Wpis manualny w tachografie. Kiedy jest obowiązkowy, jak go wykonać i dlaczego ma znaczenie?

Każdy kierowca zawodowy powinien wiedzieć, jak zrobić wpis manualny w tachografie. Dlaczego ta umiejętność jest tak istotna? To proste: korzystając z tachografu, kierowca prędzej czy później spotka się z pytaniem o wpis manualny. Najczęściej pojawia się ono po ponownym włożeniu karty kierowcy do urządzenia rejestrującego. Tachograf cyfrowy wykrywa wtedy okres, którego nie mógł zarejestrować automatycznie. Urządzenie pyta wówczas, czy kierowca chce uzupełnić brakujące informacje na temat aktywności, jakie realizował od czasu ostatniego wyjęcia karty.

Dla bardziej doświadczonych osób wpis manualny do tachografu to codzienna, rutynowa czynność. Z kolei dla tych z mniejszym stażem – źródło wielu wątpliwości. Czy wpis trzeba wykonywać zawsze? Jakie aktywności można uzupełnić? Co się stanie, jeśli wybierze się opcję „Nie”?

Sam wpis manualny w tachografie cyfrowym zajmuje zwykle zaledwie kilkadziesiąt sekund. Ta krótka, niepozorna czynność ma jednak duże znaczenie. Pozwala zachować kompletną historię aktywności kierowcy, dzięki czemu dane zapisane na karcie lepiej odzwierciedlają rzeczywisty przebieg pracy. Jest to ważne zarówno podczas kontroli drogowych, jak i przy rozliczaniu czasu pracy kierowców.

W dalszej części artykułu wyjaśniamy m.in. co to jest wpis manualny w tachografie cyfrowym, kiedy należy go wykonać, kiedy z kolei nie jest potrzebny oraz jak uniknąć najczęstszych błędów.

Czym jest wpis manualny w tachografie cyfrowym?

Wpis manualny to funkcja tachografu cyfrowego umożliwiająca uzupełnienie brakujących okresów aktywności kierowcy, wykonywanych w czasie, gdy jego karta nie znajdowała się w urządzeniu rejestrującym.

Tachograf zapisuje dane dotyczące czynności realizowanych przez kierowcę tylko wtedy, gdy karta kierowcy jest włożona. Po jej wyjęciu urządzenie nie wie, co działo się w tym czasie. Nie rozpozna samodzielnie, czy kierowca odpoczywał, wykonywał inną pracę, pozostawał w dyspozycji czy przemieszczał się jako pasażer.

Dlatego po ponownym włożeniu karty urządzenie rejestrujące może zapytać o możliwość dodania brakujących informacji. To właśnie moment, w którym uzupełnia się o wpis manualny tachograf cyfrowy.

Warto pamiętać, że wpis manualny nie służy do uzupełniania jazdy. Czas prowadzenia pojazdu jest rejestrowany automatycznie przez tachograf podczas jazdy z kartą kierowcy. Nie można go później dopisać ręcznie.

Dlaczego należy wprowadzać do tachografu cyfrowego wpisy manualne?

Uzupełnianie o wpis manualny tacho nie jest jedynie formalnością. Jego zadaniem jest zachowanie wymaganej przez przepisy ciągłości danych dotyczących aktywności kierowcy.

Jeżeli pomiędzy wyjęciem a ponownym włożeniem karty do tachografu powstaje luka, odpowiednio wykonany wpis pozwala wyjaśnić, co działo się w tym czasie. Dzięki temu osoba analizująca dane z urządzenia rejestrującego może odtworzyć rzeczywisty przebieg dnia pracy.

Wpisy ręczne w tachografie są więc sposobem na to, by zadbać o kompletną historię aktywności kierowcy. Ma ona znaczenie między innymi podczas:

• kontroli drogowych,
• kontroli prowadzonych w siedzibie przedsiębiorstwa transportowego,
• rozliczania czasu pracy kierowców,
• analizy naruszeń przepisów.

Dodawany w tachografie wpis manualny można więc traktować jako uzupełnienie informacji, których urządzenie nie mogło zarejestrować automatycznie.

Jakie aktywności kierowca może wprowadzać do tachografu za pomocą wpisu manualnego?

Podczas wykonywania wpisu manualnego kierowca może wskazać czynność, która miała miejsce pod nieobecność karty w urządzeniu rejestrującym. Jakie aktywności bywają uzupełniane przez osoby używające tachografu?

