Program do odczytu kart z tachografu – czym się charakteryzuje i jak wybrać najlepszy?

Sprawdzony program do odczytu karty kierowcy i pamięci tachografu cyfrowego jest istotnym narzędziem dla firmy transportowej. Z czego to wynika? Jeden z podstawowych obowiązków przewoźnika stanowi regularne pobieranie danych z tachografów i kart kierowców. Należy je następnie odpowiednio przechowywać przez co najmniej 12 miesięcy, aby były dostępne w razie kontroli. Informacje zawarte w plikach umożliwiają prawidłowe rozliczanie czasu pracy kierowców. Niektóre firmy zajmują się tym samodzielnie, np. powierzając to zadanie wyznaczonemu pracownikowi, a inne przesyłają pliki do biura rozliczeń czasu pracy kierowców. Niezależnie od przyjętego rozwiązania, dobry program do odczytu danych z karty kierowcy i tachografu może znacznie usprawnić cały proces.

Zastanawiasz się, jakie cechy wyróżniają warty uwagi program do odczytu danych z tachografu i karty kierowcy? Dowiesz się tego z dalszej części artykułu, w której wyjaśnimy również m.in. z jaką częstotliwością powinno odbywać się sczytywanie kart kierowców i pamięci tachografu, a także czym różnią się odczyt ręczny i zdalny oraz kiedy zdecydować się na każdy z nich.

Do czego służy program do odczytu karty kierowcy?

Karta kierowcy zapisuje m.in. czas prowadzenia pojazdu, wykonywania innej pracy, dyspozycyjności, przerw i odpoczynków. Program do odczytu karty kierowcy umożliwia pobranie tych informacji i zapisanie ich w pliku o formacie .ddd, który można następnie zarchiwizować lub przekazać do analizy.

Nie każdy program działa jednak w taki sam sposób. W najprostszej wersji kierowca musi dostarczyć kartę do siedziby firmy i umieścić ją w czytniku kart kierowców podłączonym do komputera. Odpowiednio skonfigurowane rozwiązania umożliwiają natomiast zdalne pobieranie danych z pamięci tachografu oraz z umieszczonej w nim karty kierowcy. Dzięki temu pojazd nie musi wracać do bazy wyłącznie w celu wykonania odczytu. Pobieranie danych z karty kierowcy i pamięci tachografu może odbywać się w tym przypadku na odległość oraz w zautomatyzowany sposób – zgodnie z przyjętym wcześniej harmonogramem.

Należy przy tym odróżnić program do odczytywania karty kierowcy od programu do ewidencji czasu pracy kierowców i jego rozliczania. Pierwsze rozwiązanie służy przede wszystkim do pobierania i archiwizowania plików. W drugim przypadku oprogramowanie pozwala otworzyć oraz analizować zgromadzone dane, wykrywać naruszenia i przygotowywać rozliczenia. Na rynku dostępne są również rozwiązania, które łączą oba te obszary. Korzystające z nich firmy transportowe mogą sobie m.in.:

• zapewnić zgodną z przepisami regularność odczytów z tachografów cyfrowych i kart kierowców,
• umożliwić zautomatyzowane, zdalne pobieranie danych z kart kierowców i pamięci tachografów, dzięki któremu da się uniknąć potrzeby wcześniejszego sprowadzania pojazdu z trasy do bazy przedsiębiorstwa,
• ułatwić prawidłową ewidencję i rozliczenie czasu pracy kierowców.

Program do odczytu tachografu – jakie dane pobiera?

Program do odczytu tachografu pobiera informacje zapisane w pamięci masowej urządzenia. Obejmują one m.in. aktywności kierowców, dane dotyczące użytkowania pojazdu oraz zarejestrowane zdarzenia i usterki.

Jak często należy pobierać dane z karty kierowcy i tachografu?

Profesjonalny program do tachografu i kart kierowców powinien umożliwiać pobieranie danych z odpowiednią regularnością. Zgodnie z przepisami, maksymalny okres pomiędzy kolejnymi pobraniami danych wynosi:

• 28 dni w przypadku karty kierowcy,
• 90 dni w przypadku pamięci tachografu.

