Karta kierowcy – co to jest i co powinieneś wiedzieć na jej temat?

Jednym z podstawowych dokumentów posiadanych przez osoby zajmujące się wykonywaniem przewozów drogowych jest indywidualna karta kierowcy. Pozwala ona na skuteczne rejestrowanie czasu pracy oraz poszczególnych aktywności w jego ramach z użyciem tachografu cyfrowego. Elektroniczna karta kierowcy zapisuje istotne dane, które zgodnie z przepisami muszą być regularnie sczytywane przez przewoźnika. Taka praktyka ma znaczenie z dwóch podstawowych powodów. Przede wszystkim dzięki niej można uniknąć potencjalnych kar ze strony organów kontrolnych, takich jak ITD. Dodatkowo analiza danych z karty kierowcy zapewnia firmie transportowej cenne informacje na temat sposobu wykonywania obowiązków przez danego pracownika oraz ewentualnych naruszeń, a także otwiera drogę do wprowadzania usprawnień w pracy floty oraz do prawidłowego rozliczania czasu pracy kierowców.

W dalszej części tego artykułu dokładnie wyjaśniamy m.in. czym jest karta kierowcy, jaką rolę odgrywa w codzienności przedsiębiorstw transportowych, jak wyrobić kartę kierowcy, jak często powinno się odczytywać z niej dane, a także szereg innych kwestii związanych z tym istotnym zagadnieniem.

Cyfrowa karta kierowcy: co to jest?

Jak wygląda najprostsza opisująca kartę kierowcy definicja? Karta kierowcy to elektroniczna karta chipowa, która identyfikuje kierowcę pojazdu wyposażonego w tachograf cyfrowy. Jest to dokument przypisany indywidualnie i pozwala na rejestrowanie czasu pracy, przerw oraz odpoczynków kierowcy zgodnie z przepisami prawa o transporcie drogowym.

Czy karta kierowcy jest obowiązkowa? A jeśli tak, to kto musi mieć kartę kierowcy? Okazuje się, że do posiadania takiego dokumentu zobligowani są kierowcy prowadzący pojazdy o masie powyżej 3,5 tony lub przewożący więcej niż 9 osób (łącznie z kierowcą).

Tachograf cyfrowy i karta kierowcy: do czego służą?

Tachograf i karta kierowcy w transporcie drogowym odgrywają bardzo istotne role. Jakie mają znaczenie z perspektywy przewoźników?

Tachograf to urządzenie montowane w pojeździe, które rejestruje dane dotyczące jazdy, przerw, odpoczynku i innych aktywności kierowcy. Jego brak w samochodzie ciężarowym realizującym przewozy drogowe stanowi poważne naruszenie przepisów.

Warto zdać sobie również kluczowe pytanie o kartę kierowcy: po co stosuje się ten dokument? Po umieszczeniu jej w tachografie cyfrowym możliwe staje się przypisanie rejestrowanych informacji do konkretnej osoby. Pozwala ona rzetelnie kontrolować czas pracy kierowcy, a w efekcie zapobiegać zmęczeniu i poprawiać bezpieczeństwo na drodze. Dzięki karcie kierowcy obowiązki kierowcy i sposób ich realizacji mogą podlegać analizie, a zapisane na niej dane umożliwiają ewidencjonowanie i rozliczanie czasu pracy. Dodatkowo, z uwagi na regulujące kwestię karty kierowcy przepisy, odpowiednie korzystanie z niej jest kluczem do uniknięcia ze kar ze strony organów kontrolnych.

Najważniejsze funkcje karty kierowcy w firmie transportowej prezentują się więc następująco:

rejestracja czasu jazdy i przerw: karta zapisuje, kiedy kierowca prowadzi pojazd, odpoczywa lub wykonuje inne czynności,

identyfikacja kierowcy: zapewnia bezpieczeństwo i transparentność danych, eliminując możliwość podmiany osoby prowadzącej pojazd,

ułatwienie kontroli: organy kontrolne mogą szybko sprawdzić, czy kierowca przestrzega przepisów dotyczących czasu pracy.

