Pobieranie i przechowywanie danych z tachografu oraz karty kierowcy — kompletny poradnik

W branży transportowej prawidłowe zarządzanie danymi z tachografu i karty kierowcy to nie tylko wymóg prawny, ale też podstawa bezpieczeństwa, transparentności i skutecznego rozliczania czasu pracy kierowców. Dzięki temu firmy transportowe minimalizują ryzyko kar i sankcji, a kierowcy mogą mieć pewność, że ich czas pracy jest właściwie rejestrowany.

W tym artykule przedstawiamy praktyczne informacje dotyczące:

• częstotliwości pobierania danych z tachografu i karty kierowcy,
• metod ich pobierania,
• zasad przechowywania danych,
• konsekwencji prawnych związanych z brakiem danych,
• oraz podpowiedzi, jak wybrać najlepszą metodę pobierania danych dostosowaną do Twojej firmy.

Jak często należy pobierać dane z tachografu?

Zgodnie z aktualnymi przepisami, dane z tachografu cyfrowego należy pobierać:
1. co najmniej raz na 90 dni kalendarzowych,

2. natychmiast po wystąpieniu określonych sytuacji, takich jak:


• wycofanie pojazdu z eksploatacji,
• uszkodzenie tachografu,
• żądanie organów kontrolnych,
• przekazanie pojazdu innemu użytkownikowi,
• ryzyko utraty danych.


Dzięki systematycznemu pobieraniu danych minimalizujesz ryzyko kar i masz pełną kontrolę nad czasem pracy swoich kierowców.

Jak często należy pobierać dane z karty kierowcy?

Pobieranie danych z karty kierowcy jest obowiązkowe co 28 dni kalendarzowych.

Niedotrzymanie tego terminu wiąże się z karą finansową -500 zł za każdy niepobrany plik. Jeśli kierowca nie korzystał z karty w tym okresie, nie ma obowiązku pobierania danych.
W przypadku zakończenia współpracy z kierowcą lub ryzyka utraty danych, zaleca się pobranie danych wcześniej, aby zabezpieczyć integralność informacji.

Metody pobierania danych z tachografu i karty kierowcy

Pobieranie danych z karty kierowcy:

• ‍czytnik kart - popularna i wygodna metoda. Wystarczy odpowiednie oprogramowanie i czytnik podłączony do komputera lub telefonu,
• urządzenia uniwersalne (np. TachoDrive 5) - karta kierowcy jest wczytywana bezpośrednio do urządzenia, a następnie dane przesyłane do komputera,
• tachograf - w starszych tachografach karta przedsiębiorstwa i karta kierowcy wkładane są do odpowiednich slotów, a dane pobierane są poprzez specjalne klucze lub czytniki.



Pobieranie danych z tachografu:

• czytnik uniwersalny lub klucz do pobierania danych - najczęściej wykorzystywane rozwiązanie do szybkiego i zgodnego z przepisami pobierania danych,
• kabel do tachografu - pozwala na bezpośredni transfer danych do komputera,
• serwis tachografów - alternatywa dla firm, które nie chcą inwestować w sprzęt. Usługa wykonywana jest przez wykwalifikowany serwis, ale wiąże się z kosztami i koniecznością dowiezienia tachografu lub pojazdu do warsztatu.



Jak długo przechowywać dane?

Dane z tachografu i kart kierowcy powinny być przechowywane przynajmniej 12 miesięcy od daty ich pobrania. Okres ten jest wymagany prawem i umożliwia ewentualne kontrole czy audyty. Przechowywanie danych powinno odbywać się w sposób bezpieczny, chroniący je przed utratą, zniszczeniem lub dostępem osób nieuprawnionych.

Konsekwencje braku pobrania i przechowywania danych

Brak odpowiednich danych skutkuje:

• karami finansowymi (nawet do kilku tysięcy złotych),
• punktami karnymi dla kierowcy i firmy,
• sankcjami administracyjnymi,
• problemami z ubezpieczeniem w razie zdarzeń drogowych,
• możliwymi postępowaniami sądowymi.



Podsumowanie

Regularne i zgodne z prawem pobieranie oraz przechowywanie danych z tachografu i karty kierowcy to fundament efektywnego i bezpiecznego zarządzania flotą. Wybierz metodę, która najlepiej odpowiada Twoim potrzebom - samodzielne pobieranie za pomocą czytników lub urządzeń, bądź współpracę z serwisem tachografów.
Pamiętaj o terminach - 90 dni dla tachografu, 28 dni dla kart kierowców - oraz o konieczności przechowywania danych co najmniej 12 miesięcy.

‍