Odczyty można wykonywać częściej, jeżeli ułatwia to organizację pracy lub zmniejsza ryzyko utraty danych. W określonych sytuacjach pliki trzeba pobrać wcześniej, np. przed zakończeniem współpracy z kierowcą lub przekazaniem pojazdu innemu podmiotowi.

Przy ręcznym pobieraniu danych z tachografu i karty kierowcy należy pamiętać o terminach oraz zapewnić sobie dostęp do odpowiedniego sprzętu. Odczyt z karty kierowcy można wykonać za pomocą czytnika podłączonego do komputera. Pobranie danych bezpośrednio z pamięci tachografu wymaga natomiast dostępu do pojazdu, urządzenia do pobierania plików oraz karty przedsiębiorstwa. W większej lub rozproszonej flocie łatwo wykonać odczyt zbyt późno. Dlatego warto sprawdzić, czy wybrany program do tachografu i kart kierowców umożliwia ustalenie harmonogramu pobierania danych oraz informuje o brakujących plikach i zbliżających się terminach.

Czym powinien charakteryzować się dobry program do tachografu i kart kierowców?

Wielu przewoźników zastanawia się nad tym, na co zwrócić uwagę przy wyborze programu do odczytu tachografu i kart kierowców. Przede wszystkim powinien on odpowiadać na rzeczywiste potrzeby firmy, a nie tylko pobierać dane. Przy wyborze warto zwrócić uwagę na:

• możliwość zdalnego odczytu kart kierowców i pamięci tachografów,
• obsługę inteligentnych tachografów najnowszej generacji G2V2,
• automatyczne pilnowanie terminów pobierania danych,
• czytelną informację o ostatnim wykonanym odczycie,
• bezpieczną archiwizację i łatwy dostęp do historii plików,
• możliwość ręcznego zlecenia pobrania danych w razie potrzeby,
• automatyczne przygotowywanie i wysyłanie kompletu plików do wskazanej osoby lub biura rozliczeniowego,
• dostęp do wsparcia technicznego.

Przed zdecydowaniem się na konkretne rozwiązanie warto również sprawdzić, jakie urządzenia trzeba zamontować w pojeździe oraz czy posiadane tachografy obsługują zdalny odczyt danych.

Ręczny czy zdalny odczyt tachografu – co wybrać?

Ręczny odczyt z tachografu cyfrowego może wystarczyć firmie posiadającej jeden pojazd, który regularnie wraca do bazy. Wymaga jednak zaangażowania pracownika, dostępu do odpowiednich urządzeń i samodzielnego pilnowania terminów. Im więcej pojazdów i kierowców, tym trudniej utrzymać ten proces bez pomyłek.

Zdalny odczyt sprawdza się szczególnie wtedy, gdy pojazdy długo pozostają w trasie. System pozyskuje dane według przyjętego harmonogramu, dlatego kierowca nie musi wracać do bazy wyłącznie po to, aby udostępnić kartę lub pojazd. Firma może w ten sposób ograniczyć liczbę ręcznie wykonywanych czynności i zmniejszyć ryzyko przekroczenia obowiązujących terminów.

Tak działa zdalny odczyt kart kierowców i pamięci tachografów w Navifleet. System pobiera pliki DDD zgodnie z ustalonym harmonogramem i zapisuje je w historii odczytów. Użytkownik widzi daty ostatnich pobrań oraz informacje o zbliżających się i przekroczonych terminach. W razie potrzeby może również ręcznie zlecić odczyt wybranej karty lub pamięci tachografu.

Navifleet umożliwia także przygotowywanie zestawów plików z pobranymi plikami DDD, które cyklicznie przesyła na wskazany adres e-mail, np. bezpośrednio do osoby odpowiedzialnej za rozliczenia lub zewnętrznego biura rozliczeniowego.

Jak wybrać najlepszy program do odczytu kart z tachografu?

Najlepszy program do odczytu danych z karty kierowcy i pamięci tachografu nie musi mieć największej liczby funkcji. Powinien przede wszystkim pasować do sposobu działania firmy. Warto sprawdzić, ile kart kierowców i tachografów będzie obsługiwał, jak często pojazdy wracają do bazy oraz kto odpowiada za pobieranie, przechowywanie i analizowanie danych.