Odpoczynek

To najczęstszy przypadek. Obejmuje odpoczynek dobowy, tygodniowy oraz inne okresy, w których kierowca swobodnie dysponował swoim czasem.

Przykład:

Kierowca zakończył pracę o godzinie 17.00, wyjął kartę i rozpoczął kolejną zmianę następnego dnia o 7.00. Wpis manualny pozwala uzupełnić ten okres jako odpoczynek.

Inna praca

Obejmuje wszystkie czynności związane z wykonywaniem obowiązków służbowych, które nie polegają na prowadzeniu pojazdu.

Mogą to być między innymi:

• załadunek i rozładunek,
• tankowanie,
• mycie pojazdu,
• obsługa dokumentów,
• czynności administracyjne.

Jeżeli kierowca wykonywał takie zadania poza okresem automatycznej rejestracji, powinien uwzględnić je w ramach wpisu manualnego.

Dyspozycyjność

Dotyczy sytuacji, w których kierowca pozostaje do dyspozycji pracodawcy, ale nie wykonuje pracy.

Przykładem może być oczekiwanie na załadunek lub określony czas spędzony na promie albo w pociągu, jeżeli spełnione są wymagania wynikające z przepisów.

Czy wykonanie wpisu manualnego do tachografu jest zawsze obowiązkowe?

To jedno z najczęściej zadawanych pytań dotyczących tachografów. Wiele osób szuka prostej odpowiedzi: „zawsze” albo „nigdy”. W praktyce sytuacja zależy od tego, co działo się w czasie, gdy karta kierowcy nie znajdowała się w urządzeniu. Celem wpisu manualnego jest uzupełnienie okresów, których tachograf nie mógł zarejestrować automatycznie. Dlatego znaczenie ma między innymi: czy karta została wyjęta z tachografu, jakie czynności wykonywał kierowca, czy był to czas pracy, odpoczynku czy dyspozycyjności, czy informacje zostały już zapisane w inny sposób. Nie każda przerwa oznacza konieczność wykonania wpisu. Najważniejsze jest, aby zapis na karcie kierowcy odpowiadał rzeczywistemu przebiegowi dnia pracy.

Kiedy należy uzupełniać o wpis manualny tachograf cyfrowy?

W codziennej pracy kierowców występuje wiele sytuacji, w których wpis manualny pozwala zachować ciągłość danych.

‍

Przyjrzyjmy się bliżej przykładom sytuacji, w których kierowca może być zobligowany do skorzystania z ręcznego wprowadzania danych do tachografu.

Odpoczynek dobowy

Chęć uzupełnienia informacji o dobowym odpoczynku kierowcy to najczęstszy przypadek dokonywania wpisu manualnego.

Kierowca kończy pracę, zabiera swoją kartę i odpoczywa poza pojazdem. Następnego dnia po ponownym włożeniu karty kierowcy do tachografu urządzenie wykrywa brakujące godziny.

Uzupełnienie tego okresu jako odpoczynku pozwala zachować pełny zapis aktywności.

Przykład:

Kierowca zakończył pracę o godzinie 18.15 i wyjął kartę z tachografu. Kolejną zmianę rozpoczął o 6.30 następnego dnia. Kierowca dokonując wpisu manualnego, może oznaczyć ten czas jako odpoczynek.

Odpoczynek tygodniowy

Podobnie wygląda sytuacja podczas dłuższej przerwy, na przykład weekendu. Jeżeli karta przez kilka dni pozostaje poza tachografem, po jej ponownym włożeniu kierowca może uzupełnić okres, którego urządzenie nie mogło zarejestrować.

Załadunek i rozładunek

Nie wszystkie obowiązki kierowcy sprowadzają się do prowadzenia pojazdu. Jeżeli kierowca po wyjęciu karty wykonuje załadunek, rozładunek lub zabezpiecza ładunek, tachograf nie zapisze tych czynności automatycznie. W takim przypadku czas ten można uzupełnić jako inną pracę.

Tankowanie i mycie pojazdu

Tankowanie, mycie pojazdu czy inne czynności związane z obsługą samochodu również mogą stanowić element pracy kierowcy. Jeżeli odbywały się poza okresem rejestrowanym przez tachograf, należy uwzględnić je podczas wpisu manualnego.

