Rozliczenie i ewidencja czasu pracy kierowcy – co powinien wiedzieć przewoźnik?

Zrozumienie tego, jak prawidłowo prowadzić ewidencję i zrealizować rozliczenie czasu pracy kierowcy, jest niezbędne z perspektywy firmy transportowej. Nieprawidłowości w tych procesach mogą skutkować nie tylko problemami podczas kontroli ITD lub PIP, ale również karami finansowymi, sporami z pracownikami wykonującymi przewozy i błędnym naliczaniem wynagrodzeń. W praktyce wielu przewoźników nadal utożsamia dane z tachografu z gotową ewidencją czasu pracy kierowcy. Tymczasem są to dwa różne pojęcia. Sam plik DDD nie stanowi jeszcze kompletnej ewidencji wymaganej przez przepisy.

Sprawdź poniżej, na czym polega poprawne ewidencjonowanie czasu pracy kierowców, jakie dokumenty są wymagane oraz jakie błędy najczęściej pojawiają się podczas rozliczeń.

Co to jest ewidencja czasu pracy kierowcy?

Ewidencja czasu pracy kierowcy to dokumentacja pokazująca rzeczywisty czas wykonywania obowiązków przez kierowcę. Jej celem jest prawidłowe rozliczenie wynagrodzenia oraz potwierdzenie zgodności z przepisami dotyczącymi czasu pracy i odpoczynku.

Jakie elementy powinna zawierać ewidencja czasu kierowcy?

Zgodnie z art. 25 ustawy o czasie pracy kierowców, ewidencjonowanie czasu pracy kierowców powinno odbywać się przy uwzględnieniu określonych danych. Przepisy wskazują szereg informacji, które musi obejmować ewidencja czasu pracy kierowcy, w tym na przykład:

• liczbę przepracowanych godzin oraz godzinę rozpoczęcia czasu pracy kierowcy i jego zakończenia,
• liczbę godzin pracy w porze nocnej,
• godziny nadliczbowe,
• dni wolne od pracy z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
• liczbę godzin dyżuru oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia dyżuru – należy przy tym wskazać, czy dany dyżur jest pełniony w domu,
• rodzaj i wymiar zwolnień od pracy oraz innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
• wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy.

Ewidencja pracy kierowcy pozwala zweryfikować istotne dane dotyczące m.in. rodzaju i wymiaru nieobecności, a także czasu poświęconego na prowadzenie pojazdu, inną pracę, dyspozycyjność, dyżury, przerwy, pracę w godzinach nocnych, pracę w godzinach nadliczbowych oraz odpoczynki dobowe i tygodniowe. Poprawność informacji zawartych w ewidencji jest kluczem do tego, by możliwe było prawidłowe rozliczenie czasu pracy kierowcy.

Na jakiej podstawie tworzy się ewidencję czasu pracy kierowcy?

Źródłami informacji, na bazie których odbywa się ewidencjonowanie i rozliczanie czasu pracy kierowców firmy, są m.in.:

• wykresówki,
• wydruki danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego,
• pliki DDD pobrane z karty kierowcy i tachografu cyfrowego, inne dokumenty potwierdzające czas pracy kierowcy i typ wykonywanej czynności,
• rejestry opracowane na podstawie wykresówek, wydruków i plików DDD.

W jakiej formie możliwe jest prowadzenie ewidencji czasu pracy kierowcy?

Ewidencjonowanie czasu pracy kierowców najczęściej odbywa się w formie elektronicznej. Przepisy dopuszczają jednak również prowadzenie ewidencji czasu pracy kierowcy w formie papierowej.

Dla jakich kierowców należy prowadzić ewidencję czasu pracy?

Przewoźnicy często zastanawiają się, w jakich sytuacjach prowadzenie ewidencji czasu jazdy kierowcy i innych jego aktywności jest konieczne. Okazuje się, że przepisy są w tym zakresie bardzo wymagające. Obowiązek prowadzenia ewidencji dotyczy zarówno kierowców wykonujących przewozy krajowe, jak i międzynarodowe. Co więcej, ewidencjonowanie czasu pracy jest konieczne nie tylko w przypadku kierowców zatrudnionych na podstawie stosunku pracy, ale także osób realizujących przewozy na rzecz firmy w oparciu o umowę zlecenie oraz kierowców samozatrudnionych. Dzięki starannemu prowadzeniu takiej dokumentacji możliwe jest odpowiednie rozliczenie czasu pracy kierowców.

Jakie przepisy regulują czas pracy kierowców?

Rozliczanie pracy kierowców opiera się przede wszystkim na:

• Ustawie z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców,
• Rozporządzeniu (WE) nr 561/2006,
• Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 165/2014,
• przepisach Pakietu Mobilności,
• Kodeksie pracy (w określonym zakresie).

