Efektywne wykorzystanie floty oraz skuteczne monitorowanie należących do niej pojazdów to wyzwania, z którymi mierzą się przedsiębiorstwa z wielu branż. O co należy zadbać, by móc im sprostać? Kluczem do sukcesu w tym przypadku jest sprawne zarządzanie flotą samochodową.

Co należy przez to rozumieć? Zarządzanie flotą pojazdów, znane również jako fleet management, to zbiór procesów i praktyk, które obejmują zakup, wykorzystanie, utrzymanie i monitorowanie pojazdów służbowych we flocie. Profesjonalna administracja flotą ma na celu zapewnienie efektywności wykorzystania pojazdów oraz obniżenie kosztów działania floty.

Zdarza Ci się pominąć ważny termin we flocie?

mamy na to skuteczne i tanie rozwiązanie

Przetestuj za darmo

‍

Skuteczne zarządzanie pojazdami w firmie wymaga kontroli kosztów i zapewnienia pełnego wglądu w operacje floty. Każda flota jest inna ze względu na jej wielkość, wykorzystanie i specyfikę branży, w której działa. Dlatego administrowanie flotą samochodową odbywa się często przy użyciu arkuszy kalkulacyjnych i po prostu − papieru.

Wiele firm w pewnym momencie zaczyna rozważać, jak zarządzać flotą pojazdów w efektywniejszy sposób. Rozwiązaniem, podobnie jak w części innych dziedzin życia, okazuje się odpowiednia technologia. Aby usprawnić zarządzanie flotą pojazdów, oszczędzać czas i móc podejmować lepsze decyzje, wykorzystuje się systemy, które dostarczają dane w czasie rzeczywistym, takie jak system monitorowania GPS czy telematyka.

Specjalistyczne oprogramowanie do zarządzania flotą pomoże Ci zautomatyzować operacje floty i zapewnić płynne działanie Twoich pojazdów i sprzętu. Korzyści wynikających z inwestycji w taki system jest jednak więcej. Odkryj, co może zyskać Twoja firma, jeśli zdecyduje się na sprawdzony system zarządzania flotą.

‍

Dlaczego zarządzanie flotą pojazdów (fleet management) jest istotne dla firm?

Flota samochodowa to grupa pojazdów, które są użytkowane przez przedsiębiorstwo w ramach jego działalności gospodarczej. Odgrywa ona istotną rolę nie tylko w przypadku firm transportowych, ale także podmiotów z innych branż usługowych czy produkcyjnych. W skład floty mogą wchodzić zarówno samochody osobowe, jak i m.in. pojazdy dostawcze i ciężarowe oraz maszyny budowlane. Optymalne wykorzystanie floty okazuje się możliwe jedynie wtedy, gdy zarządzanie pojazdami w firmie jest dobrze zorganizowane.

Możemy wskazać wiele powodów, dla których sprawna administracja flotą ma tak duże znaczenie z perspektywy przedsiębiorstwa. Nowoczesne zarządzanie flotą samochodową przynosi wiele korzyści i jest istotne m.in. dla:

zwiększenia efektywności wykorzystania floty pojazdów,
optymalizacji ich całkowitego kosztu posiadania (TCO − Total cost of ownership),
zwiększenia bezpieczeństwa kierowców,
budowy pozytywnego wizerunku firmy.

Efektywne zarządzanie flotą transportową pozwala zapewnić kontrolę m.in. nad:

różnymi kosztami operacyjnymi związanymi z flotą, np. wydatkami na paliwo,
kwestiami związanymi z utrzymaniem floty, w tym np.:

- stanem technicznym pojazdów,

- serwisowaniem,

- naprawami awarii i usterek,

- ubezpieczeniami.

Co równie istotne, umiejętne zarządzanie pojazdami w firmie maksymalizuje wykorzystanie floty, optymalizując liczbę przejeżdżanych kilometrów.