Czynności administracyjne

Praca kierowcy nie ogranicza się wyłącznie do prowadzenia pojazdu. Wypełnianie dokumentów, przekazywanie dokumentacji czy inne obowiązki wykonywane po oddaleniu się od pojazdu również mogą wymagać uzupełnienia.

Oczekiwanie na załadunek

Ta sytuacja często budzi wątpliwości. Sam fakt oczekiwania nie zawsze oznacza odpoczynek. Jeżeli kierowca musi pozostawać w gotowości i nie może swobodnie dysponować swoim czasem, taki okres może zostać zakwalifikowany jako dyspozycyjność. Ostateczna kwalifikacja zależy od rzeczywistych okoliczności.

Kiedy wpis manualny nie będzie potrzebny?

Nie każda sytuacja wymaga uzupełnienia danych. Jeżeli karta cały czas znajdowała się w tachografie, urządzenie samo rejestrowało aktywności kierowcy i nie powstała żadna luka. Wpis nie będzie również sposobem na poprawienie brakujących zapisów jazdy.

Czy wpis manualny pozwala uzupełnić jazdę?

Nie. To jedno z istotniejszych zastrzeżeń związanych z obsługą tachografu cyfrowego: wpis manualny służy wyłącznie do uzupełniania aktywności takich jak odpoczynek, inna praca czy dyspozycyjność. Czas prowadzenia pojazdu może zostać zapisany wyłącznie przez tachograf podczas jazdy z kartą kierowcy.

Jak zrobić wpis manualny w tachografie cyfrowym?

Dobre zrozumienie tego, jak zrobić wpis manualny w tachografie cyfrowym, jest niezbędne, by poprawnie uzupełniać historię aktywności kierowcy, ograniczyć liczbę błędów i uniknąć ryzyka związanych z nimi kar. Dokładny przebieg tej procedury może różnić się m.in. od rodzaju dokonywanego wpisu czy marki i modelu urządzenia rejestrującego, jednak jej ogólna charakterystyka pozostaje podobna. Aby ułatwić zaznajomienie się z nią, prześledźmy sposób wykonywania wpisu ręcznego na wybranych rozwiązaniach dwóch popularnych producentów – marek Stoneridge i VDO.

Jak wykonać w tachografie Stoneridge wpis manualny?

Zacznijmy od omówienia tego, jak zrobić wpis manualny w tachografie cyfrowym, na przykładzie urządzenia SE5000 marki Stoneridge.

1. Po włożeniu karty kierowcy do tachografu wyświetli się pytanie: „Odpoczynek do teraz?”. Jeśli cały okres od czasu ostatniego wyjęcia karty był odpoczynkiem, należy wybrać odpowiedź „Tak” przy użyciu przycisku „OK”. Jeśli realizowane były inne aktywności, należy wybrać strzałkami odpowiedź „Nie” i potwierdzić.
2. Jeżeli wybrana została opcja „Tak”, to następnym krokiem może być wprowadzenie kraju rozpoczęcia pracy. Później użytkownik musi zdecydować, czy pragnie wykonać wydruk z tachografu, a także czy chce dokonać wpisu manualnego w aktualnym kształcie. Potwierdzenie wpisu kończy całą procedurę i tachograf wyświetla gotowość do jazdy.
3. Jeżeli przy pytaniu: „Odpoczynek do teraz?”, wybrana została opcja „Nie”, to na wyświetlaczu tachografu powinno pojawić się kolejne pytanie: „Wpisać czynności?”. Należy wówczas potwierdzić przyciskiem „OK”. Po potwierdzeniu powinna wyświetlić się data i godzina ostatniego wyjęcia karty.
4. Załóżmy, że kierowca na koniec zmiany zakończył pracę w tachografie, wyjął kartę i udał się na odpoczynek, by następny dzień zacząć od innej pracy i dopiero po jej realizacji ponownie zalogować kartę. W takim wypadku trzeba zacząć od wybrania i potwierdzenia piktogramu oznaczającego odpoczynek („łóżko”). Następnie należy wskazać datę i godzinę zakończenia tej czynności, zatwierdzając wybór na każdym etapie przyciskiem „OK”.
5. Kolejnym krokiem jest wybór kraju rozpoczęcia pracy – za pomocą strzałek należy wskazać odpowiednie państwo i zatwierdzić przyciskiem „OK”.
6. Następnie należy odnotować fakt wykonywania innej pracy. W tym celu trzeba wybrać adekwatny piktogram, czyli „młotki”, a następnie potwierdzić go przyciskiem „OK”. W kolejnym kroku należy wybrać datę i godzinę zakończenia aktywności i ponownie zatwierdzić przyciskiem „OK”.
7. Kiedy czas odpoczynku i innej pracy zostaną uzupełnione, tachograf wyświetli pytanie dotyczące tego, czy zrealizować wydruk. W zależności od potrzeb należy wybrać opcję „Tak” lub „Nie” i zatwierdzić przyciskiem „OK”.
8. Po podjęciu decyzji o ewentualnym wydruku na wyświetlaczu pojawi się pytanie o to, czy potwierdzić wpis manualny. Jeśli wybrana i zatwierdzona zostanie odpowiedź „Tak”, urządzenie wyświetli komunikat o gotowości do jazdy. Jeśli użytkownik zdecyduje się na odpowiedź „Nie”, pozostaną mu do wyboru dwie opcje – edycja lub usunięcie wpisu manualnego. Co istotne, po zatwierdzeniu wpisu nie można go później poprawić w tachografie, dlatego należy dobrze zastanowić się, czy nie zostały popełnione żadne błędy.