Jeżeli firma posiada małą flotę, a pojazdy regularnie pojawiają się w siedzibie, wystarczające może być rozwiązanie do ręcznego odczytu. W przypadku większej lub rozproszonej floty więcej korzyści przyniesie system umożliwiający zdalne pobieranie plików DDD, ich archiwizację oraz automatyczne przekazywanie danych do rozliczeń.

Program do odczytu karty kierowcy i pamięci tachografu staje się wtedy częścią uporządkowanego procesu. Pomaga oszczędzać czas, informuje na bieżąco o postępie pobierania danych, ogranicza liczbę ręcznie wykonywanych czynności, ostrzega o przekroczonych terminach i ułatwia przygotowanie dokumentacji potrzebnej podczas rozliczeń lub ewentualnej kontroli.

W roli rozwiązania umożliwiającego zdalny odczyt tachografu i karty kierowcy z busa lub pojazdu o DMC powyżej 3,5 tony świetnie sprawdza się system Navifleet. Dzięki niemu firma transportowa może ułatwić sobie działanie w zgodzie z przepisami, a zarazem usprawnić wiele procesów – od systematycznego pobierania danych z tachografów i kart kierowców, przez ich bezpieczną archiwizację, po przesyłanie plików DDD do specjalisty zajmującego się rozliczeniami. Ułatwiający zarządzanie flotą system Navifleet stanowi więc atrakcyjny wybór dla przewoźników, którzy pragną za sprawą nowoczesnej technologii zaoszczędzić czas oraz ograniczyć występowanie błędów wiążących się z ryzykiem kar ze strony organów kontrolnych.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat tego, w jaki sposób prawidłowo korzystać z tachografu oraz jak uregulowany jest czas pracy kierowcy, zachęcamy do lektury innych artykułów na naszym blogu, w których omawiamy m.in.:

• jak zrobić wpis manualny w tachografie,
• jak liczyć czas pracy kierowcy.

FAQ

Jakie dane można odczytać z karty kierowcy?

Odczyt z karty kierowcy umożliwia pozyskanie danych, które stanowią cenną wiedzę o wielu istotnych kwestiach. Wśród nich znajdują się informacje na temat aktywności kierowcy, w tym czasu poświęconego przez niego na prowadzenie pojazdu, inną pracę, przerwy czy odpoczynek. Oprócz tego sczytywanie karty kierowcy pozwala uzyskać inne ważne dane, dotyczące np. kraju rozpoczęcia i zakończenia pracy.

Czy dane z karty kierowcy i tachografu można pobierać zdalnie?

Tak, zdalne odczytywanie karty kierowcy i pamięci tachografu jest możliwe. Zaawansowane systemy telematyczne, takie jak np. Navifleet, pozwalają pobierać pliki DDD na odległość, zgodnie z ustalonym harmonogramem. W efekcie nie trzeba specjalnie sprowadzać pojazdu do bazy firmy w celu odczytu, a dzięki automatyzacji procesu pozyskiwania danych można zaoszczędzić czas i zredukować ryzyko przekraczania obowiązkowych terminów pobrań.

Czym różni się ręczne i zdalne pobieranie danych z tachografu?

Ręczne pobieranie danych z tachografu jest bardziej czasochłonne i angażujące w porównaniu do odczytów zdalnych. Wiąże się z koniecznością dokładnego monitorowania terminów pobrań, a także fizycznego dostępu do odpowiednich urządzeń oraz pojazdu w bazie przedsiębiorstwa. Zdalny odczyt tachografu cyfrowego i karty kierowcy jest pod wieloma względami znacznie wygodniejszy. Z jednej strony umożliwia automatyzację procesu pobierania plików DDD w taki sposób, by odbywało się to zgodnie z przyjętym harmonogramem, a z drugiej strony – nie wymaga obecności pojazdu w bazie. Co więcej, innowacyjne systemy oferujące zdalny odczyt kart kierowców i pamięci tachografu, takie jak np. Navifleet, pozwalają na bezpieczną archiwizację pobranych danych oraz sprawne, automatyczne przesyłanie plików DDD na wskazaną skrzynkę mailową. Dzięki temu wszystko przebiega zgodnie z przepisami, a osoba odpowiedzialna za rozliczanie kierowców ma zawsze na czas dostęp do kompletu niezbędnych danych.