Twoi pracownicy mobilni nie dbają o samochody służbowe?

mamy na to skuteczne i proste rozwiązanie

Przetestuj za darmo

Optymalizacja zarządzania flotą samochodową − jak podnieść jego efektywność?

Osoba odpowiedzialna za administrowanie flotą samochodową posiada rozległy zakres obowiązków. Sięga on od zakupu i wyboru finansowania pojazdów, przez ich utrzymanie, a także zarządzanie personelem (kierowcami) i paliwem, po zapewnienie zgodności z przepisami i dbanie o bezpieczeństwo floty.

Gdy zbiór pojazdów firmowych jest niewielki, to ewidencja floty i sprawne zarządzanie nią przy użyciu arkuszy kalkulacyjnych i dokumentacji papierowej mogą okazać się możliwe. Gdy jednak flota obejmuje z czasem coraz więcej pojazdów, sytuacja się zmienia. Fleet managerowie zastanawiają się, jak zarządzać flotą pojazdów jeszcze sprawniej, a także zaczynają szukać rozwiązań, które będą pomagać im oszczędzać czas.

Czas odgrywa tu kluczową rolę, bo zarządzanie flotą samochodową w firmie to obszar, w którym wiele czynności jest powtarzalnych. Z pozoru niewielka zmiana, jaką stanowi automatyzacja tych powtarzalnych czynności, może przynieść kolosalne oszczędności czasu.

Specjaliści odpowiadający za zarządzanie flotą maszyn, zwłaszcza gdy flota się powiększa, często sięgają po systemy upraszczające i automatyzujące ich obowiązki. System zarządzania flotą pojazdów Navifleet, jako prosta alternatywa dla arkuszy kalkulacyjnych, papieru i przestarzałego oprogramowania, jest jednym z tych narzędzi.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat informatycznych rozwiązań usprawniających administrowanie flotą samochodową, zapoznaj się z naszym artykułem: TOP 5: Najlepsze narzędzia do zarządzania flotą.

System zarządzania flotą samochodową − co to jest?

Oprogramowanie do zarządzania flotą coraz częściej staje się narzędziem, z którego korzystają przedsiębiorstwa zainteresowane podniesieniem wydajności floty oraz obniżeniem kosztów utrzymania swoich pojazdów. Tego rodzaju rozwiązania stanowią sprawdzony sposób na optymalizację procesu zarządzania flotą w firmach.

System zarządzania flotą pojazdów to narzędzie, które pomaga w monitorowaniu, kontroli i zarządzaniu wszystkimi aspektami floty. Funkcjonalności, jakie oferują takie systemy, są bardzo różne, jako, że zarządzanie flotą pojazdów obejmuje bardzo szeroki aspekt różnych procesów i praktyk. Również każda flota jest inna i każda flota ma swoje specyficzne potrzeby, stąd w jednej flocie wsparcie potrzebne będzie w zarządzaniu kosztami a w innej w monitorowaniu pojazdów pod kątem liczby przejeżdżanych kilometrów (w tym również tych pokonywanych prywatnie).

Systemy do skutecznego zarządzania flotą − przykładowe funkcjonalności

Systemy zarządzania flotą dla firm oferują użytkownikom szereg przydatnych funkcjonalności. Poniżej prezentujemy niektóre z nich na przykładzie systemu Navifleet.

Monitorowanie i lokalizowanie pojazdów w czasie rzeczywistym

Monitoring GPS to funkcjonalność, dzięki której możesz kontrolować trasy, czas pracy kierowców czy odwiedzone przez nich miejsca ważne dla Twojego biznesu.

Analiza stylu jazdy kierowców na drodze, bez naruszania ich prywatności

Analiza stylu jazdy to funkcjonalność pozwalająca na poprawę bezpieczeństwa kierowców i obniżenie kosztów związanych ze swoją flotą.

Jazda prywatna i służbowa

Jazda prywatna jest funkcjonalnością, dzięki której możesz kontrolować swoje samochody bez naruszania prywatności kierowców, np. gdy udostępniasz kierowcom możliwość korzystania z pojazdów poza godzinami pracy.