Jak wygląda procedura wyrobienia karty kierowcy? Złożenie wniosku o kartę kierowcy

Procedura uzyskania karty kierowcy jest ustandaryzowana i realizowana przez Polską Wytwórnię Papierów Wartościowych (PWPW). Aby złożyć wniosek, potrzebujesz:

dowodu osobistego lub paszportu,
ważnego prawa jazdy,
aktualnego zdjęcia w formacie odpowiadającym wymogom,
potwierdzenia opłaty (około 172,20 zł).

Wniosek można złożyć elektronicznie lub w formie papierowej. Czas oczekiwania na wydanie karty to zazwyczaj od 7 do 30 dni roboczych.

Kiedy wymienić kartę kierowcy lub przedłużyć jej ważność?

Po wyrobieniu karty kierowcy jest ona ważna przez 5 lat. Gdy zbliża się upłynięcie terminu jej ważności, konieczne jest złożenie wniosku o przedłużenie nie wcześniej niż 60 dni i nie później niż 15 dni roboczych przed wygaśnięciem karty. Należy pilnować tych terminów, ponieważ brak ważnej karty może spowodować poważne konsekwencje.

Wymiana karty kierowcy na nową jest natomiast konieczna, gdy doszło do jej uszkodzenia. Działania należy podjąć niezwłocznie, by móc dalej realizować przewozy zgodnie z przepisami.

Jak używać karty kierowcy w prawidłowy sposób?

Umiejętne korzystanie z karty kierowcy jest jedną z bazowych kompetencji każdej osoby wykonującej przewozy drogowe. Posługiwanie się nią jest dość proste – wystarczy, że przestrzega się zasad obowiązujących w przypadku tej procedury.

Jak włożyć kartę kierowcy do tachografu, by doszło do jej prawidłowego odczytu i poprawnego zapisu danych?

Zanim nastąpi aktywacja karty kierowcy poprzez umieszczenie i zalogowanie jej w urządzeniu rejestrującym, trzeba sprawdzić czy nie jest ona uszkodzona bądź zabrudzona. W kolejnym kroku należy uruchomić tachograf poprzez przekręcenie kluczyka w stacyjce do pozycji „zapłonu”. Następnie trzeba wybrać odpowiedni slot tachografu – dla kierowcy prowadzącego pojazd przeznaczony jest slot nr 1. W kontekście tego, jak włożyć kartę do tachografu, należy pamiętać, by wsuwać ją chipem do góry oraz strzałką nadrukowaną na dokumencie do przodu. Proces umieszczania karty kierowcy w tachografie powinno się realizować powoli, by nie doszło do uszkodzenia dokumentu. Istnieje również inny powód, dla którego ważne jest prawidłowe włożenie karty kierowcy: błąd tachografu uniemożliwiający poprawną rejestrację danych, pojawiający się, gdy dokument został źle wsunięty do slotu.

Jak wyjąć kartę kierowcy z tachografu po zakończeniu dnia pracy? W tym celu należy nacisnąć odpowiedni przycisk na tachografie i odczekać, aż dokument zostanie wysunięty. Gdy proces wysuwania się zakończy, wystarczy wyjąć kartę z urządzenia rejestrującego i zabrać ją ze sobą.

Odczyt danych z karty kierowcy – co warto wiedzieć?

Systematyczne sczytywanie oraz archiwizacja danych karty kierowcy i pamięci tachografu jest nie tylko wymogiem prawnym, ale także ważnym elementem rozliczania czasu pracy i analizy stylu jazdy. Jak często należy przeprowadzać odczyt karty kierowcy i w jaki sposób można tego dokonać?

Pobieranie danych z karty kierowcy powinno następować co najmniej raz na 28 dni.
Odczyt karty kierowcy może być wykonany tradycyjnie, za pomocą specjalistycznego sprzętu, lub z użyciem innowacyjnych systemów do zdalnego odczytu.
Jakie dane identyfikuje karta kierowcy? Rejestrowane są na niej przede wszystkim szczegółowe informacje o czasie pracy, w tym o poszczególnych aktywnościach osoby realizującej przewóz, a także o wykonywanych przez nią odpoczynkach.