Chcąc zapewnić sobie zgodność z obowiązującymi przepisami, przewoźnik powinien zadbać o to, by w jego firmie przestrzegano:

• norm dotyczących m.in. czasu pracy, czasu jazdy, a także wymaganych przerw i odpoczynków,
• reguł związanych z poprawną rejestracją czasu pracy kierowcy oraz prowadzeniem niezbędnej dokumentacji,
• zasad naliczania wynagrodzeń.

Co zalicza się do czasu pracy kierowcy?

Czas pracy kierowcy to nie tylko samo prowadzenie pojazdu. Zgodnie z art. 6 ustawy o czasie pracy kierowców, jest to okres od rozpoczęcia do zakończenia pracy, która obejmuje wszelkie czynności związane z realizacją przewozu drogowego, w tym m.in.:

• jazdę,
• załadowywanie i rozładowywanie, a także nadzór nad załadunkiem i wyładunkiem,
• czynności spedycyjne,
• obsługę codzienną pojazdów i przyczep,
• tankowanie,
• formalności administracyjne,
• pomoc pasażerom,
• czynności związane z utrzymaniem pojazdu w czystości,
• pozostawanie poza przyjętym rozkładem czasu pracy na stanowisku pracy w gotowości do wykonywania obowiązków służbowych – w szczególności w trakcie oczekiwania na załadunek lub rozładunek, których przewidywany czas trwania nie jest wcześniej znany kierowcy.

Co ciekawe, do czasu pracy kierowcy wlicza się także piętnastominutową przerwę, tzw. przerwę śniadaniową, którą pracodawca musi wprowadzić, jeśli dobowy czas pracy kierowcy wynosi minimum 6 godzin.

Dobre rozumienie pojęć stosowanych w odniesieniu do czasu pracy kierowcy jest bardzo istotne. W praktyce to właśnie błędne rozróżnienie pomiędzy „pracą”, „dyspozycyjnością” i „odpoczynkiem” jest jedną z najczęstszych przyczyn nieprawidłowych rozliczeń.

Co nie jest wliczane do czasu pracy kierowcy?

Aby rozliczanie czasu pracy kierowców firmy mogło być realizowane prawidłowo, warto znać przykłady okresów, które nie zaliczają się do czasu pracy osoby zajmującej się wykonywaniem przewozów. Jak wynika z art. 7 ustawy o czasie pracy kierowców, do czasu pracy kierowcy nie należy wliczać:

• czasu dyżuru, jeżeli w jego trakcie kierowca nie wykonywał pracy,
• nieusprawiedliwionych postojów w czasie prowadzenia pojazdu,
• dziennego czasu odpoczynku kierowcy,
• przerwy w pracy, która jest związana ze stosowaniem systemu przerywanego czasu pracy kierowców.

Dane z tachografu a ewidencja czasu pracy kierowcy: jaka jest między nimi różnica?

Umiejętność rozróżnienia danych z tachografu od ewidencji czasu pracy kierowcy jest kluczowa dla osób odpowiedzialnych za rozliczanie kierowców w firmie transportowej. Tachograf rejestruje aktywności kierowcy, jednak same pliki DDD nie są kompletną ewidencją czasu pracy. Dane te stanowią jedynie podstawę do jej przygotowania. Aby dokument był zgodny z przepisami, powinien zostać uzupełniony o dodatkowe informacje, np.:

• urlopy,
• zwolnienia lekarskie,
• dyżury,
• nieobecności,
• pracę poza pojazdem,
• godziny nocne,
• rozliczenie nadgodzin.

Dlatego poprawne rozliczanie pracy kierowcy wymaga zarówno analizy danych z tachografu, jak i dokumentacji kadrowej.

Jakie dokumenty są potrzebne do rozliczenia kierowcy?

Podstawą rozliczenia czasu pracy kierowcy są najczęściej:

• pliki DDD z kart kierowców,
• dane z pamięci tachografu,
• wykresówki (stosowane w starszych tachografach analogowych),
• wpisy manualne kierowcy,
• harmonogram czasu pracy,
• dokumentacja urlopów i zwolnień,
• delegacje i rozliczenia podróży,
• informacje o pracy nocnej,
• dokumenty kadrowe.

W przypadku kontroli przewoźnik powinien być w stanie wykazać, że ewidencja czasu pracy kierowcy została sporządzona na podstawie rzeczywistych danych.

Jak długo trzeba przechowywać ewidencję czasu pracy kierowcy?

Ewidencję czasu pracy kierowców należy przechowywać:

• przez okres 10 lat – w przypadku kierowców zatrudnionych w oparciu o umowę o pracę,
• przez okres 2 lat – w przypadku kierowców niezatrudnionych przez firmę, ale osobiście wykonujących na jej rzecz przewozy drogowe, a także przedsiębiorców osobiście wykonujących przewozy drogowe.