Kontrolowanie ilości paliwa

Kolejną funkcjonalnością, na którą warto zwrócić uwagę, analizując system zarządzania flotą transportową, jest kontrola paliwa. Dzięki niej możesz kontrolować obieg paliwa w swojej flocie. System automatycznie porównuje rzeczywiste spalanie pojazdu ze wskazaniem z dystrybutora i wykrywa wszystkie nadużycia.

Identyfikacja kierowców

Cenną funkcjonalnością systemu zarządzania flotą pojazdów jest identyfikacja kierowców. Dzięki niej możesz skutecznie weryfikować kierowców poszczególnych pojazdów (szczególnie gdy jeden pojazd wykorzystywany jest przez więcej niż jednego kierowcę), generując jednocześnie szczegółowe statystyki dotyczące ich pracy za kierownicą.

Monitorowanie naczep w czasie rzeczywistym

Dzięki rozwiązaniu TrailerBox – monitoring naczep możesz precyzyjnie monitorować lokalizację naczep, bez obawy o awaryjność lokalizatorów i skomplikowany montaż.

e-Toll

Dzięki tej funkcjonalności możesz bezobsługowo zarządzać opłatami drogowymi e-Toll, bez obawy o kary za brak biletu, mnożące się faktury i ręczne rozliczanie przejazdów.

Twórz elektroniczne protokoły przekazania pojazdu

E-protokoły to funkcjonalność, dzięki której możesz tworzyć, wypełniać, edytować, podpisywać elektronicznie i wysyłać protokoły przekazania, gdziekolwiek jesteś.

Zobacz jak rozwiązanie działa w praktyce: https://www.navifleet.pl/case-study/klient-agravis

Modułów i funkcjonalności systemu do efektywnego zarządzania flotą samochodową jest wiele. Wybór odpowiedniego systemu zależy od specyficznych potrzeb Twojej organizacji. Więcej na ten temat dowiesz się z naszego artykułu: Jak wybrać system do zarządzania flotą? Praktyczne porady.

Napisz do nas, jeśli masz pytania o system zarządzania flotą pojazdów Navifleet, na: https://www.navifleet.pl/kontakt

Czy i kiedy warto kupić system zarządzania flotą?

Systemy zarządzania flotą są narzędziem dla menedżerów flot, umożliwiającym efektywne zarządzanie i optymalizację kosztów. Planowanie wprowadzenia nowego systemu zarządzania flotą często wynika z konieczności rozwiązania konkretnych problemów operacyjnych, a nie z kaprysu osoby zarządzającej flotą. Decyzja o zmianie systemu jest zwykle poprzedzona dokładną analizą, która uwzględnia zarówno koszty wdrożenia, jak i oczekiwane korzyści, takie jak np. możliwość dokładniejszej analizy szkodowości - dzięki czemu możliwe jest wdrożenie działań prewencyjnych.

Decydując się na nowy system, menedżerowie flot muszą przekonać zarząd o jego wartości, argumentując, że inwestycja przyniesie oszczędności lub inne korzyści biznesowe, które zrekompensują początkowe wydatki. Należy również uwzględnić, że samo posiadanie zaawansowanego systemu ułatwiającego zarządzanie flotą pojazdów w firmie transportowej lub w przedsiębiorstwie z innej branży nie gwarantuje automatycznych oszczędności. Skuteczność systemu zależy od tego, jak jest wykorzystywany w codziennej pracy, czy menedżerowie potrafią na podstawie zgromadzonych danych podejmować trafne decyzje biznesowe.

Dobry system zarządzania flotą powinien być zatem narzędziem wspomagającym, a nie celem samym w sobie. Dlatego ważne jest, aby przed podjęciem decyzji o wdrożeniu nowego systemu, dokładnie analizować potrzeby firmy, możliwości oferowane przez system oraz jego potencjalny wpływ na działalność flotową.