Zaprezentowane wyżej wyjaśnienie przedstawia ogólną procedurę, jak zrobić wpis manualny w tachografie cyfrowym Stoneridge. Przebieg poszczególnych kroków może różnić się w zależności od konkretnych okoliczności i modelu urządzenia, dlatego przed wykonaniem wpisu warto przeanalizować, jak na osi czasu przebiegały poszczególne aktywności, a przed rozpoczęciem korzystania z tachografu – wnikliwie zapoznać się z jego instrukcją obsługi.

‍

Jak zrobić wpis manualny w nowym tachografie VDO?

Wielu kierowców rozpoczynających korzystanie z urządzenia rejestrującego VDO zastanawia się, jak zrobić wpis manualny w tachografie cyfrowym tej marki. Aby pomóc w zrozumieniu tej procedury, poniżej prezentujemy jej ogólny przebieg na przykładzie urządzenia VDO DTCO.

1. Po włożeniu karty do tachografu wyświetla się powitanie oraz informacje dotyczące daty i godziny ostatniego wyjęcia jej z tachografu. Następnie urządzenie zadaje pytanie: „Wpis manualny?”. Aby go dokonać, należy zaakceptować odpowiedź „Tak” przyciskiem „OK”.
2. W kolejnym kroku można przystąpić do uzupełniania brakujących aktywności. Załóżmy, podobnie jak w przykładzie z urządzeniem Stoneridge, że kierowca najpierw odpoczywał, potem rozpoczął zmianę, wykonał inną pracę i w tym momencie chce dodać niezbędne informacje poprzez wykonanie wpisu manualnego na VDO.
3. Po zatwierdzeniu chęci wykonania wpisu manualnego powinny wyświetlić się dwie daty i godziny. Górna linijka odnosi się do momentu wyjęcia karty z tacho, natomiast dolna – do bieżącej daty i godziny. Edycji podlega dolna linijka. Przy użyciu przycisków funkcyjnych należy wybrać symbol łóżka i wskazać do kiedy był wykonywany odpoczynek, a następnie zaakceptować wybór.
4. Później należy dodać informację o rozpoczęciu pracy. W tym celu trzeba za pomocą strzałek wybrać opcję „kraj rozp.”, zatwierdzić ją, a później ustawić kraj, w którym rozpoczęto zmianę i ponownie zaakceptować wybór.
5. Kolejnym krokiem jest wprowadzenie informacji o wykonywaniu innej pracy. Za pomocą strzałek należy wybrać odpowiednią aktywność, oznaczoną piktogramem „młotków”. Jako że inna praca trwała do momentu włożenia karty, nie trzeba zmieniać godziny. Wystarczy zatwierdzić wybór, a następnie wskazać kraj, w którym obecnie znajduje się kierowca i go potwierdzić.
6. Tachograf powinien wyświetlić komunikat sugerujący potwierdzenie wpisu manualnego. Akceptacja odpowiedzi „Tak” kończy procedurę wykonywania wpisu.

Jakie są najczęściej popełniane błędy przy wpisach manualnych w tachografie?