Dodatkowo przedsiębiorca powinien pamiętać o obowiązku regularnego pobierania i bezpiecznej archiwizacji danych z tachografów i kart kierowców:

• karta kierowcy: odczyt minimum raz na 28 dni,
• pamięć tachografu: odczyt minimum raz na 90 dni.

Brak regularnych odczytów może skutkować karami podczas kontroli ITD.

Jakie są najczęstsze błędy popełniane podczas rozliczania kierowców?

W wielu firmach problemy pojawiają się nie podczas samej kontroli, ale już na etapie codziennego prowadzenia dokumentacji. Jeśli mowa o częstych błędach, które wpływają na poprawność procesu ewidencjonowania i rozliczania czasu pracy kierowców, przykłady można mnożyć. Zaliczają się do nich m.in.:

• brak regularnych odczytów kart kierowców i pamięci tachografów,
• rozliczanie wyłącznie na podstawie tachografu,
• błędna interpretacja dyspozycyjności,
• nieprawidłowe rozliczanie pracy nocnej,
• niepoprawne rozliczanie płacy minimalnej kierowcy,
• brak wpisów manualnych,
• niekompletna dokumentacja nieobecności,
• brak odpowiedniej archiwizacji danych,
• nieprawidłowe rozliczanie nadgodzin,
• błędne harmonogramy czasu pracy.

W praktyce nawet niewielkie błędy mogą powodować rozbieżności w wynagrodzeniach i przyczyniać się do powstawania naruszeń, które są później wykazywane podczas kontroli.

Kary za nieprawidłową ewidencję czasu pracy

Nieprawidłowo prowadzona dokumentacja może skutkować karami zarówno dla kierowcy, jak i przedsiębiorcy. Kontrole mogą być przeprowadzane przez:

• Inspekcję Transportu Drogowego,
• Państwową Inspekcję Pracy,
• Policję,
• służby kontrolne innych państw UE.

Do naruszeń przepisów, za które mogą być nakładane kary, zaliczają się m.in.:

• przekroczenie limitu czasu jazdy,
• nieprawidłowe stosowanie skróconych odpoczynków,
• brak odbierania wymaganych przerw,
• nieprowadzenie ewidencji, brak systematycznego sczytywania kart kierowców i tachografów,
• błędna archiwizacja dokumentacji.

W przypadku poważnych naruszeń kary dla przedsiębiorstw transportowych mogą wynosić nawet kilkanaście tysięcy złotych.

Jak usprawnić rozliczanie czasu pracy kierowców w firmie?

Przy większej liczbie pojazdów ręczne pozyskiwanie danych potrzebnych do rozliczania pracy kierowców staje się czasochłonne i podatne na błędy. W firmach transportowych coraz częściej stosuje się systemy telematyczne, które automatyzują pobieranie oraz ułatwiają analizę danych z tachografów i kart kierowców. Przykładem jest moduł Tachograf w Navifleet Tracker, który wspiera m.in.:

• pobieranie plików DDD,
• archiwizację danych,
• analizę naruszeń,
• kontrolę terminów odczytów,
• monitorowanie brakujących danych.

Automatyczny, zdalny odczyt tachografu i kart kierowców ogranicza ryzyko przekroczenia terminów oraz ułatwia przygotowanie dokumentacji do kontroli. Co istotne, nie jest on jedyną wartą uwagi funkcjonalnością systemu telematycznego Navifleet. Za jego sprawą możliwa staje się także np. bieżąca kontrola czasu pracy kierowcy, która pozwala lepiej planować zadania i zapobiegać naruszeniom przepisów, za które mogłyby firmie grozić kary.

Ewidencja i rozliczenie czasu pracy kierowców – co powinien wiedzieć przewoźnik? Podsumowanie

Prawidłowe prowadzenie ewidencji czasu pracy kierowców to nie tylko obowiązek wynikający z przepisów, ale również podstawa bezpiecznego funkcjonowania przedsiębiorstwa transportowego. Dzięki niej możliwe staje się poprawne rozliczanie czasu pracy kierowców i uniknięcie naruszeń, które mogłyby skutkować karami ze strony organów kontrolnych.

Jak zadbać o odpowiednie rozliczanie kierowców z czasu pracy w firmie? W praktyce wymaga to systematycznego porządkowania danych, dbałości o kompletność ewidencji oraz eliminowania błędów na bieżąco, a nie dopiero podczas kontroli. W tym procesie coraz większą rolę odgrywają zaawansowane narzędzia, takie jak np. system telematyczny Navifleet, które automatyzują odczyty i wspierają analizę danych, ograniczając ryzyko pomyłek i opóźnień.

Warto pamiętać, że dobrze prowadzona ewidencja jest kluczem zarówno do zachowania zgodności z przepisami, jak i do uzyskania większej kontroli nad organizacją pracy i rozliczeniami kierowców w firmie.