Chcesz zrezygnować z papierowych protokołów?

Sprawdź nasze e-protokoły!

Przetestuj za darmo

Jak działa system do efektywnego zarządzania flotą pojazdów?

Systemy zarządzania flotą pojazdów wykorzystują różnorodne technologie i metody, aby umożliwić efektywne monitorowanie i zarządzanie operacjami flotowymi. Działanie tego typu systemów można podzielić na rozwiązania oparte na telematyce i te, które nie wymagają telematyki.

Rozwiązania oparte na telematyce (wykorzystujące np. system GPS)

Telematyka to integracja telekomunikacji i informatyki stosowana w ramach zarządzania flotą do zbierania, przesyłania i analizy danych z pojazdów w czasie rzeczywistym. System telematyczny wykorzystuje GPS i inne czujniki zamontowane w pojazdach do monitorowania ich lokalizacji, prędkości, stanu technicznego, danych dotyczących zużycia paliwa i wielu innych parametrów. Ta wyjątkowa użyteczność sprawia, że kompleksowe rozwiązania telematyczne dla średnich i dużych flot cieszą się dużym zainteresowaniem firm.

W systemie Navifleet dane, które możesz mieć do dyspozycji to:

dane lokalizacyjne - aktualna i historyczna pozycja, prędkość, długość postojów, oraz raporty jakie można na podstawie tych danych wygenerować,
dane pobierane z pojazdu - stan licznika, poziom paliwa, kontrolki z deski rozdzielczej, obroty silnika, informacja o błędach,
dane dotyczące stylu jazdy - ocena płynności i bezpieczeństwa jazdy, przy jednoczesnym zestawieniu tych parametrów z rzeczywiście zużytym paliwem.

Dzięki modułowi CAN-click możliwy jest bezinwazyjny odczyt danych z magistrali CAN. Moduł pozwala na rozwiązanie jednej z najczęstszych obaw przed zastosowaniem telematyki w pojazdach − konieczności podpięcia czujników do pojazdu, co wiązało się z ingerencją w instalację pojazdu. Obawa ta jest szczególnie istotna w przypadku nowych pojazdów, gdzie ingerencja w instalację może spowodować utratę gwarancji.

Chcesz dowiedzieć się więcej o telematyce oraz jej znaczeniu w zarządzaniu flotą? Zapoznaj się z naszym artykułem: Co to jest system telematyczny i dlaczego warto z niego korzystać w firmie?

Rozwiązania, które nie wymagają montażu urządzeń

Oprogramowanie do zarządzania flotą, które nie wykorzystuje telematyki, opiera się głównie na automatyzacji powtarzalnych czynności i cyfryzacji dokumentacji. Bez usprawnień w tych obszarach trudno wyobrazić sobie nowoczesne zarządzanie flotą samochodową. Dzięki modułom i funkcjonalnościom w tego typu rozwiązaniach, kierownik floty może np.:

monitorować terminy przeglądów i ubezpieczeń,
zapewnić szybki dostęp do aktualnych skanów dokumentów,
analizować informacje o stanie floty,
posiadać historię eksploatacji pojazdów,
tworzyć raporty według wybranych kryteriów,
zarządzać cyklicznymi raportami oględzin pojazdów,
sprawdzać stan pojazdu przed jego odbiorem,
uprościć organizację przeglądów stanu floty,
wprowadzić sezonową kontrolę floty.

Lepsze wykorzystanie floty i inne korzyści − co daje system do zarządzania pojazdami?

Wykorzystanie systemu do zarządzania flotą pojazdów, jak Navifleet lub podobnego, przynosi szereg korzyści, które znacząco wpływają na efektywność, przejrzystość i kontrolę operacji flotowych.

Automatyzacja powtarzających się zadań. Każdego miesiąca studiujesz zestawienia tankowań z kart paliwowych w celu sprawdzenia ewentualnych nadużyć kierowców? Niech system zrobi to za ciebie, tak jak szereg innych czynności, które wykonujesz regularnie.