Dzięki nowoczesnym systemom zdalnego odczytu, takim jak Navifleet, możesz automatycznie pobierać dane bez konieczności fizycznego podłączania się do tachografu.

Brak karty kierowcy: konsekwencje w razie kontroli

W przepisach przewidziane zostały kary za brak karty kierowcy umieszczonej w tachografie cyfrowym podczas wykonywania przewozu drogowego. Mogą one zostać nałożone zarówno na kierującego pojazdem, jak i na osobę zarządzającą transportem oraz na przewoźnika.

Jaka jest kara za brak karty kierowcy dla osoby prowadzącej pojazd? Jeśli nie będzie ona rejestrować za pomocą tachografu cyfrowego na karcie kierowcy wskazań w zakresie prędkości pojazdu, swojej aktywności bądź przebytej drogi, grozi mu 2000 złotych kary. Jeśli natomiast będzie wykonywać przewóz drogowy bez ważnej karty kierowcy lub z uszkodzoną kartą kierowcy po upływie czasu wskazanego w art. 29 ust. 5 rozporządzenia (UE) nr 165/2014, może ją spotkać kara w wysokości 500 złotych.
Na osobę zarządzającą transportem może zostać nałożona kara w wysokości 500 złotych, gdy kierowca wykonujący przewóz nie posiada ważnej karty kierowcy.
Na przewoźnika może zostać nałożona kara w wysokości 2000 złotych, jeśli kierowca wykonujący przewóz drogowy pojazdem z tachografem cyfrowym nie ma własnej, ważnej karty kierowcy.

Należy pamiętać, że przestrzeganie obowiązku posiadania i korzystania z karty kierowcy to nie tylko kwestia przestrzegania prawa, ale przede wszystkim bezpieczeństwa i profesjonalizmu.

Czym jest karta kierowcy i co warto wiedzieć na jej temat? Podsumowanie

Karta kierowcy to niezbędny dokument dla wszystkich zawodowych kierowców. Pozwala na rzetelne rejestrowanie czasu pracy i umożliwia spełnienie wymogów prawnych. Zrozumienie, co to jest karta kierowcy, jak ją uzyskać oraz w jaki sposób się nią posługiwać, stanowi absolutną podstawę dla każdej osoby funkcjonującej na co dzień w świecie transportu drogowego.

Zainteresował Cię temat kart kierowców oraz tachografów i chcesz dowiedzieć się o nich więcej? Zachęcamy do lektury innych poświęconych im artykułów na naszym blogu, takich jak m.in.:

‍

Szukasz monitoringu GPS ze zdalnym pobieraniem plików DDD?

Umów darmową prezentację

‍

FAQ

Kto musi mieć kartę kierowcy?

Ten obowiązek dotyczy kierowców pojazdów powyżej 3,5 tony oraz przewożących więcej niż 9 osób.

Jak długo ważna jest karta kierowcy?

Karta jest ważna przez 5 lat, po czym wymaga przedłużenia.

Czy mogę prowadzić pojazd bez karty kierowcy?

Nie, prowadzenie pojazdu wyposażonego w tachograf cyfrowy bez ważnej karty kierowcy jest z reguły zabronione i karane. Istnieją jednak wyjątkowe sytuacje, w których takie postępowanie jest dopuszczalne – piszemy na ten temat więcej w artykule: Jazda bez tachografu – kiedy jest dozwolona?

Jak często trzeba odczytywać dane z karty kierowcy?

Pobieranie danych z karty kierowcy należy przeprowadzać co najmniej raz na 28 dni .

Czy karta kierowcy po zakończeniu pracy powinna zostać wyjęta z tachografu?

Tak, dobrą praktyką jest, by po zakończeniu pracy wyjmować kartę kierowcy z tachografu i zabierać ją ze sobą.

Karta kierowcy zgubiona: co zrobić w takiej sytuacji?

Niekiedy dochodzi sytuacji, w których występuje istotny problem z kartą kierowcy: uszkodzona, zgubiona bądź skradziona karta uniemożliwia standardowe korzystanie z tachografu cyfrowego. Jak osoba odpowiedzialna za prowadzenie pojazdu powinna postąpić w takim wypadku?

