet zapewnia użytkownikom wygodny dostęp do zgromadzonych danych, co sprawia, że nie ma najmniejszego problemu z odnalezieniem ich w razie kontroli.

Jak długo firma musi przechowywać dane kierowcy pobrane z jego karty i pamięci tachografu?

Przewoźnicy często zastanawiają się, ile lat przechowywać dane z tachografu i kart kierowców, by uniknąć ewentualnych problemów w przypadku kontroli. Wszelkie wątpliwości w tym zakresie rozwiewają polskie przepisy. Okres archiwizacji danych z tachografu i kart kierowców wynosi minimum 12 miesięcy od daty ich zarejestrowania. Przestrzeganie tej zasady jest konieczne, by działać zgodnie z prawem i być gotowym na ewentualne kontrole.

Warto podkreślić, że przechowywanie danych z tachografu cyfrowego i kart kierowców w wykonaniu firm z branży transportu drogowego powinno odbywać się w sposób bezpieczny, uporządkowany oraz chroniący je przed utratą lub dostępem osób nieuprawnionych.

Jakie są kary za brak pobrania danych z tachografu i kart kierowców oraz za naruszenia w zakresie ich archiwizacji?

Zgodnie z przepisami, przewoźników mogą spotkać kary za niepobranie danych z karty kierowcy lub tachografu, a także za niedociągnięcia w obszarze ich archiwizacji.

• Za naruszenie obowiązku terminowego pobierania danych z karty kierowcy przewoźnikowi grozi 500 złotych kary (za każdego kierowcę).
• Naruszenie obowiązku pobierania danych z tachografu wiąże się z karą dla przewoźnika w wysokości 500 złotych (za każdy pojazd).
• Na firmę transportową, która nie przechowuje przez co najmniej rok pobranych danych, może zostać nałożona kara w wysokości 500 złotych (za każdy dzień w odniesieniu do każdego kierowcy). Mamy w tym przypadku do czynienia z bardzo poważnym naruszeniem.

Poza karami finansowymi brak odpowiednio sczytanych danych może skutkować innymi konsekwencjami, np. sankcjami administracyjnymi, problemami z ubezpieczeniem w razie zdarzeń drogowych oraz ewentualnymi postępowaniami sądowymi.

Jak często należy pobierać dane z tachografu cyfrowego i kart kierowców? Podsumowanie

Wiedza na temat tego, jak często powinny być pobierane dane z karty kierowcy i pamięci tachografu, stanowi absolutną podstawę w przypadku firm transportowych. Niedopatrzenia w tym zakresie mogą wiązać się dla przewoźnika z dotkliwymi karami ze strony organów kontrolnych. Aby ich uniknąć, musi on zadbać o to, by pobieranie i archiwizacja danych z kart kierowców oraz pamięci tachografów odbywały się w odpowiednio usystematyzowany sposób. Sporym ułatwieniem w realizacji tych zadań jest właściwie dobrana metoda sczytywania plików DDD. Bardzo dobrym rozwiązaniem okazuje się zdalny odczyt kart kierowców i pamięci tachografu z wykorzystaniem ułatwiającego zarządzanie flotą systemu Navifleet. Dzięki niemu można zautomatyzować cały proces i sprawić, by przebiegał on zgodnie z przyjętym harmonogramem. Zapewnia to oszczędność czasu i ograniczenie do minimum ryzyka przekroczenia terminów wskazanych w przepisach, zgodnie z którymi co najmniej raz na 28 dni należy realizować odczyty z karty kierowcy, a dane z tachografu muszą być sczytywane przynajmniej raz na 90 dni.

Pragniesz dowiedzieć się więcej na temat tachografów cyfrowych i kart kierowców? Zapoznaj się z innymi poświęconymi im artykułami na naszym blogu, takimi jak m.in.:

• Nowa era tachografów: wymiana, kluczowe terminy i najważniejsze zmiany
• Jak usprawnić rozliczanie czasu pracy kierowców? Przewodnik po zdalnym pobieraniu danych z tachografu
• Tachografy w busach – co musisz wiedzieć o nowych przepisach?
• Tachograf - co to jest, jak działa, do czego służy i kto musi go posiadać?
• Jak zmienić czas w tachografie? Praktyczny poradnik dla kierowców i rozliczających
• Jak włożyć kartę do tachografu? Praktyczny poradnik krok po kroku
• Jazda bez tachografu – kiedy jest dozwolona?
• Karta kierowcy – co to jest i co powinieneś wiedzieć na jej temat?

‍

‍