Weryfikuj kilometry prywatne i służbowe. System zarządzania flotą pojazdów umożliwia kierowcy oznaczenie przejazdów służbowych i prywatnych. Pod koniec miesiąca otrzymujesz raport z dokładną liczbą kilometrów prywatnych każdego kierowcy z osobna. W raporcie oprócz kilometrów prywatnych jest również uwzględniona ilość spalonego paliwa w tym trybie.

Aktualne stany licznika bez udziału kierowców. Skuteczne zarządzanie flotą samochodową wymaga optymalizacji czasu poświęcanego na poszczególne czynności. Nasze oprogramowanie do zarządzania flotą daje możliwość szybkiej weryfikacji aktualnego stanu licznika oraz tego, jak zmieniały się przebiegi w poszczególnych pojazdach. Dzięki temu wyeliminujesz czasochłonny i żmudny proces zbierania tych informacji od kierowców, a dane będą dokładnie takie, jak w kokpicie samochodu.

Automatyczne powiadomienia. W systemie Navifleet możesz tworzyć automatyczne powiadomienia np. o limicie kilometrów w umowie lub o przeglądach przy określonych przebiegach. Dzięki naszemu rozwiązaniu zawsze będziesz mieć kontrolę nad tym, jak wygląda aktualny terminarz we flocie.

Wszystkie dane o pojazdach dostępne z każdego miejsca. Zapomnij o papierowych dokumentach i skomplikowanych formularzach. Wszystkie informacje o eksploatacji pojazdów, protokoły przekazania, e-dokumenty czy historię stanu floty znajdziesz w jednym miejscu.

Wiarygodne raporty dla zarządu i kluczowych dyrektorów. System zarządzania flotą samochodową pozwala na szybkie i wygodne dzielenie się danymi eksploatacyjnymi floty z przełożonymi. Stworzenie raportu obejmującego całą flotę, w tym zawierające pełne zestawienie przebytych kilometrów czy zużytego paliwa, zajmuje mniej niż minutę. Co więcej, masz pewność, że dane, które dostarczasz zarządowi, są dokładne i można na nich opierać dalsze decyzje.

Podsumowanie

Skuteczne zarządzanie flotą pojazdów jest kluczowym elementem, który wpływa na wydajność, bezpieczeństwo i rentowność każdej firmy posiadającej pojazdy służbowe. Nowoczesne systemy zarządzania flotą, takie jak Navifleet, oferują zaawansowane narzędzia i funkcje, które ułatwiają monitorowanie, analizę i optymalizację operacji flotowych. Dzięki tym systemom fleet managerowie mogą nie tylko zredukować koszty i sprawić, by wykorzystanie floty stało się bardziej efektywne, ale również przyczynić się do poprawy bezpieczeństwa kierowców i redukcji wpływu na środowisko.

Decyzja o wdrożeniu nowego systemu zarządzania flotą powinna być jednak poprzedzona dokładną analizą potrzeb i możliwości firmy, aby upewnić się, że inwestycja przyniesie oczekiwane korzyści. Pamiętajmy, że sukces w obszarze, jakim jest administracja flotą, nie zależy tylko od technologii. Równie istotną rolę odgrywa odpowiednia strategia zarządzania flotą - kompleksowe podejście, które uwzględnia ludzi, procesy i dane.

Jeśli interesuje Cię intuicyjny system do zarządzania flotą i zastanawiasz się, jakie możliwości i za jaką cenę jest w stanie zaoferować Ci Navifleet, to zajrzyj do zakładki, w której prezentujemy transparentny cennik usług i funkcjonalności.

Zachęcamy również do zapoznania się z innymi ciekawymi artykułami opublikowanymi na naszym blogu:

‍

Zdarza Ci się pominąć ważny termin we flocie?

Mamy na to skuteczne i tanie rozwiązanie

Przetestuj za darmo