Jeżeli kierowca zauważy, że doszło do uszkodzenia lub zgubienia jego karty, powinien zacząć od zgłoszenia tego problemu w firmie transportowej. Następnie trzeba wystąpić do Polskiej Wytwórni Papierów Wartościowych, czyli PWPW, o wydanie duplikatu dokumentu. Zazwyczaj wyrobienie karty kierowcy trwa do 7 dni – w przypadku wniosku online. Jeśli złożony zostanie wniosek papierowy o kartę kierowcy, czas oczekiwania może wydłużyć się do 30 dni kalendarzowych.

Czy w takiej sytuacji można jeździć bez karty kierowcy? Tak, ale tylko przy zachowaniu restrykcyjnych reguł. Jazda bez ważnej karty kierowcy jest wówczas możliwa pod warunkiem, że osoba prowadząca pojazd będzie prowadzić ewidencję swoich aktywności na odwrocie wydruków lub wykresówek. Muszą być one później przechowywane przez 56 dni, ponieważ uprawniony organ może zażądać ich okazania w trakcie kontroli.

Sytuacja, w której karta kierowcy nie działa, nie wiąże się więc automatycznie z koniecznością zatrzymania pojazdu, jednak wymaga podjęcia inicjatywy ukierunkowanej na rozwiązanie problemu.

Nowa karta kierowcy: jak sprawdzić, czy jest gotowa?

W celu sprawdzenia, czy nowa karta dla kierowcy jest już gotowa, można skorzystać z funkcjonalności oferowanej przez specjalny portal info-car.pl. Co istotne, taka weryfikacja jest bezpłatna. Wystarczy wybrać rodzaj karty, a także wpisać odpowiednie dane, by poznać przypisany danej karcie kierowcy status. Dzięki temu, że cały proces jest przeprowadzany zdalnie, zarządzanie kartami kierowców staje się łatwiejsze.

Ile kosztuje karta kierowcy?

Wyrobienie karty kierowcy to koszt wynoszący 172,20 zł brutto. Ta kwota może zostać powiększona o cenę zrobienia wymaganego zdjęcia.

Ile dni przechowuje dane karta kierowcy?

Nowe karty kierowców z powodzeniem przechowują dane nie tylko z 56 dni wstecz, ale często też z dłuższych okresów, sięgających nawet roku. Nie wpływa to jednak na częstotliwość, z jaką powinny być sczytywane – nadal pobieranie danych z karty kierowcy powinno następować przynajmniej raz na 28 dni.

Karta kierowcy a ewidencja czasu pracy: co warto wiedzieć?

Związek między danymi zapisywanymi na karcie kierowcy a rozliczaniem czasu pracy ma istotne znaczenie z perspektywy przewoźnika. Regularny odczyt informacji z kart pozwala zadbać o to, by ewidencja i rozliczanie czasu pracy kierowców odbywały się terminowo i w oparciu o rzetelne dane. Stosowanie umożliwiających monitoring pracy kierowców kart jest więc niezbędne nie tylko po to, by uniknąć kar ze strony ITD, ale także terminowo i prawidłowo wypłacać należne wynagrodzenia.

Karta kierowcy przy zmianie pracodawcy: czy należy ją sczytać przed zakończeniem pracy w aktualnej firmie?

Tak, przed zakończeniem pracy u danego pracodawcy powinien nastąpić odczyt karty kierowcy.

Karta kierowca a prawo jazdy – czy to tożsame dokumenty?

Nie, karta kierowcy i prawo jazdy są odrębnymi dokumentami. Oba okazują się jednak obowiązkowe w przypadku kierowców wykonujących przewozy drogowe pojazdami wyposażonymi w tachograf cyfrowy.

Karta kierowcy, karta urlopowa kierowcy i karta czasu pracy kierowcy – jakie są między nimi różnice?