Mimo że wykonanie wpisu manualnego jest prostą czynnością, w praktyce pojawia się kilka powtarzających się błędów. Jednym z nich jest automatyczne wybieranie opcji „Nie” bez sprawdzenia, jaki okres wymaga uzupełnienia. Sam komunikat tachografu nie oznacza problemu z urządzeniem. Jest jedynie informacją, że pojawił się czas, którego tachograf nie mógł zapisać.

Częstym błędem jest również oznaczanie całego okresu jako odpoczynku, mimo że kierowca wykonywał w tym czasie obowiązki służbowe, takie jak załadunek, tankowanie czy obsługa dokumentów.

Zdarza się też sytuacja odwrotna, gdy kierowca wybiera inną pracę, mimo że faktycznie był to czas pauzy.

Przed zatwierdzeniem wpisu warto sprawdzić, czy wybrana aktywność rzeczywiście odpowiada temu, co kierowca robił w danym okresie. Prawidłowy zapis ułatwia późniejszą analizę danych i pozwala uniknąć niejasności podczas kontroli.

Obsługa tachografu cyfrowego: wpis manualny jako jedna z wielu procedur związanych z urządzeniem rejestrującym

Odpowiednie wykonywanie wpisów manualnych w nowym tachografie cyfrowym nie jest jedyną istotną procedurą związaną z użytkowaniem urządzenia rejestrującego, którą powinni znać pracownicy firmy transportowej. Równie ważne jest także m.in. regularne pobieranie danych z pamięci tachografu i kart kierowców oraz ich bezpieczne archiwizowanie i analiza. W przypadku większych flot ręczne pilnowanie terminów pobierania danych może być czasochłonne i wiązać się z ryzykiem występowania naruszeń, za które grożą przewoźnikowi poważne kary. Dlatego coraz więcej firm stawia na zdalny odczyt kart kierowców i pamięci tachografu, umożliwiający automatyzację procesu pobierania plików DDD.

W systemie Navifleet Tracker dane z tachografów i kart kierowców są pobierane zdalnie, zgodnie z ustalonym harmonogramem. Pozyskane w ten sposób pliki DDD podlegają automatycznej archiwizacji w jednym, bezpiecznym miejscu, a osoby odpowiedzialne za flotę mają dostęp do historii odczytów z ostatnich 18 miesięcy. System pokazuje również datę ostatniego odczytu oraz informuje o zbliżających się i przekroczonych terminach pobrań plików DDD. Dzięki temu łatwiej kontrolować obowiązki związane z tachografami i szybciej reagować, gdy zbliża się czas kolejnego, obligatoryjnego sczytania danych.

Zdalne pobieranie plików DDD, umożliwiane przez system Navifleet, pozwala ograniczyć ręczne sprawdzanie terminów i poświęcić więcej czasu na analizę danych, które są wykorzystywane w procesie, jakim jest codzienne zarządzanie flotą.

Kiedy i jak należy zrobić wpis manualny w tachografie cyfrowym? Podsumowanie

Wpis manualny w tachografie cyfrowym nie jest jedynie komunikatem, który należy szybko zatwierdzić. To narzędzie pozwalające uzupełnić aktywności kierowcy w sytuacjach, gdy tachograf nie miał możliwości ich automatycznego zarejestrowania. Nie służy do dopisywania jazdy ani poprawiania zapisów urządzenia rejestrującego. Jego zadaniem jest zachowanie ciągłości danych dotyczących pracy kierowcy. Znajomość zasad wykonywania wpisów manualnych pomaga uniknąć błędów, ułatwia analizę zapisów z tachografu i pozwala lepiej przygotować się do codziennej pracy oraz ewentualnych kontroli.

Jeżeli chcesz lepiej poznać temat tachografów i wpisów manualnych, zachęcamy do zapoznania się z innymi artykułami na blogu Navifleet, w tym m.in.:

• Tachograf - co to jest, jak działa, do czego służy i kto musi go posiadać?
• Jazda na OUT – kiedy i jak można włączyć ten tryb w tachografie?
• Obsługa tachografu cyfrowego krok po kroku – praktyczny poradnik dla kierowców i rozliczających czas pracy.

Co więcej, na naszym blogu znajdziesz także praktyczne informacje dotyczące czasu pracy kierowców, pobierania plików DDD oraz zmian wynikających z Pakietu Mobilności.