Karta kierowcy jest dokumentem, który pozwala na prawidłowe korzystanie z tachografu cyfrowego oraz na rejestrowanie danych dotyczących czasu pracy kierowcy. Oprócz niej w świecie transportu drogowego funkcjonują m.in.:

karta urlopowa kierowcy, czyli tzw. urlopówka, będąca zaświadczeniem służącym udokumentowaniu aktywności kierowcy w czasie, gdy nie były one rejestrowane na karcie kierowcy umieszczonej w tachografie – znajduje ona zastosowanie np. w przypadku zwolnień lekarskich oraz urlopów wypoczynkowych,
karta czasu pracy kierowcy, zwana niekiedy kartą pracy kierowcy, jest pojęciem, które potocznie używa się najczęściej w kontekście dokumentu służącego potrzebom ewidencji czasu pracy danego kierowcy lub, alternatywnie, w odniesieniu do tzw. kontrollbucha, czyli dokumentu znanego z Niemiec, na którym kierowca pojazdu do 3,5 t odnotowuje swoje aktywności w ciągu dnia.

Karta kierowcy a karta przedsiębiorstwa lub warsztatowa – czym różnią się podstawowe rodzaje kart do tachografu?

Różnice między kartą kierowcy a kartą warsztatową czy kartą przedsiębiorstwa są fundamentalne. Każda z nich jest wykorzystywana w kontekście tachografu, ale spełnia inną funkcję.

Cyfrowa karta kierowcy do tachografu cyfrowego jest wprowadzana po to, by można było rejestrować na niej dane dotyczące czasu pracy i poszczególnych aktywności osoby prowadzącej pojazd.
Karta przedsiębiorstwa pozwala na tzw. zablokowanie tachografu, a także na sczytywanie zapisanych w jego pamięci danych.
Karta warsztatowa jest wykorzystywana przez pracowników uprawnionych serwisów zajmujących się m.in. naprawą oraz kalibracją tachografów cyfrowych.

Karta kierowcy a kontrola ITD – co może podlegać weryfikacji?

Przewoźników i osoby wykonujące przewozy dotyczy szereg obowiązków związanych z kartami kierowców, a kontrola drogowa lub realizowana w przedsiębiorstwie przez ITD jest sytuacją, w której może nastąpić weryfikacja ich przestrzegania. Organy kontrolne mają prawo sprawdzić m.in.:

czy osoba prowadząca pojazd posiada własną, ważną kartę kierowcy w trakcie realizowania przewozu i odpowiednio z niej korzysta,
dane zapisane na karcie kierowcy w bieżącym dniu i poprzednich 56 dniach,
wydruki sporządzone w dniu kontroli oraz w poprzednich 56 dniach,
regularność odczytów kart kierowców i pamięci tachografów wykonywanych przez przewoźnika.

Wykrycie naruszeń w którymś z wyżej wymienionych obszarów grozi nałożeniem dotkliwych kar.

Karta kierowcy a tachograf cyfrowy lub inteligentny – czy ten dokument współpracuje ze wskazanymi urządzeniami rejestrującymi?

Tak, między odpowiednią kartą kierowcy a tachografem inteligentnym lub cyfrowym starszego typu występuje kompatybilność umożliwiająca prawidłową współpracę.

Jak usprawnić pobieranie danych z karty kierowcy i pamięci tachografu?

Firmy transportowe, które chcą zoptymalizować proces sczytywania danych, powinny zapoznać się z zagadnieniem: karta kierowcy a system telematyczny. Wynika to z faktu, że jedną z funkcjonalności oferowanych przez nowoczesne systemy telematyczne, takie jak Navifleet, jest zdalny odczyt kart kierowców i pamięci tachografu. Dzięki niemu możliwe staje się zautomatyzowane, regularne pobieranie danych według ustalonego harmonogramu. Eliminuje to ryzyko, że dojdzie do przekroczenia wymaganych terminów, które wiązałoby się z potencjalnymi karami ze strony uprawnionych organów kontrolnych. Warto dodać, że zdalny odczyt kart kierowców i pamięci tachografu nie wymaga sprowadzania pojazdów do bazy firmy transportowej, co pozwala na znaczną oszczędność czasu.

Na uwagę zasługuje to, że usprawniający zarządzanie flotą system Navifleet oferuje również szereg innych pomocnych funkcjonalności. Za ich sprawą osiągalne stają się m.in. skuteczna kontrola czasu pracy kierowcy oraz dokładny monitoring obiegu paliwa we flocie.